Электронный документооборот представляет собой такой механизм работы с документами, при котором все документы хранятся в электронном виде, а операции с ними проводятся в цифровой среде.
Документы присутствуют во всех организациях, и даже не больших производствах, где наибольшее внимание уделяется производственному процессу и обслуживанию оборудования, СЭД сможет оказать сильное влияние на оптимизацию рабочих процессов. Это обусловлено тем, что электронный документооборот позволяет сопровождать документы на протяжении всего жизненного их жизненного цикла.
1. Создание документов производится по уже готовым шаблонам, которые избавляют сотрудников от необходимости проверять целостность всего документа и подбирать соответствующие реквизиты.
2. Передача документов между сотрудниками и подразделениями также происходит быстрее благодаря СЭД. Документы можно передать мгновенно с помощью специального программного обеспечения.
3. Рассмотрение документов должностных лицом. Благодаря ЭДО больше не нужно ждать удобного момента, чтобы обратиться к руководителю лично за утверждением документа. Достаточно отправить его на согласование с помощью СЭД.
4. Архивирование и хранение. Этот этап особенно актуален для производств, где нет возможности отвести отдельное помещение под архив и поддерживать в нем нужный температурный режим. В условиях работы с СЭД документы можно хранить на удаленных серверах, к которым можно в любой момент получить доступ с компьютера.
Особенности СЭД на промышленных предприятиях
Чтобы организовать электронный документооборот на производстве, необходимо предварительно ознакомиться с его особенностями. Помимо документов, которые применяются во всех основных сферах деятельности (счета на оплату, приказы, доверенности и так далее), в системе документооборота присутствует также специализированная документация:
Уведомления о проверке и приеме сырья для производства;
Каталог ассортимента компании и производимых изделий;
Отчет и статистика продажи товаров;
Отчеты об инвентаризации складских остатков;
Графики поставки сырья, материалов и готовых изделий.
Данные документы играют большую роль в работе всего предприятия, и потому обеспечить грамотное взаимодействие с ними необходимо на всех этапах. Однако традиционные СЭД, тем более начального уровня, не подходят для работы с производственными документами. Чтобы обеспечить оптимизированный и комфортный электронный документооборот, нужны более специализированные программные продукты.
Преимущества внедрения ЭДО на производстве
Прежде всего СЭД позволяет экономить ресурсы, необходимые на создание, передачу и хранение документов. В данном случае имеются ввиду не только финансовые ресурсы, но также трудовые и временные. С помощью СЭД можно значительно освободить HR-специалистов и документопроизводителей. Значительно сокращается число ошибок в оформлении документов и делопроизводстве.
Компания может повысить скорость исполнения производственных процессов (приемка сырья, отправка готовой продукции) за счет более удобного процесса подготовки документов по этим процедурам.
На производственных предприятиях часто встречается разнообразие учетных систем. СЭД позволяет устранить этот недочет и оптимизировать процесс учета на предприятии.
Создание таблиц, схем, чертежей – сотрудникам больше не придется тратить на них часы своего рабочего времени. Со специализированной СЭД для производственных предприятий даже оформление технической документации занимает меньше времени!