Увеличены штрафы за неправильное ведение архива
Новый закон ужесточил наказание за нарушение правил хранения документов. Раньше за «архивные ошибки» компании ответственности не несли, а должностным лицам максимум грозил штраф 500₽. Теперь для сотрудников размер штрафа увеличен в 10 раз. Организациям придется заплатить от 5 000 до 10 000₽.
А как правильно?
Как именно хранить документы, закон не указывает. Компания вправе самостоятельно определить свой порядок. Главное, зафиксировать его во внутренних регламентах.
С бумажными документами всегда проблемы — они занимают место, теряются, сложно отыскать нужный. Надоело? Переходите на электронные документы
Архив в порядке без усилий
Все электронные документы автоматически ложатся в архив по «полочкам» — любой счет, договор, приказ или письмо всегда на своем месте. Найдете за секунды.
Без ручного ввода
Сканируйте или фотографируйте бумажные экземпляры. Программа сама распознает данные, заполнит ими электронную версию документа и прикрепит изображение к ней.
Безопасно: в «облаке» или у себя
Электронные документы защищены от взломов и вирусов. Но если вам спокойнее держать все на своем сервере — скачивайте файлы. А еще вы можете дать удаленный доступ к нужным разделам аудиторам или ФНС, чтобы избавить себя от выездных проверок.