Переезд офиса требует немалых затрат времени, денег и нервов: хочется справиться быстрее, а в итоге команде приходится работать из дома, потому что мебель расставить не успели или интернет упал. Сбоев можно избежать, если тщательно подготовиться — в этом поможет наше детальное руководство для ответственных за ремонт и переезд. Здесь приводим основные моменты, которые стоит учесть.
Переезд в новый офис: как выбрать помещение
Чтобы найти пространство, в котором всем будет комфортно, рекомендуем:
- Проанализировать текущий офис, выписать его плюсы и минусы. Так вы поймете, чего не хватало, что нравилось, а чего на новом месте хотелось бы избежать, и составите перечень требований к помещению.
- Опросить сотрудников и собрать их предпочтения. Если не учесть пожелания тех, кому предстоит работать в новом офисе, есть риск потерять недовольных изменениями специалистов и искать им замену.
- Свести все критичные моменты в итоговый список. Вооружившись им, можете отправляться на поиски объекта.
- Заручиться поддержкой опытного брокера. Услуги подбора недвижимости для заказчика бесплатны — вознаграждение выплачивает арендодатель. Брокеры полезны тем, что у них есть база объектов и понимание рынка. Они подскажут, с какими БЦ лучше не связываться, а с кем проблем не будет.
- Согласовать варианты с дизайнерами, которым планируете заказать проект интерьера. Зная, что вы хотите получить на выходе, они подскажут, какое помещение оптимально подходит. Пропустив этот этап, рискуете тем, что реализовать задуманное не получится — конфигурация помещения или его размеры не позволят.
Переезд офиса: как спрогнозировать расходы и сроки
Обязательно выберите ответственного сотрудника, который спланирует и проконтролирует переезд — это сэкономит время и поможет минимизировать риск накладок.
В задачи ответственного будут входить:
1. Составление плана переезда в новый офис. В него нужно включить:
- Разработку дизайн-проекта. Как правило, на нее уходит 8-14 недель.
- Ремонт в помещении. Сроки зависят от площади: обычно на офис от 500 до 2 000 квадратов нужно 4-6 месяцев, от 2 000 до 5 000 квадратов — 6-9 месяцев. Учитывайте ограничения со стороны администрации бизнес-центра: как правило, шумные работы можно проводить только вечером и ночью, когда в здании нет других арендаторов. Бывает, что на них выделяют всего несколько часов в день: в такой ситуации оказались наши партнеры-строители, когда делали ремонт в БЦ, стоящем впритык к жилому дому.
- Доставку и сборку мебели. Помните о том, что разработка под заказ требует времени — в России она занимает до 8 недель, в странах Европы — до 2 месяцев. Сроки поставки готовой продукции обычно меньше, но также зависят от того, где вы планируете ее купить.
- Подключение интернета и других коммуникаций, если необходимо.
2. Составление сметы. Начинать ремонт без нее не рекомендуем — потратите больше, чем могли бы, и не будете знать, куда ушли деньги. Вот основные статьи расхода:
- Разработка дизайн-проекта. Стоимость услуг студии рассчитывается после визита на объект и изучения исполнительной документации. Она зависит от сроков, площади помещения и степени проработки — того, нужна вам только концепция или полноценный проект с рабочей документацией для строителей.
- Ремонт. Его стоимость зависит от площади и состояния помещения, сложности дизайн-проекта, используемых материалов, а также сроков реализации. Серьезная строительная компания назовет вам цену только после визита на объект и изучения рабочей документации по проекту.
- Материалы. Важно озвучить имеющийся бюджет до начала работы над дизайн-проектом, чтобы авторы заложили в него материалы нужной ценовой категории. Если планировали одно, а в процессе реализации решили обойтись бюджетными альтернативами, итоговая картинка будет сильно отличаться от задумки.
- Мебель. Если бюджет ограничен, рекомендуем отказаться от идеи создания мебели под заказ и купить готовую продукцию. Здесь, опять же, важно сразу задать дизайнерам рамки — в каталогах проверенных поставщиков всегда можно найти то, что уложится в бюджет.
- Услуги компании, которая осуществит переезд в новый офис: предоставит машину, грузчиков, упаковочные материалы.
Переезд офиса: как подготовить помещение к началу работы
Чтобы всё прошло гладко, важно:
- Проверить технику и мебель, которые хотите забрать из старого офиса. Сломанное утилизировать, остальное подписать, чтобы удобно было расставлять на новом месте.
- Попросить сотрудников разобрать свои документы. Пусть избавятся от ненужного, а актуальные бумаги сложат в папки, чтобы не потерялись при транспортировке.
- Узнать всё о коммуникациях: сколько телефонных линий доступно, какова скорость интернета и т. д. Это поможет избежать неприятных сюрпризов и дать сотрудникам возможность сразу включиться в работу.
- Продумать процесс вывоза вещей из текущего офиса и их доставки в новый. В правилах БЦ может быть прописано, какие лифты и лестницы и в какое время разрешено использовать грузчикам, где разрешено парковать машины.
- Убедиться в том, что компания полностью рассчиталась с арендодателем. Если есть задолженность — погасить ее до переезда.
- Уведомить клиентов о смене адреса. Нужно заранее составить список всех мест, где указаны контакты офиса (сайты, сообщества в соцсетях, каталоги «Яндекса» и Google и т. д.), чтобы ничего не пропустить. Также стоит сделать e-mail или sms рассылку заказчикам.
- Оформить пропуска для грузчиков в оба БЦ, если необходимо.
Оптимальный вариант — назначить переезд в новый офис на выходной, чтобы не прерывать рабочий процесс. Сотрудники в пятницу разойдутся по домам из старого офиса, а в понедельник займут свои места в новом.
Планируя переезд офиса, обязательно сверьтесь с нашим пошаговым руководством и убедитесь, что ничего не упустили!