Иногда каждый из нас сталкивается с необходимостью написать официальный документ. Это неминуемо даже если вы не работаете в государственных органах.
Это может быть заявление в администрацию, переписка с организациями коммунального хозяйства или же, например, документы в суд.
В этой статье я приведу некоторые правила, которые помогут сделать ваш текст правильным, "дорогим" и заслуживающим внимания.
Правило № 1
Избегайте сложных конструкций в предложениях. Предложение должно быть коротким, ясным, не вызывать двойственного толкования. Всегда думайте, можно ли разбить то или иное предложение на более мелкие и как это скажется на смысловой оценке.
Таким образом, старайтесь, расставлять в тексте больше ".", меньше ",", ";", ":" и др.
Неверно: "Данное сообщение не было возможно направить в срок, так как лицо, ответственное за его отправку находилось на больничном, что подтверждается больничным листом".
Верно: "По причине болезни ответственного лица, направить данное сообщение в срок не представлялось возможным. Нетрудоспособность ответственного лица подтверждается больничным листом".
Правило № 2
В официальных документах недопустим эмоциональный окрас.
Избегается словесных конструкций, которые выдают ваше неравнодушие по отношению к проблеме или адресату. Особенно недопустимо употребление ругательных и бранных слов.
С этим же правило логично упомянуть, что в официальных документах не допустимо употребление знаков "!" и "?".
Это могут быть такие конструкции, как "как вы могли", "это полное безобразие", "что же мне теперь делать" и многие другие.
Правило № 3
Избегайте просторечий (грамматически и стилистически неверные разговорные слова).
Употребление таких слов указывает на ваше пренебрежительное отношение к тексту.
Примеры:
Не "обалденный", а, например, "хороший", "восхитительный".
Не "инспекторша", а "инспектор".
Не "башлять", а "платить".
Если вы не знаете, какое значение имеет то или иное слово, то нужно обязательно это уточнить. Особенно осторожно нужно использовать юридические термины, если вы доподлинно не знаете их смысла.
Правило № 4
Избегайте неправильного порядка слов в предложении.
Более приемлемая расстановка частей речи: подлежащее, сказуемое, обстоятельство и иные.
Примеры:
Неверно: "23.04.2021, чтобы взять справку об отсутствии судимости, он обратился в ОМВД".
Верно: "Он обратился в ОМВД 23.04.2021 за справкой об отсутствии судимости".
Неверно: "Уволился мой муж в числе последних".
Верно: "Мой муж уволился в числе последних".
Правило № 5
Правило № 5 касается использования в официальных документах цифр и разбивается на несколько более мелких правил.
5.1. Нельзя начинать либо заканчивать предложение цифрами. Это усложняет для читателя восприятие начала и окончания предложения.
5.2. При использовании в предложении нескольких чисел, не стоит писать их подряд.
5.3. Недопустим перенос на другую строку чисел с единым смысловым содержанием (дат, денежных сумм, номеров документов). Также недопустим перенос на другую строку от числа слова, которым определяется (например, 15 000 рублей, 150 кг и др.)
В заключение, хотелось бы отметить, что отход от правил № 1,3 и 4 может быть допустим, если по вашему мнению, того требуют цели документа. Самое важное, это чтобы вы смоги с достаточной ясностью донести до адресата вашу мысль.
Используя данные правила, не забывайте о банальных правилах орфографии и пунктуации. Несоблюдение любых правил письма формирует у адресата отрицательное отношение к автору.
С уважением, Арсений Виноградов!