В Трудовой кодекс внесли изменения, и с 2022 года работодатели смогут вести кадровый документооборот в электронном виде. В статье рассказываем о плюсах и минусах КЭДО и что нужно сделать, чтобы его внедрить.
Что изменили в Трудовом кодексе
Добавили три статьи, которые дают возможность все документы, связанные с трудовыми отношениями, создавать, подписывать, использовать и хранить в электронном виде:
Статья 22_1. Электронный документооборот в сфере трудовых отношений.
Статья 22_2. Порядок введения электронного документооборота и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот.
Статья 22_3. Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота.
И для работодателя, и для работника это право, а не обязанность. Работодатель может не внедрять КЭДО, а работник может отказаться, даже если работодатель его внедрил.
Не все документы можно перевести в электронный вид. Строго на бумаге должны остаться:
- трудовые книжки;
- акты о несчастном случае на производстве;
- приказы (распоряжения) об увольнении;
- документы, подтверждающие прохождение инструктажа по охране труда.
Как будет работать кадровый электронный документооборот
Работодатель создаёт документ в электронной форме, подписывает электронной подписью и выгружает в систему. Сотрудник в своем личном кабинете читает документ и подписывает. Таким же образом сотрудник может отправить заявление работодателю, например, о выдаче справки о доходах, и получить документ в электронном виде в своем личном кабинете.
Электронный документооборот разрешено применять не только с сотрудниками, но и с соискателями при приеме на работу.
Где вести кадровый электронный документооборот
КЭДО можно вести на платформе «Работа в России» или в другой системе. Платформа «Работа в России» будет доступна для использования с 1 сентября 2022 года. Доступ через портал Госуслуги. Это бесплатно и для организации, и для работников. Возможный минус в том, что государственные органы получат доступ ко всем загружаемым на портал документам. Порядок работы с системой пока не разработан.
У организаций есть право использовать любую собственную разработку или другую коммерческую систему. В этом случае нужно будет потратиться на её создание или покупку.
Какая электронная подпись нужна для КЭДО
Это зависит от вида документа и от того, где ведётся КЭДО.
Если работодатель использует коммерческое решение, ему для подписи документов потребуется усиленная квалифицированная или неквалифицированная подпись. Работник при этом может использовать простую или усиленную подпись.
Но некоторые документы в коммерческой системе КЭДО работодатель сможет подписать только усиленной квалифицированной подписью, а работник — любой усиленной:
- трудовой договор и изменения к нему;
- договор о материальной ответственности и изменения к нему;
- ученический договор и изменения к нему;
- договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы и изменения к нему;
- приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания и уведомление о нём;
- уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора;
- согласие на перевод;
- заявление об увольнении и его отзыв.
На платформе «Работа в России» для любых документов работнику доступны все варианты подписей, в том числе простая подпись. Её можно получить бесплатно через портал «Госуслуги». Организации при работе на платформе со всеми документами могут использовать любую квалифицированную подпись.
Плюсы и минусы кадрового электронного документооборота
Плюсы:
- Кадровые процедуры будут проходить легче и быстрее. Для приёма на работу или увольнения не придётся приезжать в офис или отправлять документы по почте или с курьером. Это особенно удобно для тех, кто практикует удалёнку.
- Можно быстро найти нужный документ или восстановить его копию. Если будет проверка или запрос от контролирующих организаций, вы оперативнее подготовите ответ на запрос.
- Будет меньше трат на бумагу, канцтовары и содержание бумажного архива.
Минусы:
- Нужно будет потратиться на создание или покупку ПО, оформление электронных подписей для фирмы и работников.
- Если хотя бы часть сотрудников не захочет переходить на КЭДО, придётся вести как электронный документооборот, так и привычный бумажный.
Как перейти на КЭДО
Если вы решили перейти на КЭДО, нужно создать внутренний регламент с описанием порядка работы с системой. Можно разделить регламент на две части: порядок перехода и порядок ведения кадрового электронного документооборота. Ключевые моменты, которые нужно описать:
- ответственное лицо,
- выбранная система,
- дата начала работы в системе,
- порядок доступа к системе,
- сроки уведомления сотрудников и форма уведомления,
- сроки для ответа и ознакомления с документами,
- перечень документов, в отношении которых применяется электронная форма,
- категории сотрудников, в отношении которых вводится электронный документооборот,
- порядок проведения инструктажа,
- порядок взаимодействия с профсоюзом,
- сроки хранения документов,
- сроки передачи в архив.
Ознакомьте всех сотрудников с этим положением, направьте им уведомление о переходе на КЭДО и получите ответное согласие или отказ. Отказавшиеся сотрудники при желании смогут присоединиться к КЭДО позже. Те, кто согласился сразу, наоборот, уже не смогут вернуться к документам на бумаге.
Если работник не написал ни согласие, ни отказ, его документы остаются в бумажной форме.
Получать согласие нужно только от работников, у которых уже есть трудовой стаж. Если устраивается на работу сотрудник, у которого по состоянию на 31 декабря 2021 года не было трудового стажа, получать у него согласие не нужно. Он автоматически переводится на КЭДО, если работодатель его применяет.
С сотрудниками, которые согласились на электронный документооборот, нужно провести инструктаж по работе с системой и оформить для них электронные цифровые подписи за счёт работодателя.
Электронные кадровые документы нужно хранить и передавать в архив. Сроки хранения электронных документов такие же, как и у бумажных. Для передачи документов в архив нужны единые требования к формату и составу документов. Их введут в действие с 1 марта 2023 года.
Если ваша организация была участником эксперимента по использованию кадровых электронных документов и приняла решение оставить КЭДО, завершить переход нужно до 1 июля 2022 года.
Сроки внедрения кадрового электронного документооборота
Контрольные точки перехода на электронное взаимодействие с сотрудниками:
- С 22 ноября 2021 года организации по желанию могут перейти на КЭДО.
- С 1 сентября 2022 года можно будет использовать платформу «Работа в России».
- С 1 марта 2023 года будут доступны единые требования к составу и форматам электронных документов (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 22.11.2021 № 377-ФЗ).
- До 31 декабря 2023 года государство планирует решить все переходные моменты и полностью реализовать систему КЭДО на платформе «Работа в России» (распоряжение Правительства от 06.11.2021 № 3144-р).
Что нужно знать о кадровом электронном документообороте
- Пока это добровольно и для работодателей, и для сотрудников.
- Вести КЭДО можно в коммерческой системе или на платформе «Работа в России».
- Электронные подписи на сотрудников для КЭДО работодатель должен оформить за свой счёт.
- Есть документы, которые должны остаться строго на бумаге.
- Вид электронной подписи для кадровых документов зависит от вида документа и от площадки, на которой ведётся КЭДО.
- Чтобы перейти на кадровый документооборот, нужно определиться с площадкой, составить положение, уведомить сотрудников и получить их согласие.
КЭДО уже доступен в аутсорсинге «Моё дело Бухобслуживание». При приобретении тарифов на бухгалтерское обслуживание с услугой КЭДО мы настроим и будем поддерживать систему КЭДО, выпустим электронные подписи вашим сотрудникам, поможем с подготовкой локальных нормативных актов, и обучением сотрудников работе в системе. А ведение кадрового учета уже входит в базовый тариф нашего аутсорсинга.