За год я написал больше 400 инструкций, 100 из них выкинул и еще 160 переписал заново. Поделюсь выводами и опытом, чтобы вероятно сберечь ваше время и нервы.
Когда я писал регламенты?
Ситуация сложилась так, что хаус в компании и моя тотальная погруженность в операционку стали естественным состоянием. Задачи решались по принципу важности, а так как локальные пожары в малом бизнесе происходят постоянно – второстепенные задачи, типа "развития", наглухо заколачивались в кладовку под шильдой "до востребования".
"Нет времени писать регламенты" – самая частая отговорка. Скорее накал вашей нервной системы не давал мотивации писать ночью. Именно так я и делал. Когда в 18:00 уходили все сотрудники, до 21:00 я доделывал важные дела, а с 21:00 до 00:00 я писал регламенты. Играет: "На часах Ноль-Ноль..."
Что писать в регламентах?
Как уже помним пишу я по ночам. В течении загруженного рабочего дня я аккуратно отлавливал и вносил в заметки всё то, что меня не устраивало в работе компании: Вася отгрузил без накладных пообещав потом подписать, Маша отправила задачу в чат не обозначив ответственного, у Пети ДР он начал угощать тортов во время работы, клиент жаловался что упаковка не удобная и тд.
Замечу, я не бежал к сотруднику со слюной во рту и замечаниями как нужно делать, а спокойно записывал, что нужно исправить.
Добавлю правило. Если за день собиралось более 10 таких ситуаций – я переставал их добавлять. Иначе есть шанс перегрузить себя работой и ничего не сделать. А если не записанная ситуация не повториться – значит ее и не нужно было писать.
Принципы создания регламента?
За время экспериментов с регламентами я вывел для себя простые принципы создания создания:
- Описываю только те ситуации(нарушения, отклонения) которые произошли не в будущем, не в прошлом, а сегодня. .
- Пишу о том, где мы реально теряем деньги, репутацию, мои нервы, скорость производства, брак. Всё то что лично я считаю неправильным.
- Никаких талмудов. Каждая инструкции не более листа А4. Если выходит за А4, скорее всего можно разделить вопрос на два разных документа.
- Никаких терминов. Только простоя понятный людям язык. Так, чтобы каждый понял, чего я жду.
Выводы
Не буду растягивать резину и сразу опишу результат – регламенты мне помогли навести порядок. Создать систему обучения новых и текущих сотрудников. Разделить и описать функции между сотрудниками, кто за что отвечает. А главное – освободить моё личное время от повторяющихся вопросов сотрудников. Каждый может сам найти ответ в корпоративной базе знаний.
Все знания я упаковал в курс по регламентам, чтобы каждый мог сэкономить минимум год на экспериментах.
Если есть вопросы – пишите в комментариях, по мере возможности буду отвечать.
Желаю всем успехов и порядка в бизнесе)
#бизнес #управление #база знаний #владелец бизнеса #найм сотрудников