Не так давно, когда мне предстояло несколько важных дел, мне начинало казаться, что они обваливаются на меня одновременно. Это особенно проявлялось в начале каждого месяца. В этот период (помимо рутинной работы) необходимо было сдать отчеты в бухгалтерию, рассортировать все документы по папкам, заказать комплектующие, написать 1-2 статьи, созвониться и сделать сверку с поставщиками…
Первая реакция была — взяться за все разом и делать все параллельно. Час на отчет — не доделывала, переключалась на звонки поставщикам. Не закончив разбираться с поставщиками, выкладывала кипу документов на стол, проверяла, рассортировывала и подшивала. Еще не все документы пристроены, уже бежала на склад, узнать, что там происходит. Вернувшись сверяла остатки по складу в программе и формировала потребности в виде заявки. И так по кругу, в несколько заходов. Я была уверена, что рабочая ситуация требовала от меня именно такого подхода. Но все получалось, как говорится, «на день позже и на рубль меньше».
Наблюдая за другими, заметила, что и у них практически та же история. Лишь некоторые коллеги могли концентрироваться на одном деле и, не обращая ни на кого внимания, упорно работать над ним.
Берясь за все одновременно, в конечном счете я растрачивала свою энергию, время и другие ресурсы на каждое из своих неотложных дел, и не достигала конечных результатов ни в одном из них. В конце концов, решение задач в нескольких разных точках сравнимо с топтанием на месте, а иногда и равносильно поражению.
Определив подобную закономерность, я задалась вопросом: «А что произойдет, если я сосредоточу все время и рабочий запал только на одной задаче?». Буду говорить «нет», людям, которые меня отвлекают, не помогать с решением их проблем, не вступать в разговоры. Откровенно говорить руководителям, что занята, откладывать в сторону легкие, но неважные дела.
Ответ заключается в том, что этот метод позволил мне достичь решения проблемы. Как только я достигаю первой цели или выполняю именно одну задачу, я с удовольствием перехожу к следующей. Это как эффект домино: с каждой решенной задачей следующая становится легче.
Что помогает мне распределить последовательность действий, это мои быстрые вопросы самой себе:
Что самое важное?
Что самое емкое по времени? (Делаю в последнюю очередь).
Что самое неотложное и от меня зависит работа других членов коллектива?
За что я «получу по шапке» сильнее всего?
Определяю, какое у меня самое важное «сражение». Откладываю в сторону все остальное, и начинаю именно с него. Главным принципом является бросить в атаку все мои ресурсы и доделать одно дело в сжатые сроки. Выиграв первое и, по важности, главное сражение, с остальным я справляюсь легко. Появляется мотивация и уверенность, набирается темп. Остальные задачи решаю по такому же принципу: концентрируюсь только на одной из них и ни на чем другом.
И, знаете, какая может быть производительность и результативность? О-го-го!
Удачи.
Юлия Демидова ⛱
Подпишитесь, друзья. Впереди много интересного.