Для современных организаций электронный документооборот имеет очень большее значение. Наибольшая часть документов в организациях создается именно в электронном виде. Однако, несмотря на максимальную оптимизацию документооборота внутри организации, все еще остается необходимость обмена документами с контрагентами, у которых может не быть системы электронного документооборота (СЭД).
В таком случае сотрудникам организации необходимо проводить процедуры по внесению полученных от контрагентов документов в СЭД. И, если раньше этот процесс доставлял неудобства и занимал приличную долю времени сотрудников (особенно при высоких объема документооборота с контрагентами). То сейчас ЭДО предоставляет следующие возможности: Автоматическое занесение образа документа в систему документооборота;
- Назначение ответственного лица за исполнение документа по ключевым словам или типу документа (процесс привязки документов может настраиваться);
- Объединение документов в подборки;
- Нумерация документов.
Как документы заносятся в СЭД?
Существует несколько способов занесения документов в систему. От того, какие объемы документов поступают в организацию, и как они поступают в организацию, зависит выбор каждого конкретного метода.
Если входящих документов очень много, то используется потоковое сканирование. Оно представляет собой регистрацию документов с присвоением бумажным копиям штрих-кодов.
Система электронного документооборота, когда в нее поступает документ от контрагента, сначала анализирует его, а затем заводит соответствующий идентификатор документа. Если сотруднику необходимо привязать электронную копию документа к бумажному оригиналу, то он может использовать данный идентификатор для распечатки соответствующего штрих-кода, который затем клеится на бумажный носитель. При необходимости с помощью штрих-кода можно быстро получить путь к электронной копии.
Занесение факсимильных сообщений. Факсы уже давно не используются в организациях, однако факсимильные сообщения все еще остались.
В случае с СЭД все факсы поступают в определенную папку на компьютере с помощью интернет-сети. Система периодически проверяет папку и при обнаружении новых файлов автоматически загружает их. При необходимости могут создаваться новые проекты документов в соответствии с файлами и назначаться ответственные лица.
При этом делопроизводитель полностью освобождается от рутинной задачи сканировать документы и заносить их в систему.
Электронная почта. Очень часто при работе с контрагентами сотрудникам приходится использовать электронную почту для обмена документами. Из-за этого приходится регулярно отправлять документы из электронной почты в СЭД, а затем наоборот.
Этого можно избежать, если подключить СЭД напрямую к электронной почте. Система будет сама сохранять документы из Outlook, а затем предоставлять пользователю возможность редактирования . Новая версия при этом сохранится сразу в систему, откуда затем ее можно будет отправить контрагенту. Место на жестком диске в таком случае не используется.
Также важно отметить, что с помощью СЭД пользователи могут запретить получение документов от каких-либо конкретных контрагентов при необходимости. Таким образом сотрудники значительно экономят время и не отвлекаются на ненужные файлы.
Еще одна полезная функция – игнорирование документов, оформленных не по форме. Также экономит время и значительно оптимизирует процесс приема документов. Ведь при традиционном документообороте с контрагентами все эти процессы, в том числе рутинные, легли бы на плечи сотрудников.
Анна Манжиева
Системный аналитик Консорциум Кодекс
https://kodeksdoc.ru/