СЭД способна упростить и оптимизировать процесс работы с документами в организации и на производстве. Однако не многие понимают, что она влияет не только на внутреннюю документацию и ее использование, но также на процесс обмена документами с покупателями/продавцами и оформление документов, полученных от партнеров.
С помощью системы электронного документооборота можно упростить и оптимизировать следующие взаимодействия между поставщиками и покупателями:
В автоматическом режиме загрузить прайс-лист поставщика и при необходимости пересчитать цены;
Вносить в систему приходные накладные;
Отправлять котировочные заявки через Интернет в электронном виде;
Исправлять первичные документы или запрашивать внесение правок.
Электронные документы, согласно действующему законодательству РФ, обладают такой же юридической значимостью, что и их традиционные аналоги. Поэтому гораздо более выгодное и удобное решение – отправлять документы покупателям в электронном формате, чем направлять документацию с помощью почты или курьеров.
Однако преимуществом системы электронного документооборота в этом вопросе является не только возможность быстрого и удобного обмена документами. Важным преимуществом также является возможность автоматического формирования входящих документов, оформления отчетной документации и быстрый доступ ко всей необходимой информации.
С помощью СЭД поставщик может в считанные минуты отправить документ, сопровождающий сделку, покупателю и получить подписанный файл. В традиционных условиях этот процесс занял бы гораздо больше времени и средств, ведь доставка документа осуществлялась бы с помощью курьера или почты в обе стороны.
В случае с СЭД подписание и утверждение товарной накладной или счет-фактуры не отнимает так много времени. При этом документы обладают такой же юридической значимостью.
Помимо указанных выше документов, поставщик также может использовать СЭД для создания следующих документов: договор поставки, заключаемый с покупателем; счет об оплате услуг; приложить к счету или договору сертификаты качества товаров; оформить и отправить путевые листы, а также любые другие формы.
Как происходит обмен документами?
Все начинается с заказа. Покупатель оформляет заказ, который СЭД регистрирует и обрабатывает.
Затем заказ утверждается или отменяется. В любом случае покупатель получает ответ о статусе его заказа.
Если заказ утвержден, поставщик отправляет покупателю документы на подписание, а после направляет заказ на реализацию.
Завершение этой сделки, как и при традиционном (бумажном) документообороте - покупатель проверяет факт реализации сделки с заявленным в заказе результатом. Если претензий нет, заказ завершается, а вместе с ним – и документооборот.
В противном же случае покупатель отклоняет реализацию. И документооборот завершится только в том случае, если продавец исправит заказ или оформит его заново, а также будет подписан акт о расхождении.
При этом на каждую из этих операций будет потрачено гораздо меньше времени за счет использования электронного документооборота. СЭД – это возможность значительно оптимизировать бизнес-процессы в любом направлении, и взаимодействие с покупателями не является исключением.
Анна Манжиева
Системный аналитик Консорциум Кодекс
https://kodeksdoc.ru/