Сотрудник при заключении трудового договора должен предъявить работодателю сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-ПФР. Сведения о трудовой деятельности можно использовать, чтобы посчитать трудовой стаж и внести записи в электронную трудовую книжку (ч. 3–4 ст. 66.1 ТК РФ).
Сведения сотрудник может получить:
- у работодателя по последнему месту работы;
- в МФЦ;
- в отделении ПФР;
- через портал госуслуг.
Факт перехода на электронную трудовую (ЭТК), помимо сведений о трудовой деятельности, работник может подтвердить записью в своей бумажной трудовой книжке. Ведь в соответствии с ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ работодатель, получив заявление о переходе на ЭТК, должен внести запись о подаче такого заявления в бумажную трудовую книжку работника и выдать ему эту книжку на руки.
Попросите о возможности ознакомиться с бумажной трудовой книжкой, чтобы определить профессиональную квалификацию и время работы сотрудника по специальности. На основании этих данных заполните личную карточку и верните бумажную трудовую сотруднику. А вот форму СТД-Р оставьте и вложите в личное дело.
На кого вести трудовые книжки
На всех сотрудников, которые работают по трудовым договорам, в том числе на совместителей: внутренних и внешних. Неважно, полный или неполный рабочий день трудится сотрудник. Формируйте сведения и на тех, кто находится в отпусках за свой счет, по беременности и родам либо по уходу за ребенком до трех лет, поскольку и в этот период трудовой договор с сотрудником действует.
Ответственный за ведение электронной трудовой книжки
Руководитель организации самостоятельно выбирает и назначает ответственного сотрудника, который будет вести электронные трудовые книжки и подавать в ПФР отчеты по форме СЗВ-ТД. Законодательно эти обязанности не установлены ни у бухгалтерии, ни у отдела кадров. Руководитель может возложить их на того же сотрудника, который вел бумажные трудовые книжки.
Пошагово процесс можно представить так:
- Новые обязанности вести ЭТК и отчитываться по форме СЗВ-ТД зафиксируйте в кадровых документах по сотруднику. Внесите изменения в его должностную инструкцию и трудовой договор.
- Затем издайте приказ о назначении ответственного сотрудника и ознакомьте с ним сотрудника. Приказ можно составить в произвольной форме. Укажите в документе Ф.И.О. и должность сотрудника, которого назначили ответственным.
Ответственным может быть только один сотрудник.
Как вносить сведения в электронную трудовую книжку
Сведения о трудовой деятельности вносите и храните в электронном виде в своей учетной программе (ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Чтобы внести запись о приеме в электронную трудовую, нужно сдать в ПФР отчет по форме СЗВ-ТД. В отчете следует указать кадровое мероприятие — ПРИЕМ. Срок сдачи — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме на работу (п. 1.8 Порядка, утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п).