Государственный архив Крыма ведёт свою историю с 1919 года. А нужны ли архивы в третьем десятилетии XXI века? Какие проблемы с их помощью решают крымчане? Как проводится оцифровка документов и зачем она нужна? Об этом шла речь на пресс-конференции «Крымский архив в эпоху информационных технологий: успехи и проблемы», состоявшейся в РИА «Новости Крым». На вопросы журналистов отвечали председатель Государственного комитета по делам архивов Республики Крым Олег Лобов и его заместители Ольга Мусияченко и Татьяна Шарова.
Минувший год выдался непростым, он внёс коррективы и в деятельность архивов. Тем не менее все крымские профильные учреждения работали в полную силу и приняли около 140 тысяч обращений граждан за теми или иными справками. В целом их услугами воспользовались свыше 400 тысяч человек, среди которых — не только крымчане, но и жители других субъектов Российской Федерации; поступали и запросы из-за рубежа.
Введена новая дополнительная бесплатная услуга — «Архивное окно». Дело в том, что не всегда запрашиваемые документы хранятся в фондах муниципальных и государственных архивов, и «окно» — возможность дать исчерпывающую информацию, где найти тот или иной документ. Позвонить можно по симферопольскому городскому телефону 27-49-65. Это «горячая линия» архива. Обратилось на неё (с октября) пока немного — 72 человека, но это только начало, пока нарабатывается опыт. К слову, во всех социальных сетях есть страницы Государственного архива Республики Крым, плюс портал, где выложены необходимые координаты и адреса. Заключены договоры о взаимодействии Госкомитета с архивами представительств федеральных органов власти, к тому же, по статистике, сегодня в республике более 400 ведомственных архивов. Это не прямые контакты, но на них есть выход с помощью видеоконференцсвязи и онлайн-совещаний.
Более 2 млн 200 тысяч документов хранится сегодня в Государственном и муниципальных архивах. И эта цифра с каждым днём растёт.
Сейчас идёт естественный процесс смены поколений архивистов, приходят новые люди, но случайные здесь не задерживаются. Остаются лишь ответственные, вникающие в работу, не имеющие права на ошибку. Среди них четыре кандидата исторических наук, которые передают свои знания молодому поколению. Тем не менее проблемы с личным составом есть. Они — не в условиях труда, а в катастрофической нехватке людей. Численность сотрудников необходимо увеличить более чем в два раза. Потому что нагрузка на архивиста по количеству запросов доходит до 15 тысяч в год, что в 6—7 раз превышает утверждённые нормы.
Несмотря на пандемию, минувший год был очень насыщенным. Провели восьмые Крымско-московские чтения, республиканский конкурс, много внимания было уделено выставочной деятельности — подготовлено свыше 30 экспозиций. Архив откликается на каждую значимую дату в истории страны и республики, иногда — как дополнение к существующим планам и задачам. Кроме того, начат ремонт второго корпуса учреждения на улице Павленко, в этом году планируется его завершить: в обновлённом здании, оснащённом современной специализированной техникой, создадут комфортные условия как для сотрудников, так и для посетителей.
Чаще всего мы обращаемся в архив за личными данными — сведениями о заработной плате, трудовом стаже либо собственности, недвижимости. Многие изучают свои корни, ищут информацию о дальних родственниках.
В этом году архивисты будут настаивать на создании Центрального государственного исторического архива Республики Крым — по аналогии с существующими в других республиках и субъектах страны. Для этого необходимо увеличение штатной численности, в том числе за счёт специалистов по вопросам, связанным с цифровизацией. Хотелось бы им также иметь больше возможностей для издательской деятельности, проведения конференций, «круглых столов» — всего, что направлено на популяризацию документов нашего богатого наследия.
Исторический архив не будет больше комплектоваться, планируется хранение в нём материалов досоветского, советского и украинского периодов. Ныне, когда Крым входит в состав Российской Федерации, все документы, которые будут созданы на его территории государственными органами, предприятиями, учреждениями, организациями республиканского уровня, отнесённые к архивному фонду РК, будут переданы в Архив новейшей истории. В соответствии с законодательством РФ процесс начнётся в 2024 году, поскольку республиканским органам и организациям положено хранить материалы в своих архивах 10 лет. Отправной точкой для вхождения в комплектование документами РК в составе Российской Федерации, как известно, считается 2014 год. Опять же нужны специалисты для учёта и использования документов. Пока их нет, как нет и архивохранилищ. Попытка найти в Симферополе помещение, куда можно было бы перейти после реконструкции, оказалась безуспешной. Необходимо здание, способное принимать из года в год огромное количество документов, следовательно, оно должно быть просторным, современным, рассчитанным на много архивохранилищ с большими площадями, на которых, кроме традиционных полок и стеллажей, следует разместить техническое оборудование электронного архива. Цифровизация отраслей идёт неуклонно по всем направлениям. Это неизбежность, которая настигла и озадачивает в части проведения оцифровки документов, создания баз данных, хранения (причём хорошо защищённого!) информации на специальных серверах определённых свойства и качества.
Разумеется, это требует средств. Если в начале нового этапа шла речь о 15 млн рублей, то в прошлом году получили гораздо меньше. Занимались цифровизацией специальные предприятия, с которыми заключались договоры. В первую очередь был оцифрован весь научно-справочный аппарат фондов архива — описи, исторические справки и т. д., в соответствии с которыми можно ознакомиться и понять, что находится в фонде, и заказать определённое дело. Люди, далёкие от этого, наивно полагают, что надо просто нажать кнопочку, но в архиве оцифровка измеряется не в делах, а в листах. А их может быть и 250, и 2 тысячи. Особенно это касается фондов дореволюционного периода. Порой информация располагается на одной стороне листа и на обороте. Работа колоссальная. После оцифровки необходимо создать поисковую систему. Вот и считайте: если в архиве хранится свыше полутора миллиона дел, какой длительности предстоит процесс? Оцифровка производится и силами самого учреждения. А если к историческому архиву добавятся штатные единицы, можно создать специализированное подразделение, и дело пойдёт гораздо быстрее.
Среди современных проблем — неполучение ответов на запросы российских и временно проживающих у нас украинских граждан из соседней страны. Пока она решается лишь с помощью выхода на материковое пространство, при наличии там родственников, и отправке запроса оттуда. Тогда есть небольшой шанс, что ответ придёт. С другими бывшими союзными республиками контакт налажен.
Нынешний год в России посвящён сохранению культурного наследия, а работа архивов — и есть сохранение документов культурного наследия. 5 февраля исполнилось 135 лет создания Таврической учёной архивной комиссии (ТУАК), в составе которой были выдающиеся люди Отечества, по сути, начавшие архивное и музейное дело в Крыму. Существующая выставка, посвящённая ТУАК, дополнена рассказом о ярких исторических личностях полуострова. Не останется без внимания и 220-летие создания Таврической губернии — запланирована научная конференция, чтоб ещё раз напомнить, какими возможностями мы обладали, что положило начало нашему сегодняшнему благополучию.
Как видим, у Крымского архива хорошие перспективы по выявлению документов и передаче их в научный оборот.
Светлана ЕФРЕМОВА
Фото с сайтов Госархива и crimea.ria.ru