Доделать отчет, провести совещание, внести правки в проект, отправить коммерческое предложение, записаться к врачу, забрать ребенка из садика/секции, не забыть зайти в магазин за продуктами, приготовить ужин и еще немного поработать вечером перед сном (дедлайны горят!). Такое обилие дел со временем приводит к стрессу и тревоге, выгоранию и даже депрессии. Возможно, настал момент замедлиться и пересмотреть свой подход к планированию? Финтолк опросил успешных руководителей + предпринимателей и собрал 10 приемов тайм-менеджмента для эффективной работы.
Принципы тайм-менеджмента
Под тайм-менеджментом понимают техники и методы управления временем, которые помогают планировать и экономить ресурсы. Чем больше из желаемого мы успеваем достичь за день, тем лучше себя ощущаем. Но когда дел становится слишком много, контроль теряется. От чувства собственной неэффективности начинаются переработки, но результативность только снижается — получается замкнутый круг.
Руководитель коммуникационного агентства MassEffect Agency Наталья Дыбина говорит, что часть ресурсов при аврале мы тратим как раз на беспокойство по поводу того, что дел слишком много: «Время отнимают переживания на тему того, что ничего не успеваешь и все горит. Огромное количество сил, которые можно было пустить на решение вопросов, съедается этим беспокойством».
Эксперт поделилась принципами, которые использует в своей работе:
- Остановиться. «Чтобы начать все успевать и спокойно входить в рабочий режим, стоит остановиться. Да, это звучит странно, но это первый шаг к тому, чтобы действительно начать успевать хоть что-то и не сходить с ума от гонки с самим собой».
- Не смотреть на других. «Всегда найдутся те, кто уже в начале недели сделал сто дел и начал покорять все горы мира одновременно. Если кто-то так может, это не значит, что так можете вы. И совершенно точно не значит, что именно вам подходит такой формат. Поэтому чтение советов о том, как сделать 100 дел, будет, скорее, раздражать, чем мотивировать».
Давайте откровенно: если вы не сделаете 100 дел именно сегодня, то, скорее всего, никто не умрет. Более того, велика вероятность, что никто даже не заметит, что вы еще не в рабочем ритме. Поберегите себя.
- Вывести эмоции за рамки. «Зачем вы делаете то или иное действие именно сегодня? Оно точно нужно именно сегодня? Или же это внутренняя белка в колесе говорит, что надо бежать быстрее? Если ответа на вопрос нет, то это признак работы ради работы. Если нет сил, значит, стоит делать только то, что действительно необходимо. Иначе есть риск отправиться на больничный».
- Отпустить контроль. «Понять, что чем больше контроля, тем меньше контроля. Попытка контролировать сразу все и успеть сразу везде приведет только к потере того самого контроля хоть над чем-то. Успеть сделать все дела на год вперед за один день и сохранить здоровую психику невозможно».
Лучшие приемы тайм-менеджмента
Матрица Эйзенхауэра Классический инструмент тайм-менеджмента, который помогает расставить приоритеты. Матрицу, считается, создал президент США Дуайт Эйзенхауэр еще в середине ХХ века. По Эйзенхауэру, все задачи делятся в зависимости от срочности и важности:
Другие эксперты Финтолка оказались не столь категоричны по отношению к неважным и несрочным делам.
«Несрочные и неважные задачи — это убийцы времени, но их тоже нужно научиться использовать, — говорит совладелец бизнеса по продажам на маркетплейсах Юрий Ялов. — Они помогают переключиться, перезагрузиться и расслабиться. Мозг отдыхает, и продуктивность повышается. Люди, которые смотрят короткие части сериала периодически, более продуктивны, так как короткие перерывы позволяют отдохнуть, а еще заставляют стремиться быстрее закончить работу, чтобы посмотреть следующую серию».
Планировать не только сами дела, но и время на их выполнение
Эксперты советуют записывать задачи на день и указывать, в течение какого промежутка времени каждую нужно выполнить. Четкий план перед глазами даст ясную картину того, как лучше распределить время. Когда мы пишем что-то от руки, мозг лучше запоминает информацию.
«Недостаточно просто запланировать свой день, записав в список 10 дел, — считает Александр Згода. — Важно рядом с каждой задачей указать четкие сроки, за которые она должна быть выполнена. Например, с 9:00 до 11:00 — написание чернового варианта статьи, с 10:15 до 12:00 — подготовка презентации, с 12:45 до 13:00 — летучка. Так вы сможете держать ритм и будете знать, что лучше не задерживаться на обеде, потому что в ровно в 14:00 вас ждет важная задача».
Сайт Финтолк - финансовые лайфхаки, ответы на сложные вопросы, эксперименты