У торговых, производственных и логистических компаний бывают ситуации, когда нужно доставить из Китая один или несколько контейнеров с грузом.
На примере нашей компании расскажем, как изнутри происходит организация перевозки груза по железной дороге из Китая в Россию. Мы покажем путь от заявки клиента до момента, когда груз прибывает на его склад. Вы узнаете, какие нужны документы при оформлении доставки, и как происходит взаимодействие между сторонами. Для того, чтобы не усложнять описание процесса, мы расскажем, как доставить груз без таможенного оформления.
Принять запрос от клиента и сформировать предложение
Не важно, каким способом клиент связался с нами: позвонил, написал на почту или в мессенджер. Он попадает к менеджеру по обслуживанию клиентов. Первая задача менеджера в этом случае заполнить форму с двенадцатью основными вопросами о грузе клиента. Когда клиенту дополнительно требуется таможенная очистка груза, то вопросов и требуемых документом становится больше.
Менеджер по обслуживанию клиентов узнаёт у клиента обо всех условиях перевозки. Он передаёт запрос логисту, когда клиент определился с услугами, и уже пора подтвердить бронирование места на поезде — букинг.
Логист получает запрос от менеджера по обслуживанию клиентов и формирует запрос для станции в Китае. Мы работаем не со всеми станциями в Китае. Там, где у нас прямые отношения, мы запрашиваем сразу у станции. Там, где таких отношений нет, мы работаем через агентов.
Логист формирует запрос, чтобы выбрать лучший маршрут для клиента, узнать стоимость услуг станции или нескольких станций в Китае. Запрос логист оформляет в виде котировки и отправляет на почту. Пример письма:
Как только станция или агент рассчитают стоимость, они направляют свои ставки и условия маршрута нам. Наш менеджер по обслуживанию клиентов формирует ценностное предложение для клиента и включает в ставку наше экспедиторское вознаграждение. Если клиент соглашается, то менеджер по обслуживанию клиентов подписывает договор и оформляет с ним сделку.
Подготовить груз к отправке
Перед тем, как отправить груз, мы заключаем договор с клиентом. Если клиент обращается к нам не в первый раз, то менеджер по обслуживанию клиентов заполняет только поручение экспедитору — документальное подтверждение оказания услуг. Оно оформляется на основании договора и запроса.
Если клиент хочет застраховать груз, то логист обращается к нашему партнёру и ждёт получения страхового полиса. После получения он отправляет полис клиенту. Далее клиент оплачивает наши услуги. С новыми клиентами мы работаем по предоплате.
Переходите на наш сайт, если вы хотите узнать больше о страховании грузов.
В момент доставки сотрудники станции или агента в Китае перевозят груз на основании условий, которые они утвердили до этого. Для этого наш логист обменивается по электронной почте инструкциями с логистами в Китае.
Для станции инструкция от нашего логиста включает в себя:
— имя сотрудника, с которым нужно связаться, чтобы забрать груз;
— название поставщика;
— адрес;
— номер телефона;
— электронная почта.
Станция также сообщает нам, кто будет забирать груз. Менеджер по обслуживанию клиентов передаёт инструкцию от станции клиенту, чтобы поставщик знал, кто с ним свяжется.
Бывают случаи, когда поставщик компенсирует часть суммы доставки контейнера до станции отправки. Менеджер по обслуживанию клиентов должен уточнить эту информацию у клиента. Если поставщик компенсирует часть суммы, то менеджер сообщает об этом нашему логисту. Логист предупреждает об этом станцию и сообщает, что часть суммы, которую поставщик компенсирует клиенту, она забирает себе. В связи с этим, уменьшается сумма нашей выплаты от оказанных услуг станции. Информацию об этом мы сразу заносим в базу компании.
Внести информацию в базу компании
Для того, чтобы отслеживать текущее положение отдела логистики и для проведения аналитики в будущем, наш логист вносит информацию в базу. Автоматически подтягиваются: статус груза, плановая задержка выхода контейнера со станции, количество дней задержки поезда и срок доставки. Все документы, которые касаются этого заказа тоже хранятся в базе.
Забрать груз и доставить на станцию отправления
Клиент либо самостоятельно, либо с помощью нашего логиста формирует инвойс-спецификацию — унифицированный инвойс определённой железнодорожной станции. Заполнение инвойс-спецификации — обязательное требование станции отправления и может меняться в зависимости от неё. Упаковочный лист присылается вместе с инвойсом в Эксель-файле.
Если инвойс-спецификацию формирует наш логист
Как только станция забрала груз, поставщик отправляет инвойс и упаковочный лист клиенту, который пересылает инвойс и упаковочный лист нашему логисту. Эти документы нужны для создания инвойс-спецификации.
Для того, чтобы ускорить и упростить заполнение инвойс-спецификации, мы используем автоматизацию: ранее макросы, а сейчас переходим на 1С. Заполненную инвойс-спецификацию логист отправляет сотрудникам станции или агентам.
Ещё один важный документ, который подтверждает количество загруженного товара на поезд и факт его выхода со станции — железнодорожная накладная с печатью.
Логист отправляет инвойс-спецификацию и железнодорожную накладную клиенту для того, чтобы подтвердить правильность заполненных документов. После этого он отправляет проверенные документы сотрудникам станции.
Клиент обязан проверить и подтвердить, что весь его груз загружен и документы оформлены без ошибок. Без подтверждения клиента отправлять груз нельзя.
После отправления поезда со станции, логисту приходит накладная с первой печатью. Она подтверждает отправку поезда. Логист передаёт её клиенту, чтобы подтвердить, что поезд отправился со станции.
Оплатить услуги станции
После того, как поезд отправился, станция присылает нам счёт на оплату. Наш логист сверяет сумму в счёте с изначальной ставкой. У китайских партнёров юридически отсутствует акт выполненных работ, поэтому наш логист сам создаёт и заполняет его.
Встретить поезд на станции назначения
После того, как поезд прибыл на станцию назначения, груз проходит таможенное оформление. Со станции нашему логисту приходит железнодорожная накладная с двумя печатями. Вторая печать — с датой прибытия поезда.
Логист пересылает накладную и заявку поручения бухгалтеру, чтобы тот подготовил закрывающие документы для станции. Для клиента бухгалтер тоже подготавливает закрывающие документы: счёт-фактуру и акт проделанных работ. Когда документы готовы, он отправляет их клиенту через менеджера по обслуживанию клиентов.
Организовать вывоз груза со станции
Если клиенту нужна помощь с вывозом груза со станции, то наш логист обращается к нашим партнёрам, которые занимаются грузоперевозками по России.
Правила вывоза контейнеров могут отличаться в зависимости от терминала и станции прибытия. Бывает, что склад временного хранения на терминале работает по принципу слот-системы. Это означает, что прежде, чем вывезти контейнер, нужно закрепить за собой определённую дату и предоставить всю необходимую информацию для склада временного хранения от перевозчика: марка и модель машины, государственный номер и контактные данные водителя.
Прежде, чем запросить автовывоз у контрагента, необходимо уточнить информацию на складе временного хранения о возможности вывоза контейнера. В системе должна отражаться информация о том, что таможенная декларация выпущена и отражается в системе. Информацию уточняют, как напрямую у склада временного хранения, так и через станцию.
Контейнер вывозят в дату, которую заранее обговорили между складом временного хранения и контрагентом. При автовывозе мы даём перевозчику информацию о сдаче порожнего контейнера. Информация об этом запрашивается у станции и передаётся перевозчику. Перевозчик после доставки груза до склада клиента обязан вернуть контейнер на станцию.
После доставки груза до склада клиента важно получить скан товарно-транспортной накладной. Логист должен выслать её бухгалтеру, чтобы тот выставил счёт по автодоставке контейнера до склада клиента.
Когда клиент вывозит контейнер самостоятельно, то мы запрашиваем информацию у хозяина контейнера. Контейнер необходимо сдать независимо от того, как клиент доставил груз до склада — с нашей помощью или нет.
Мы поможем вам доставить груз из Китая
C 2017 года мы перевозим из Китая товары для внутреннего потребления. Мы работам только по типу FCL — Full container load. Это когда товар в контейнере принадлежит одному получателю груза.
Наша комплексная доставка грузов «дверь-дверь» включает в себя:— перевозка контейнера со склада поставщика на станцию в Китае;
— терминальные расходы на станции в Китае;
— доставка ускоренным поездом из Китая в Россию;
— раскредитация на станции назначения и терминальная обработка поступившего туда контейнера;
— таможенное оформление груза;
— автоэкспедирование контейнера со станции на склад клиента.
Листайте дальше, чтобы перейти в блог АВМ Логистики и узнать, как привозить из Китая от одного контейнера быстро, не терять время и деньги на таможенных складах временного хранения, и не попадать на штрафы.