Архивирование материалов на первый взгляд кажется бесполезным занятием — зачем что-то куда-то складывать, если это уже опубликовано в интернете? Резонный вопрос, однако ведь никто не может поручиться, что сайт, на котором вы опубликовали статью, однажды не исчезнет или жесткий диск на вашем ноутбуке не сломается. Этих потерь можно избежать, если выработать привычку сохранять любой документ на специальных платформах. Так будет и спокойней и продуктивней для дальнейшей работы: все тексты и фото будут в полной сохранности. Кроме того, систематизация документов и проектов весьма полезна для составления хорошего рабочего портфолио. В этом материале мы рассмотрим сервисы, которые помогут собрать воедино ваши достижения, не потеряв ни одного важного документа, а также упорядочить рабочий процесс над текстами и проектами.
Подготовка к архивированию материалов:
- Составьте список всех работ, которые хотите сохранить Для удобства можно сделать таблицу. В нее следует внести название проекта (оно должно быть легким для поиска), тип работы, дату публикации или создания, и другие важные детали.
- Распределите их по тематическим папкам.
- Дайте файлам понятные названия, чтобы даже спустя годы вы легко могли понять, что именно в этом проекте.
- Выберите платформу, на которой планируете хранить файлы.
Электронное портфолио и облачные хранилища
Изначально Taplink был задуман как мультиссылка для Инстаграма, но со временем контент-мейкеры стали использовать его как электронное портфолио. Суть приложения проста: оно позволяет собрать в одном месте ссылки на все ранее опубликованные тексты, фото- и видеоматериалы, сайты и прочее, чтобы весь этот багаж было проще показывать заказчику или потенциальному работодателю.
Удобство очевидно: собеседнику можно прислать не десять ссылок, а всего одну, по которой ему откроется красиво оформленный и понятный список. Например, так выглядит Таплинк автора этого материала.
Облачное хранилище, где вы можете хранить бесплатно до одного терабайта информации. Аналогичные сервисы предлагают куда меньше места. Если вам и этого мало, купите премиум-аккаунт за 4400 рублей в год — будет 2 терабайта. Особенно оценят TeraBox фотографы и видеографы — больше нет нужды хранить гигабайты неактуальных файлов на компьютере.
Прежде, чем загружать файлы в облако, лучше их заархивировать. Это нужно, чтобы уменьшить их размер, а также защитить — на архивы можно устанавливать пароли на случай, если ваше облачное хранилище или компьютер взломают.
Помимо прочего, в архивы можно объединять файлы по какому-то единому признаку (например, «Анапа, все фото»), а также ими удобно делиться по электронной почте или в мессенджерах. Лучше всего использовать именно WinRAR — несомненно, самый популярный архиватор, который можно легально и бесплатно скачать на официальном сайте.
Коллективный планировщик задач
Trello Если вы работаете над блогом не в одиночку, то вам точно понадобится удобный планировщик. Trello — это доска для постановки задач, где на одном экране видно, кто, что и когда должен сделать: сдать текст, нарисовать инфографику или изображения.
Впрочем, даже если вы работаете в одиночку, Trello будет полезен: создавая карточки-задачи и распределяя их их по датам, вы точно ничего не забудете и сможете контролировать дедлайны.
В Trello есть бесплатная версия и несколько версий премиум-подписок (от 5 долларов в месяц), где предлагается расширенный функционал вроде неограниченного количества досок, хранилища, куда можно загружать файлы до 250 ГБ, приоритета техподдержки и другое.
Альтернатива Microsoft Office
Мы настолько привыкли к программам Microsoft Office, что готовы мириться с их недостатками — когда невозможно открыть файл или слетела кодировка и так далее. Между тем всего этого можно избежать, если пользоваться Google Документами. Сервис позволяет коллективно вычитывать и править тексты в режиме реального времени, для этого достаточно открыть файл для редактирования и поделиться ссылкой с коллегой. Кроме того, Google Документы — это еще и облако: все ваши даже самые старые работы сохранятся надолго.
Dropbox — это не только облачное хранилище, но и альтернатива Google-документам. Функционал идентичен: можно работать с текстом прямо в окне браузера — отправить ссылку коллеге и трудиться над материалом совместно. Старые тексты можно отправлять в архив, к который всегда доступен. Важный нюанс: Dropbox Paper позволяет работать только с текстами, так что если вам нужно, например, создать презентацию или таблицу, то придется все же использовать гуглдоки.
Виртуальные заметки
Сервис для создания заметок. Позволяет составлять различные списки, ставить задачи и назначать на них людей, сортировать заметки по блокнотам (группам), оставлять к ним комментарии, чтобы их было проще искать. Все это удобно отображается на одном экране.У сервиса подписочная модель (от 219 рублей в месяц), есть мобильное приложение.
Сервис для тех, кто вечно сохраняет ссылки на «почитать позже». Встроен в Firefox, для других браузеров существует в виде расширения, также есть мобильное приложение. Pocket поддерживает мультиплатформенность, то есть можно сохранить ссылки с компьютера, а затем открыть их с телефона. Контент по ссылкам будет доступен даже если вы в офлайне (если только это не запрещено самим сайтом, как, например, в случае с Ютубом).
Визуализация
Сервис незаменим, если вы много работаете с инфографикой или какими-либо шаблонами для создания визуала блога. Проекты шаблонов можно один раз загрузить в программу или сделать с нуля и использовать с любого компьютера.
Figma отлично работает из браузера, автоматически подтягивает нужные шрифты, даже если они не установлены на компьютере и моментально сохраняет все изменения. В приложении можно совместно работать над одним проектом, достаточно послать коллеге нужную ссылку. Кроме того, это еще и облачный сервис для хранения старых шаблонов, к которым можно вернуться в любой момент.
Бесплатный тариф Figma предоставляет достаточно широкий функционал, но если чего-то не хватает, то можно купить подписку (от 12 долларов в месяц), которая позволит создавать неограниченное количество файлов, вести приватные проекты, общаться с коллегами в аудиочате и пользоваться плагинами.
Автоматизировать любой процесс сложно, однако если вы хотите правильно организовать свою работу и сэкономить время, при этом ничего не теряя, не забывая о дедлайна и четко структурируя свои проекты, — это необходимо сделать. Все должно быть под рукой, а для этого нужен порядок, которого помогут достичь перечисленные выше сервисы.
Подготовил Алексей Нимандов