Хорошо подготовленный договор должен защищать интересы как арендодателя, так и арендатора. Чем детальнее составлен документ, тем меньше вероятность возникновения споров из-за неточностей в дальнейшем. Какие пункты должны быть в документе? Каким вопросам уделить особое внимание? Поговорим о юридических аспектах аренды помещений.
Какие положения должен содержать договор аренды?
Типовой договор аренды нежилого помещения должен содержать обязательные элементы, указанные в нормативных актах, которые нельзя опустить. Также стоит включить в договор любые другие договоренности, которые позволят избежать недоразумений в дальнейшем.
Договор аренды – это соглашение, регулируемое положениями Гражданского кодекса, по которому арендодатель обязуется предоставить арендатору предмет для использования в течение определенного периода времени. Арендатор обязуется уплачивать арендную плату в установленном размере.
Какие документы нужны? Договор аренды офиса должен включать следующие положения:
➔ место и дата заключения;
➔ идентификация сторон договора (данные лиц, заключающих договор);
➔ точное определение предмета аренды (описание помещения, его адрес, правовой статус, площадь);
➔ размер арендной платы и любых других сборов, даты и способы их оплаты;
➔ срок действия договора,
➔ условия расторжения договора,
➔ права и обязанности сторон,
➔ подписи сторон.
Кроме того, в договоре должны быть указаны:
1. Сумма задатка и способ его внесения (если взимается при заключении договора).
2. Конкретные рекомендации по использованию помещения (например, право арендодателя сдавать помещение в субаренду третьему лицу) — важная составляющая договора.
3. Оговорка о внесении изменений в помещение (например, перепланировка, изменение целевого назначения помещения).
Договор может также включать положения о штрафных санкциях, например, за просрочку платежа.
Плата за аренду помещения
В договоре аренды должна быть указана сумма ежемесячной платы, которую арендатор обязуется платить владельцу. Договор аренды является возмездным договором. Арендная плата за помещение может быть выражена в деньгах, а также в виде других выгод, которые арендодатель предоставит арендатору.
Если сумма арендной платы не указана в договоре, договор будет считаться договором займа. Также важно определить условия и способ оплаты. Пример: арендная плата будет выплачиваться банковским переводом на указанный номер банковского счета арендодателя каждого 10-го числа месяца.
Срок действия договора и условия его расторжения
Договор аренды может быть заключен на определенный или неопределенный срок. Договор, заключенный на определенный срок, прекращается по истечении указанного в нем периода. Если договор заключается на неопределенный срок, дата окончания аренды в документе не указывается. Окончанием договора будет день, в который истекает срок уведомления.
Если срок аренды не указан арендодатель и арендатор могут расторгнуть договор в соответствии с указанными сроками, а при их отсутствии — в установленные законом сроки:
1. Если арендная плата выплачивается с интервалом более одного месяца, договор аренды может быть расторгнут не позднее, чем за три месяца до конца календарного квартала.
2. При ежемесячной оплате арендной платы — за один месяц вперед в конце календарного месяца.
3. При уплате арендной платы через короткие промежутки времени — за три дня вперед.
Условия расторжения должны быть четко определены в договоре: это позволит и арендатору, и арендодателю быть застрахованным от расторжения договоренностей в одночасье. Как арендатор, так и арендодатель имеют право расторгнуть договор с периодом уведомления, указанным в договоре. В некоторых случаях договор может быть расторгнут без этого срока, и такие варианты также должны быть включены в договор.
Как составить договор? Лучшим решением будет внесение сроков уведомления непосредственно в содержание договора. Также рекомендуется указывать случаи, когда договор немедленно расторгается по инициативе арендодателя (например, грубое нарушение условий договора).
Речь идет, прежде всего, о ситуациях, когда арендодатель имеет задолженность по арендной плате, неправильно и не по назначению использует помещение. Пример ненадлежащего исполнения своих обязанностей со стороны арендодателя: несоблюдение требований по обеспечению водой, газом, отсутствие ремонтных работ в результате повреждения помещения не по вине арендатора (например, затопление).
Какие права и обязанности сторон должны быть включены в договор аренды?
Важным элементом договора аренды является определение прав и обязанностей сторон в отношении арендуемого помещения. В договор могут быть включены обязательства арендодателя обеспечивать эффективную работу существующих установок и оборудования, относящихся к зданию. Однако обязательство арендатора может заключаться в поддержании арендуемого помещения в надлежащем техническом состоянии.
Также стоит описать техническое состояние помещения в договоре или в дополнительно подготовленном протоколе. При возникновении спора вы сможете легко доказать, что было в оборудованном помещения и в каком состоянии оно было передано арендатору.
Депозит в договоре аренды
Залог является инструментом, используемым арендодателем для эффективного обеспечения любого возможного ущерба предмету аренды в результате его использования арендатором. Устанавливая этот механизм, арендодатель не обязан добиваться возмещения ущерба в судебном порядке, а может соответственно уменьшить или сохранить всю сумму залога на расходы, связанные с ремонтом помещения.
Оплата расходов
Крайне важный вопрос при заключение долгосрочных договоров аренды. К мелким расходам, взимаемым с нанимателя нежилого помещения, относятся:
➔ мелкий ремонт полов, дверей и окон;
➔ покраска стен;
➔ мелкий ремонт установок и технических устройств, обеспечивающих использование света, отопления помещений, притока и оттока воды.
Любая другая крупная модификация или ремонт является обязанностью арендодателя. Арендаторы несут ответственность за предоставление арендаторам надлежащих условий в соответствии с положениями заключенного договора.
Техническое состояние
В договоре арендатор должен заявить, что ему известно техническое состояние предмета аренды. Стороны могут также составить протокол с указанием технического состояния предмета лизинга. Затем они определят все недостатки арендованного предмета. Такой протокол может служить основанием для последующих расчетов между сторонами.
Что еще должно быть в договоре?
В договоре аренды помещения для хозяйственной деятельности должно быть указано, какой вид деятельности будет осуществляться в помещении. Обычно арендодатель требует залог для покрытия арендной платы и любого ущерба. Запись об этом обязательно должна быть в договоре. В соответствии с законом залог не может превышать двенадцатикратного размера месячной арендной платы, рассчитанной в соответствии с арендной платой на день заключения договора. В договоре должны быть указаны сведения о том, кто отвечает за ремонт в помещении, и согласен ли арендодатель с арендатором передать помещение третьим лицам.
5 практических советов по аренде офиса
Вы ищете идеальный офис для вашей компании? Каким должен быть идеальный формат и на что обратить внимание при окончательном выборе? Вот несколько советов, которые помогут определиться с выбором.
1. Определите формат идеального офиса
Перед началом поиска места необходимо провести тщательный анализ бизнес-целей компании. Они станут основой для определения характеристик, которым должно соответствовать офисное помещение, идеальное для вашей компании. Важные критерии:
➔ местоположение;
➔ строительный стандарт;
отделка поверхности;
➔ экспозиция здания;
➔ размер.
Подумайте, какие из этих функций будут приоритетными для вашего бизнеса.
2. Не сосредотачивайтесь исключительно на финансовых аспектах
Известно, что чаще всего мы арендуем помещение с целью сэкономить. Однако при сравнении недвижимости стоит учитывать и ее нефинансовую стоимость. Хороший офис – это, прежде всего, место, в котором будут созданы комфортные и здоровые условия труда для вас и ваших сотрудников, включая вентиляцию и кондиционирование. Современное корпоративное пространство сложно представить без климатической и вентиляционной систем. Именно они отвечают за оптимальный микроклимат в помещении и тепловой комфорт. Вентиляция обеспечивает циркуляцию воздуха в офисе: удаляет избыточное тепло, углекислый газ, неприятные запахи, фильтрует и подает в помещение свежий воздух. Кондиционер регулирует температуру и влажность. Выбирая помещение для аренды, уточните наличие систем вентиляции и кондиционирования. Если это оборудование не предусмотрено или не работает должным образом, сделайте выбор в пользу другого помещения.
3. Вовлекайте сотрудников
Хорошо, если вы позволите своим сотрудникам участвовать в процессе выбора офиса. Ведь они будут в нем работать. Один из специалистов может стать координатором процесса аренды. Этот человек должен отвечать за коммуникацию и обмен информацией между всеми лицами, участвующими в процессе аренды — арендодателями, проектировщиками, подрядчиками.
4. Планируйте на перспективу
При выборе офиса следует учитывать не только текущие потребности компании, но и обстоятельства, которые могут возникнуть в будущем. Подумайте, будете ли вы расширять свой штат в ближайшее время или, наоборот, планируете сокращать численность.
5. Получите помощь от профессионалов
Не бойтесь пользоваться помощью профессиональных брокеров по аренде офисов: они обладают большим знанием рынка и опытом работы с собственниками недвижимости. Помогут вам точно определить потребности вашей компании и найти место, которое больше всего подходит.
Заключение
Составление договора аренды — важная юридическая процедура. При заключении соглашения постарайтесь учесть все нюансы, связанные с состоянием и оснащением помещения, сроками аренды и оплаты, наличием систем вентиляции и кондиционировании и возможностью их реконструкции и модернизации при необходимости.