Транспортные услуги могут включать внутреннюю и международную перевозку грузов, пассажиров и отходов, предоставление транспорта в аренду, экспедиционное сопровождение, другие направления деятельности. В большинстве случаев транспортная компания может работать без сертификатов и лицензий. Но на все направления деятельности можно получить добровольный сертификат. Кроме конкурентных преимуществ, получение этого документа гарантирует соответствие по качеству и безопасности услуг, по другим требованиям стандартов.
Сертификация транспортных услуг: обязательно или добровольно
Все виды услуг в России, в том числе в сфере перевозок, не подлежат обязательной сертификации. Это означает, что большинство видов деятельности можно осуществлять без дополнительных разрешений и процедур. Исключением являются услуги по перевозке опасных грузов и отходов, людей. На такую деятельность может требоваться лицензия, подтверждение специальных требований к возрасту и техническим характеристикам транспортных средств, квалификации и опыту работы водителей, обслуживающего персонала.
Добровольная сертификация возможна для любых сфер деятельности. Процедуру может пройти организации или предприниматели, работающие на внутреннем и международном рынке.
В зависимости от целей заказчика, можно сертифицировать:
- все услуги и направления деятельности компании;
- систему менеджмента;
- отдельные услуги, работы и процессы;
- объекты, где ведется профильная деятельность.
Суть сертификации транспортных услуг заключается в подтверждении соответствия по определенным стандартам. Это могут быть национальные ГОСТы, стандарты международного уровня. Точный перечень нормативно-технических актов, по которым можно пройти оценку соответствия, зависит от направлений деятельности фирмы, от целей получения сертификата.
Лицензирование деятельности по перевозке грузов и отходов
Лицензия – это разрешительный документ на определенные работы и услуги, за которыми государство осуществляет надзор.
Процедура проводится через Ространснадзор, включает проверки по следующим направлениям:
1 Наличие у организации специальных транспортных средств для перемещения опасных грузов (отходов);
2 Наличие средств, емкостей и контейнеров со специальными характеристиками;
3 Наличие системы контроля за безопасностью перемещаемого груза, защитой людей, имущества, окружающей среды;
4 Соответствие по технике безопасности обращения с опасными веществами и материалами;
5 Выполнение всех обязательных требований для транспортировки, хранения;
6 Наличие у водителей и обслуживающего персонала специальной квалификации, профессионального обучения.
Лицензированная фирма тоже может пройти добровольную сертификацию услуг. В данном случае наличие лицензии упрощает процедуру получения сертификата.
Какие преимущества дает сертификация для транспортной компании
Прежде всего, наличие сертификата на транспортные услуги – это важное конкурентное преимущество. На рынке работает множество логистических компаний, предлагающих примерно один перечень услуг.
Сертифицированная организация может:
· указывать специальные знаки соответствия после сертификации в документации, рекламе, коммерческих предложениях;
· включать сертификат в заявки на участие в государственных и муниципальных конкурсах;
· получить преимущество при заключении контрактов на международные перевозки.
Не менее важно, что при подготовке к сертификации нужно оптимизировать текущую деятельность, привести ее в соответствие со стандартами. Для подтверждения надлежащего качества и безопасности работы у компании должен быть современный транспорт, налаженная система ремонта и обслуживания. Это обязательно повлияет на сокращение расходов, на повышении эффективности управления, рост доходов. Поэтому для предприятий, заинтересованных в длительной и успешной работе на рынке, прохождение сертификации фактически стало стандартом.
Где получить сертификат
Оценка соответствия проводится аккредитованными органами по сертификации. Специалисты изучают заявку и документацию организации, проводят комплекс выездных проверок. Уже после выдачи сертификата будет проводиться инспекционный аудит. Его целью заключается в подтверждении, что предприятие продолжает соответствовать требованиям по качеству услуг и работ.
Нормативно-технические акты для сертификации
Каждая система добровольной сертификации основана на положениях определенных стандартов, нормативных актов. Не является исключением и оценка соответствия транспортных услуг. Вот несколько стандартов, по которым допускается проведение сертификации:
· ГОСТ Р 51005-96 – описывает общие требования к безопасности и качеству транспортных услуг;
· ГОСТ Р 51004-96 – содержит специальные требования по качеству и безопасности пассажирских перевозок;
· ГОСТ 33552-2015 – описывает требования к техническому состоянию и характеристикам автобусов для детских перевозок;
· ГОСТ 21624-81 – содержит требования к системам техобслуживания и ремонта транспортных средств.
Точный перечень нормативно-технических и нормативных актов, по которым будут проводиться проверки, определяется по положениям системы сертификации.
Отдельного внимания заслуживают ГОСТы, основанные на международных стандартах системы ИСО. Они описывают требования к системе менеджмента по различным направлениям. Например, проверки могут проводиться по ГОСТ Р ИСО 9001-2015 (это общие требования к системе менеджмента качества), по ГОСТ Р 45001-2020 (нормы по охране здоровья и системой безопасности в этой сфере).
Процедура сертификации транспортных услуг
Организация может сертифицировать транспортные услуги в любой момент. Пройти проверки может компания, давно работающая на рынке, либо только прошедшая регистрацию как юридическое лицо. Так как срок действия сертификата ограничен, а его продление не допускается, можно периодически заново проходить оценку соответствия.
Порядок получения сертификата :
- Подготовка на уровне предприятия (оформление и корректировка документации, внедрение стандартов и т.д.) и подача заявки в орган по сертификации;
- Проведение предварительного сертификационного аудита (позволяет определить готовность к основному аудита) и утверждение плана проверок и аудита;
- Основной этап сертификации (анализ представленных документов, выездные проверки на предприятии);
- Оформление акта по итогам проверок и выдача сертификата на транспортные услуги.
При заключении договора сразу определяется порядок проведения инспекционного аудита. Обычно он проводится ежегодно, но можно предусмотреть и иную периодичность (например, раз в полгода). Нет смысла подавать заявку на сертификацию, если транспортная компания не готова к аудиту. Вместе с заявкой транспортная компания передает документацию по основной деятельности. Ее перечень определяется по требованиям независимой системы сертификации.
Этапы сертификации
Схема сертификации определяет требования к документам заявителя, перечень и последовательность проверок. Выбор схем осуществляется в соответствие с ГОСТ Р 54659-2011.
Оценка идет:
· по схеме 1 в отношении мастерства, результатов оказания услуг;
· по схеме 2 проводятся проверки процессов перевозки и обслуживания, работы с клиентами;
· по схеме 3 анализируется состояние производства;
· по схеме 4 проводится общая оценка организации.
Особенности проведения проверок по каждой схеме описываются в положениях системы сертификации, в плане (программе) аудита.
Схемы сертификации
Предварительный аудит предусматривает анализ представленных документов и сведений о транспортной компании. Выезд на предприятие на этом стадии не осуществляется. В ходе предварительного аудита эксперты дают заключение, готов заявитель к основным проверкам. Если у специалистов есть замечания, заявителю дается до двух недель на их устранение. После этого вновь проводится проверка, принимается решение о переходе к стадии основного сертификационного аудита.
Основной этап сертификации предусматривает выезд экспертов на предприятие. До этого проводится полноценный анализ документов (локальные акты транспортной компании, договоры, должностные инструкции и т.д.). На основании проверки документов и требований стандартов определяется перечень контрольных вопросов для аудита. От заявителя назначается представитель, который будет взаимодействовать с экспертами.
Выездной этап сертификационного аудита включает проверки по следующим направлениям:
· оценка соответствия по положениям стандартов, действующих на транспортные услуги;
· анализ управленческих решений, общего контроля за процессами выполнения услуг и работ;
· изучение документов на транспорт предприятия (паспорта, свидетельства, одобрения типа, диагностические карты и т.д.);
· проверка журналов, регламентов и других документов о своевременном и надлежащем ремонте, обслуживании, восстановлении транспортных средств;
· анализ договоров с контрагентами, поставщиками, клиентами;
· проверка документации о квалификации и опыте работы специалистов, профессиональных навыках, пройденном обучении;
· анализ всех процессов работы предприятия (принятие решений, выполнение транспортных услуг, соблюдение сроков доставки, обеспечение безопасности грузов и т.д.);
· проверка разрешительной документации на оборудование, материалы, комплектующие и т.д.;
· оценка качества услуг по различным параметрам;
· анализ материалов по проверкам контролирующих органов, по устранению претензий от клиентов.
Для проверки по перечисленным и иным направлениям эксперты заполняют чек-листы с контрольными вопросами. Все они касаются соответствия определенным положениям стандартов.
Результаты аудита подводятся путем оформления акта. Им подтверждается соответствие всем положениям независимой системы сертификации и качеству транспортных услуг. Акт является основанием для выдачи сертификата.
Если в процессе проверок специалисты выявят нарушения и несоответствия стандартам, предприятию дадут время на их устранение. После этого аудит проводится повторно (в полном объеме или по отдельным направлениям). Материалы всех проверок орган по сертификации будет хранить и после выдачи сертификата.
Выдача сертификата соответствия
После оформления положительного акта выдает сертификат соответствия. Срок его действия составляет до трех лет. В зависимости от положений системы сертификации, документ может выдаваться в письменной или электронной форме. Сведения о нем будут внесены в реестр, что подтверждает легальность пройденных процедур.
После прохождения сертификации транспортная компания сможет использовать специальный знак соответствия. Его вид и условия применения определяются положениями системы. Использование знака соответствия без прохождения сертификационной процедуры недопустимо.
Инспекционный аудит после сертификации
Чтобы подтвердить, что транспортная компания продолжает соответствовать требованиям стандартов и не ухудшила качество оказания услуг, в период действия сертификата проводится инспекционный аудит. Он включает проверки документов, выездной аудит по выборочным направлениям работы.
Если инспекция выявит нарушения, сертификат могут приостановить или отозвать. У предприятия есть возможность устранить выявленные замечания, чтобы избежать отзыва документа.