Регламент движения согласованных договоров

1. Определения

1.1. Клиент – юридическое или физическое лицо, являющиеся контрагентом Организации.

1.2. Организация – любое из юридических лиц или ИП входящих в группу компаний.

1.3. Оператор договора – сотрудник или отдел Организации, выполняющий функции Оператора договора.

1.4. Инициатор договора – отдел продаж, юридический отдел, руководитель организации.

1.5. Бухгалтерия – структурное подразделение, выполняющее функции бухгалтерского учета.

2. Путь договора

Существует два пути подписания бумажной версии согласованной редакции договора:

 первой стороной, подписывающей договора является Клиент,

 первой стороной, подписывающей договора является Организация.

Ниже приводится порядок действий ответственных лиц в каждом из указанных случаев.

2.1. Первым договор подписывает Клиент.

2.1.1. Согласованную электронную версию договора распечатывает и подписывает в двух экземплярах Клиент.

2.1.2. Инициатор договора обязан:

2.1.2.1. сообщить Оператору договора и Бухгалтерии о том, что договор первым подписывает Клиент,

2.1.2.2. направить Оператору договора электронную версию договора.

После этого ответственность за дальнейшее движение договора несет Оператор договора.

2.1.3. Оператор договора обязан проконтролировать:

2.1.3.1.1. подписание договора Клиентом,

2.1.3.1.2. доставку договора в офис,

2.1.3.1.3. сличение текста договора в электронном виде с текстом договора на бумажном носителе,

2.1.3.1.4. проставление на договоре подписи и печати организации,

2.1.3.1.5. сканирование договора с подписью и печатью,

2.1.3.1.6. возвращение экземпляра договора Клиенту.

2.1.4. После проставления печати на бумажной версии договора Бухгалтерия несет ответственность за учет и хранение бумажной версии договора.

2.1.5. Инициатор договора содействует Оператору договора в обеспечении взаимодействия с Клиентом.

2.2. Первой договор подписывает Организация.

2.2.1. Согласованная электронная версия договора направляется Оператору договора.

2.2.2. Оператор договора обязан:

2.2.2.1.1. распечатать два экземпляра договора,

2.2.2.1.2. организовать проставление на договоре подписи и печати,

2.2.2.1.3. отсканировать договор,

2.2.2.1.4. обеспечить направление договора Клиенту и возврат экземпляра договора Организации в офис

2.2.2.1.5. передачу экземпляра договора Организации на хранение в Бухгалтерию.

2.2.3. После проставления на договоре печати Бухгалтерия контролирует исполнение Оператором договора возложенных на него обязанностей.

2.2.4. Инициатор договора содействует Оператору договора в обеспечении взаимодействия с Клиентом.

3. Подписанный договор, скрепленный печатью, хранится в Бухгалтерии.