Тендер, или конкурсный отбор исполнителей, прочно закрепился в бизнес-среде. Цели этой процедуры — в заключении договора между заказчиком и исполнителем на взаимовыгодных условиях. Мы расскажем, как начать работу на электронных торговых площадках, и что нужно знать новичку для участия в коммерческих тендерах.
В чем смысл тендеров
Тендеры еще называют закупками или электронными аукционами. Но любое название не меняет смысла: на конкурсной основе заказчик выбирает исполнителя.
Как и на любом аукционе, заказчики озвучивают начальные условия: виды работ/услуг или товаров, количество, сроки выполнения работ или поставки товаров, цену и проч. А исполнители предлагают свои услуги. В результате процедуры контракт получает участник, предложивший лучшую цену и соответствующий всем пожеланиям заказчика.
Виды тендеров
Отметим, что законодательно не закреплено слово «тендер». Законами регулируются закупки, которые бывают трех видов:
- Бюджетные. Федеральный закон № 44 определяет правила закупок для государственных предприятий и муниципалитетов. Заказчики рассчитываются деньгами государства, поэтому процедура отбора и последующего выполнения условий контракта строго контролируется.
- Внебюджетные. Заказчиками выступают компании с 50–процентной долей государственных средств. Закупки регламентированы № 223-ФЗ.
- Коммерческие. Заказчики — коммерческие предприятия, самостоятельно определяют правила и параметры отбора исполнителей. Закупки проводятся в соответствии с нормами Гражданского Кодекса.
Тендеры могут быть открытыми и закрытыми. При открытых торгах вся информация размещается на электронных площадках. При закрытом формате условия тендера рассылают потенциальным участникам.
Где искать коммерческие тендеры
Поиск коммерческого тендера —важный этап закупок. Чем раньше вы найдете нужную информацию, тем больше времени у вас будет на анализ, подготовку документов и подачу заявки на участие.
При выборе платформы следует обращать внимание на такие моменты:
- ее функциональные возможности;
- актуальность базы поставщиков;
- прозрачность процедуры выбора.
Поставщику важно заранее понять, какие тендеры он хочет найти, что для него интересно, и какие обязательства он готов на себя взять.
Поиск тендера можно вести на корпоративных сайтах заказчиков, но гораздо удобнее, быстрее и продуктивнее — на специальных платформах. Часто эти ресурсы разделяются по региональному или отраслевому признаку. Но бывают и универсальные площадки. Для участников предусмотрены тарифы: заказчики платят за размещение информации, а исполнители (поставщики) — за возможность участия в закупках.
Опыт Bidzaar
Когда поставщики платят за сам факт участия, из-за расходов они лишний раз не идут на торги. Поэтому для своей площадки bidzaar.com мы выбрали другой подход: регистрация компании на сервисе и участие в закупках являются бесплатными. Комиссию оплачивает только победитель конкурса после подведения итогов. Для остальных поставщиков участие в тендере не стоит ничего.
Также для нас было важным решить следующие задачи:
Простая регистрация. От момента регистрации до подачи предложения проходит в среднем 15 минут.
Постоянная работа с поставщиками на их репутацию. На сервисе есть индекс активности в торгах, который видят все заказчики. Пользователи получают именной сертификат ESG, подтвержденный отчет результатов, виджеты в профиле на Bidzaar и сайте поставщика, а также аккредитацию в реестрах заказчиков по интересующим направлениям.
Доступность информации. Поставщики регулярно получают информацию о новых торгах. Для этого есть несколько инструментов: почтовая рассылка по тегам процедур, подписка на запросы и на избранных заказчиков, ретрансляция в тендерных агрегаторах. Также информацию о торгах наши поставщики могут получить через специальный виджет на сайтах заказчиков, где автоматизированным образом публикуются данные:
- Об актуальных тендерах.
- Об открытых реестрах заказчиков, где можно пройти аккредитацию и стать проверенным контрагентом. После прохождения аккредитации конкретного заказчика поставщик входит в его пул проверенных контрагентов. Это значит, что растут шансы получить приглашение в торги и стать победителем — присутствие в пуле заказчика учитывается как преимущество при подведении итогов.
Интеграцию с корпоративными сайтами реализовали такие крупные компании, как Gloria Jeans, «Детский Мир», М2, ООО «ДелоПортс», агрохолдинг «Русское поле», ПАО «ЦМТ».
Еще одно решение, которое мы внедрили, — VMS. Это действенный функционал для управления базой поставщиков. Он предусматривает:
- формирование структуры категорий поставщиков в зависимости от потребностей заказчика;
- ранжирование поставщиков по категориям, квалификации и другим параметрам;
- настройку анкет-опросников, которая позволяет в автоматическом режиме собирать информацию об исполнителях;
- дашборды с аналитикой по реестрам поставщиков заказчика;
- автоматизированное привлечение поставщиков с сайта заказчика;
- гибкую настройку ролей внутренних пользователей заказчика, бизнес-процессов рассмотрения заявок поставщиков.
Как итог, мы получили прозрачный, «удобный» вход для новых исполнителей, а заказчики — постоянное пополнение знаний о поставщиках и непрерывное наполнение реестров новыми контрагентами заданного уровня «качества».
Участники тендеров объясняют их популярность у бизнеса не только экономией ресурсов. Тендеры —это возможность найти заказчиков и поставщиков, расширить клиентскую базу, увидеть сильные стороны своей команды.