Всем привет! Вот скажу честно, думала начать общение с других тем, но решила начать с того, что актуально для меня в настоящий момент - выгорание на работе и офисный «завал».
Тема в данное непростое время, как мне кажется, актуальна для многих… расскажу, как я сейчас пытаюсь с ним бороться и как работаю над выходом из кризиса.
Для начала разберёмся с материальной стороной вопроса и экономией времени.
Организация пространства и процессов на рабочем месте.
Упорядочить. Для начала осмотримся по сторонам и проанализируем внешний вид нашего рабочего места: все лишнее должно быть подшито, документы в работе должны быть разложены по ячейкам и папкам с надписями, поясняющими что у нас и где находится, а если работа срочная - со сроками исполнения. Например, я на стеллаже сделала отдельную полку, на которой стоят вертикальные ячейки, а в них - картонные папки с делами в суде. Все папки разделены по заказчикам и содержат изображение куэркода со ссылкой на дело в системе «Мой арбитр». Таким образом, когда мне нужно проверить что-то в деле в этой системе, я просто быстро сканирую камерой смартфона код и смотрю дело. Это значительно экономит время.
Улучшить. Следующее улучшение, которое экономит время - это техника. Банально, но факт. Если ваш ноут/компьютер висит постоянно, то и работы много вы на нем не наработаете, если ваш принтер и сканер на последнем издыхании и работает исключительно на чёрной магии, то обрабатывать документы вы будете часами. А если объём большой… то это будет апокалипсис))) (в отдельно взятом офисе, конечно). Разоритесь (или вытрясите из работодателя, мотивировав необходимостью повышением работоспособности и эффективности, можете даже сделать какой-нибудь расчёт, доказывающий, что такое приобретение просто необходимо) на хорошее МФУ: с печатью с двух сторон и сканированием с двух сторон. Смотрите на возможность заправлять картриджи - это значительно снизит стоимость обслуживания и расходных материалов.
Данное устройство позволит вам экономить время, деньги и пространство: большую часть документов можно отправить на полки, в архив или вернуть заказчикам - вам достаточно будет скан-копий. Старые папки можно отсканировать и уничтожить по сроку хранения, но виртуальные документы у вас будут всегда.
Убрать лишнее. Далее обращаем свой взор на стол: во-первых убираем с него все лишнее (пыльный стакан, коробка и тд с ручками, карандашами, часто сломанными, всякими мелочами). Оставляем только часто используемые нужные предметы, остальное - в стол.
Убираем документы, которые ждут своего часа. На столе стоит держать только те документы, которые нужны вам непосредственно сейчас - вы с ними работаете. Это позволит сосредоточиться, не перепутать документы между собой и ничего не потерять.
Документы, ждущие своего часа отправляем по папкам и ячейкам, сортируем по срочности.
Ускоряемся. Если вы часто вынуждены перепечатывать какие-то тексты с бумажного носителя, то советую воспользоваться специальной программой или ее аналогами - FineReader, в которой вы сканируете документы, распознаете текст и копируете его в нужный документ.
Следующий способ ускорения и упрощения работы - использование функции «Рассылки» в word. Для чего это? Если вы готовите много одинаковых писем, актов (которых нет в 1С, например), договоров, то это спасёт ваше время. Создаёте шаблон письма, связываете с реестром, который вы создали в exel и вот вам 100500 писем за минуту. Если потребуется рассказать об этом подробно - напишите в комментариях и я подробно расскажу, как это делать, может быть и запишу видео (но я такой себе оператор…).
Заготовите шаблоны и сложите все в отдельную папку на компьютере, что бы не тратить время на поиски «я же делал недавно такой договор для … для кого?».
Если часто готовите письма конкретным организациям и лицам - сделайте единый файл со всеми адресами и копируйте оттуда данные в нужные проекты документов.
Любые открытые сведения об организациях, включая выписки из ЕГРЮЛ, вы можете получить бесплатно на сайте налоговой инспекции. Не ищите для этого специальные программы и не платите деньги за дополнительные ненужные функции.
Все эти улучшения помогут вам выполнять вашу работу быстрее и эффективнее.
Если вы много отправляете писем, то тут тоже можно ускорить и упростить мучительный процесс: конверты печатайте на принтере или же, если они негабаритные, - используем термопринтер. Тут нам на помощь приходит «АлиЭкспресс», находим там термопринтер, подходящий именно нам по размерам и разрешению, стоит это чудо в среднем от 2 до 4 тысяч рублей, а термоэтикетки можно найти на Озоне или Вайлдберис за 150-300 руб. (от 700 штук в мотке)))). В специальном приложении термопринтера создаём шаблоны с адресами получателей и просто распечатываем отправителя и получателя, лепим на наше отправление: коробка, конверт, пластиковый конверт - все, что угодно))) Я раньше по часу оформляла отправления, а теперь это занимает 10 минут и на почту (там правда, пока все по старому)… Однако, говорят, что в приложении Почты России появилась предварительная запись, но она не везде работает и есть риск огрести от разгневанной толпы.
Жмакни лайк, если таки понравилось и напиши, о каких офисных лайфхаках знаешь сам или хотел бы узнать, а может есть проблема с организацией труда? Подумаем как решить вместе!
Целую крепко, ваша репка : *