Как ставить задачи, чтобы они выполнялись точно и в срок?
Часто на консультациях вижу проблему среди управленцев разного уровня, связанную с делегированием - когда руководителю приходится контролировать каждый шаг команды, а сотрудники все равно делают по-своему. Или не делают вообще, и управленец берет огонь на себя и включается в выполнение. Как не «разрываться по всем фронтам», выполняя большую часть задач самостоятельно, делегировать сложные задания, и быть уверенным в результате, спрашивают меня предприниматели и топы. Поделюсь с вами инструментами, которые использую в своей практике.
Алгоритм успешного делегирования:
1. Определите задачу/поручение, которую хотите доверить сотруднику. Убедитесь, что действительно это важно. Замечено, порядка 50% задач надуманы или родились спонтанно. И они отмирают или результаты никому не нужны. К чему это приводит? Сотрудники подсознательно будут игнорировать задачу в надежде, что она отвалится сама по себе.
Особенно это касается вопросов отчётности, которые ложатся в стол и не используются.
Так что да, не кидайтесь спонтанными поручениями. Убедитесь, что результат вам важен и вы его примените.
2. Выберите исполнителя, которому можно делегировать обязанность. Убедитесь достаточно ли у специалиста компетенций, навыков, временного ресурса.
3. Объясните суть. Донесите: цель и условия задачи, зону ответственности сотрудника, ожидаемый результат, сроки выполнения. В постановке задачи используйте SMART формат.
Понятно, что вы не будете каждое поручение проверять на SMART. Но, донесите основной смысл - зачем это надо и обозначьте сроки и критерии результата - как вы поймете, что результат вас устраивает?
4. Убедитесь, что сотрудник вас понял. В классическом делегировании вам порекомендуют попросить его рассказать, с чего он начнет выполнение задачи. Я считаю эта опция для стажеров. Но можете при необходимости использовать этот этап.
5. Определите ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ТОЧКИ КОНТРОЛЯ. В этом пункте успех делегирования. Как часто мы ставим задачу, определяем срок, и в финале получаем полную ерунду. И начинаются взаимные претензии! Точки контроля важны и для понимания, что сотрудник движется в правильном направлении, и для коррекции, и для контроля.
6. Используйте современные средства визуализации, где вы сможете зафиксировать и этапы, и сроки, и промежуточные результаты. Это сэкономит вам время на ненужные обсуждения и совещания.
7. Обеспечьте мотивацию, стимулирование исполнителя. И ключевое здесь - ваша заинтересованность в задаче, которую вы демонстрируете и конструктивная обратная связь. Если вы не делитесь, что вам важно, не реагируете на промежуточные результаты - 100% сотрудников считают это как бесполезность задачи. Соответственно их мотивация снизится или они забьют.
8. Зафиксируйте финальный результат. Проанализируйте с сотрудником сложности во время исполнения, факторы, которые помогли, или помешали в процессе. Что необходимо сделать иначе и как именно в следующий раз.
9. Поощрите исполнителя за соответствие требованиям/ожиданиям.
Важные моменты:
- Когда вы передали задачу, не забывайте о ней до дедлайна, проверяйте, как сотрудник с ней справляется.
- Контролируя ход выполнения задачи, не забирайте ее обратно себе, даже если очень страшно «профакапить».
- Обязательно давайте обратную связь, указывайте на ошибки и подсказывайте, как сделать лучше, так сотрудник поймет, что двигается в верном направлении.
- Делегируя — вы передаете не только ответственность за задачу, но и полномочия для ее выполнения.
Как навык делегирования влияет на финансовый результат?
По наблюдениям и статистике руководители с развитым навыком делегирования повышают доход своего бизнеса на треть больше менеджеров с низким уровнем навыка, потому что в большей степени сфокусированы на решении ключевых стратегических задач, напрямую влияющих на выручку.
Телеграм-канал "Управление с Кановской" https://t.me/kanovskaya
Сайт: https://www.top-consultant.ru/
#делегирование #коучинг #бизнес коучинг #коучинг топ-менеджеров #управление #управление персоналом #бизнес и финансы #кадры #предпринимательство #менеджмент