Конгресс– масштабное мероприятие межрегионального или международного уровня, на которое собираются представители органов власти или специалисты различных отраслей, чтобы обменяться информацией и обсудить новости своей сферы. Учитывая масштаб мероприятия, подготовка требуется впечатляющая, ведь нужно продумать сотню деталей – от места проведения до печати информационных материалов. Поэтому планирование мероприятия начинается задолго до даты встречи, а участие в организации принимают десятки специалистов.
Особенности организации конгресса
Конгресс, по сути, объединяет выставку, конференцию, теоретические и практические занятия. И хотя целью конгресса не являются продажи и заключение сделок, мероприятие отлично подходит для формирования деловых связей и поиска партнеров.
Чтобы событие прошло успешно, планирование события проходит в несколько этапов:
- Определение темы и разработка концепта мероприятия. Это самый важный этап, который задает направление всей дальнейшей работе. Необходимо дать четкий и простой ответ на вопрос – какая тема конгресса, а также объяснить, почему она стоит того, чтобы устроить масштабную встречу.
- Определение ключевой аудитории. Этот критерий определяет, на кого рассчитано мероприятие, кого привлечет заявленная тема. Если аудитория определена правильно, проще привлечь именитых участников, которые, в свою очередь, сделают отличную рекламу предстоящему событию.
- Поиск финансирования и организация. Чем масштабнее мероприятие, тем больше средств потребуется на его организацию. Бюджет должен включать аренду помещения подходящего размера, рекламную кампанию, найм персонала и многое другое. Поэтому уже на начальном этапе стоит заняться поиском спонсоров. Обычно в их роли выступают компании и организации, имеющие какое-либо отношение к теме конгресса. Для спонсоров такое событие – отличный способ заявить о себе, улучшить репутацию и расширить базу партнеров и клиентов.
- Составление списка участников и поиск ключевых фигур. Чтобы конгресс привлек внимание и заинтересовал аудиторию, среди участников должны быть известные докладчики. Они привлекут основную аудиторию и одновременно помогут проявить себя малоизвестным, но интересным спикерам.
Одновременно с теоретической частью важно работать и над практической, а именно, самой организацией: поиском помещения, персонала, оформлением зала, заказом угощения. Эти моменты зависят от формата конгресса. Они бывают:
- Международными. Цель такой встречи – создать взаимопонимание между гостями из разных стран.
- Отраслевыми. Они направлены в первую очередь на развитие бизнеса, поиск спонсоров и партнеров.
- Медицинскими/научными. Это встреча узкоспециализированных экспертов, что стоит учитывать при организации конгресса.
Подводные камни, которые следует учесть
- Место проведения. Мало подобрать просторное и удобное помещение, оно должно располагаться так, чтобы участники легко могли до него добраться. Даже самое продуманное мероприятие может сорваться, если гости не смогут попасть на него из-за расположения, особенно, если речь идет о Москве с ее постоянными пробками.
- Время проведения. Этот нюанс легко упустить из виду, а ведь от него многое зависит. Необходимо проследить, чтобы конгресс не совпал по времени с аналогичным событием, чтобы время было удобным для большинства участников, важно учесть актуальность темы в связи с сезоном. Иными словами, каждой идее свое время.
- Подготовка информационных материалов. Кроме рекламы, банеров, программы мероприятия стоит позаботиться о том, чтобы участники могли получить доступ к записям выступлений после завершения встречи. Для этого можно создать портал, на котором будут размещены записи, или сделать массовую рассылку на почту.
Чтобы избежать накладок и недоразумений, лучше всего доверить организацию конгресса специалистам, имеющим опыт в этом деле. Они подберут и аудиторию, и найдут выходы на звездных спикеров, и найдут оптимальное помещение, такое, как The Great Yakimanka Hall, расположенный в центре Москвы. Этот двухъярусный современный лофт не только презентабельно и статусно выглядит, но и оборудован всей необходимой техникой для проведения деловых встреч. К тому же он вмещает до 800 гостей, так что можно смело планировать грандиозное мероприятие – в лофте на Якиманке для этого есть все условия.