Повышаем личную эффективность научными методами. Часть 1

Личная эффективность – это умение быстро и эффективно достигать поставленные цели и выполнять задачи, используя при этом минимальные ресурсы. Она помогает нам быть продуктивнее, энергичнее, быстрее. Успевать больше, мыслить более ясно, реагировать оперативнее.

Из чего состоит личная эффективность?

Если применить системный подход, то можно выделить 4 блока эффективности:

• планирование,
• управление временем,
• энергия для реализации,
• мотивация.

Каждому из перечисленных выше пунктов можно научиться и реализовать их на практике. Вот некоторые правила и принципы, как к этому прийти.

Эффективное Планирование.

1. Адекватно оцениваем и выделяем время на задачи. То есть максимально реалистично считаем время, которое потребуется для выполнения каждой запланированной задачи и бронируем его в ежедневнике. Это позволяет не планировать больше задач, чем возможно физически реализовать.
2. Сочетаем все, что можно сочетать. Рутинные задачи обычно можно сгруппировать таким образом, чтобы в одно время делать несколько. Для этого в таблице рутинных дел проанализируйте, что вы делаете с одинаковой периодичностью. Или что можно совместить. Можно прочитать и ответить на сообщения, пока вы находитесь в дороге. Таких сочетаний может быть множество.
3. Фокусируемся. Не отвлекаемся на внешние факторы. Создаем себе условия для того, чтобы сосредоточиться на нужной задаче. Или пользуемся техникой Pomodoro (таймер или приложения Forest, Pomotodo делают процесс веселее). Так вы сделаете задачу быстрее, качественнее и сэкономите время и энергию для следующих дел.
4. Подбираем удобный для себя планировщик. На рынке представлен огромный выбор - бумажные разных форматов, электронные, Гугл Календарь, специальные приложения. Можно использовать любой. Мои рекомендации - он должен быть удобным, мобильным и доступным, приятным, эстетичным. Чтобы вам нравилось им пользоваться. Хорошо, если это еженедельник, а не ежедневник. Обзор на всю неделю учит видеть процессы “сверху”, оперативно ими управлять и гибко подходить к изменениям.

Важно, чтобы было поле с привязкой ко времени (например, с 7 до 22 ч) и свободное поле - где вы будете планировать не привязанные ко времени задачи.

Управление временем.

1. Сначала формируем список рутинных дел. Заполнение ежедневника начинается именно с бронирования повседневных, но базовых задач. Они обычно закрывают сферы быта, отношений, здоровья, времени на себя - “провисание” которых всегда фоном отнимает силы, настроение, энергию на движение к цели. Поэтому обеспечиваем себе тыл, закрывая эти сферы.
2. Оставшееся время будем делить на блоки. Это поможет сфокусированности. Я выделяю 3 главных блока. Целевой - выполнение стратегических задач, ведущих к целям. Оперативный - встречи, “тушение пожаров”, срочные и повседневные дела. Ритуалы - обычно это утро/обед или вечер - выделенное время на себя, внедрение развивающих привычек и т.п. Таким образом ваш день обретет структуру и четкость.
3. Оставляем буфер - запасное время между задачами. Это может быть от 15 до 30 минут. Они необходимы для страховки от непредвиденных обстоятельств (пробки, звонки, встреча была дольше, сломался каблук - что угодно). Это поможет минимизировать стрессовые ситуации, связанные с опозданиями, спешкой, выходом за отведенное время.
4. Анализируем и корректируем. Внедряя все рекомендации выше, важно отследить их реалистичное выполнение. Мы не можем на 100% оценить ситуацию, не погрузившись в нее. Поэтому первоначальный план скорее всего потребует корректировки. К этому важно быть готовым. И это нормально. Нужно суметь отследить достаточно ли вы закладываете времени на задачу и скорректировать это.

Продолжим в следующей статье.

Подписывайтесь на мой канал о нейронауках для бизнеса!

Здесь вы найдете много полезных материалов.