Электронный документооборот значительно упрощает работу с документами, в том числе их утверждение и подписание.
О том, как происходит обмен документами в системе электронного документооборота, мы говорили ранее. Сегодня расскажем о том, как происходит подписание документов в СЭД, и почему этот способ не менее эффективен, чем физическая подпись.
Что требуется для подписания?
Прежде всего для подписания нужен сам документ. Важно, чтобы он был именно в той версии, которая была признана окончательной. Также необходимо понимать, что после подписания документа в него невозможно будет внести какие-либо исправления.
Сама электронная подпись должна обладать действующим квалифицированным сертификатом. Согласно Российскому Законодательству, электронная подпись способна придать документу юридическую силу без каких- либо дополнительных соглашений. Поэтому важно убедиться в ее эффективности и работоспособности.
Как происходит подписание
Информация о подписании документа может появиться в нем несколькими путями. Прежде всего это возможность отправить документ на подписание с помощью соответствующей функции в СЭД. Система предложит вам выбрать пользователя, которому и направится документ.
При этом сам пользователь может как принять документ, оставив на нем свою электронную подпись. Так и отказаться от его подписания, оставив комментарий, объясняющий причину отказа.
Также подписание может произойти со съемного носителя. К примеру, если у вас нет СЭД в организации, а подписать документ нужно с помощью электронной подписи, хранящейся на флешке. В таком случае пользователю необходимо, как и при подписании в СЭД, проверить, чтобы файл находился в последней редакции.
Затем включить носитель в компьютер, открыть программу, через которую будет подходить подписание, выбрать формат подписи и сертификат, который размещен на флешке. После нажатия кнопки «подписать» электронная подпись автоматически утвердит документ и добавит в него информацию о подписании.
Теперь файл полностью утвержден и имеет юридическую силу. И для этого вовсе не нужно встречаться с коллегами или партнерами лично, а также распечатывать документ, чтобы затем вновь его отсканировать и хранить в электронном формате.
Электронная подпись значительно упрощает процесс работы с документами, а, когда она встроена в систему электронного документооборота, операция по подписанию документов становится еще проще и приятнее.
Анна Манжиева
Системный аналитик Консорциум Кодекс