В любой организации может возникнуть ситуация, когда сотрудника необходимо отправить в командировку для выполнения служебного задания в другой город, т.е. вне место постоянной работы.
С этом случае сотруднику компенсируются понесенные им дополнительные расходы, которые связанны с проживанием вне места постоянного жительства, и именуются они суточными (в соответствии со ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
И как правило, все считают, что суточные выплачиваются для того, чтобы ему было на что купить покушать и еще одно важное заблуждение, что размер суточных должен быть одинаковым для всех сотрудников организации.
Но это не так.
А как? Давайте разбираться.
Итак затраты сотрудника на еду, одежду и другие его личные надобности - это только его личные потребности.
Ему организация выплачивает заработную плату и работник дальше сам решает куда и на что он хочет ее потратить.
И если он находится в командировке, то это совсем не значит, что "альма-матер" (предприятие) обязано, чтобы он был всегда накормлен и обеспечивать его едой.
Провести оплату проезда в командировку и назад, услуги по проживанию и другие, документально подтвержденные расходы, которые сопутствуют выполнению работы в командировке, но оплата питание - это не является обязанностью компании.
Тем более, что и план питания у каждого свой. Кто-то вегетарианец и ему достаточно пожевать салатных листов и выпить "Немолоко". А кому-то мало будет кастрюли борща, или перепелов или фаршированной утки на второе, а еще аперитив Французского вина 1984 г.
Оплата суточных предполагает компенсацию таких расходов, которые нельзя учесть заранее и тем более подтвердить.
Суточные - это например оплата такси, чтобы доехать с комфортом по незнакомому городу, это затраты на мобильную связь при обсуждении рабочих вопросов по личному телефону и т.п.
То есть - это те затраты, которые не возникают у сотрудника в месте выполнения своей основной работы, а возникают только в том случае, если сотрудник отправлен в командировку.
Сейчас в РФ нет ограничений по величине суточных (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), но важно помнить, что если командировка проходит на территории страны, то все выплаченные суммы суточных свыше 700 руб., то с суммы превышения увеличивает доход сотрудника, облагаемый НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ), то же самое относится и к командировкам за границу. Но тома облагается НДФЛ сумма, которая превышает 2 500 руб.
Помимо НДФЛ, с суммы превышения нужно начислить и страховые взносы, кроме взносов на травматизм (п. 2 ст. 422 НК РФ).
ВАЖНО!!! Суточные платятся за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.
Если сотрудник может каждый день возвращаться домой, то в этом случае суточные не выплачиваются.
Руководство решает самостоятельно насчет целесообразности возвращения сотрудника из командировки каждый день, учитывая дальность расстояния, насколько удобно транспортное сообщение, какой характер работы, условия его выполнения.
День выезда в командировку считается дата отправления сотрудника на транспортном средстве от места постоянной работы в место командировки (п. 4 Положения).
При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки.
Например, если поезд отправляется 18.01. в 23.59, то сотрудник убыл в командировку 18.01. Если же состав отправляется на 6 минуты позже, то есть в 00.05, то это уже 19 января — и соответственно следующие сутки.
При нахождении станции, пристани или аэропорта за чертой населенного пункта следует учесть время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.
При этом обратите внимание, что под населенным пунктом признается место нахождения организации, а не место жительства сотрудника.
То есть, согласно п. 4 Положения сотрудник (пусть и в три часа ночи) в командировку формально убывает с места постоянной работы, а не из дома. И время, необходимое для того, чтобы добраться до аэропорта, рассчитывается, исходя из маршрута: «Работа — Аэропорт», а не «Дом — Аэропорт».
Важно напомнить сотруднику, что перед посадкой в самолет в аэропорту ему необходимо пройти регистрацию и личный досмотр.
Регистрация, по правилам аэропорта, начинается за 2 часа до вылета, указанного в билете и прекращается за 40 минут до отправления самолета. Пассажиры, опоздавшие на регистрацию или посадку в самолет, к полету не допускаются.
Соответственно, ко времени, необходимому для того, чтобы добраться до аэропорта (а это в среднем час-полтора), необходимо прибавить еще час на прохождение регистрации, досмотра и ожидании объявления о посадке в самолет.
В поезд, автобус же можно сесть и за пять минут до его отправления.
ВАЖНО!!! Если проездные документы отсутствуют, то срок пребывания в командировке может быть подтвержден документами по найму жилого помещения в месте командирования (п. 7 Положения).
Если работник не может предъявить подтверждающие документы о его проживании, то срок пребывания его в командировке он может подтвердить служебной запиской или другим видом документа, от принимающей стороны, подтверждающей что сотрудник был у них фактическом (п. 7 Положения).
Этот документ может быть оформлен в произвольной форме. По факту же он будет дубликатом командировочного удостоверение, которое в настоящее время не является обязательным в соответствии с постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 и не применяется с 08.01.2015 г.
И несмотря на то, что командировочное удостоверение отменено, все же при направлении работника в командировку стоит продолжать применять и выписывать командировочное удостоверение (личное мнение автора). А в качестве образца для его заполнения брать форму Т-10, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
День прибытия из командировки считается в аналогично, то есть по проездному документу, где также указано время пребывания.
Но здесь уже не считается время необходимое, чтобы доехать от аэропорта до места постоянно работы.
Так, если самолет приземляется в 23.59 (по билету), то уже этот день должен считаться последним. А при большой удаче и желании можно попытаться получить справку в аэропорту, что самолет фактически приземлился в 00.10. Тем более, что в последнее время очень много проблем с погодой, и самолет не сразу идет на посадку, а заходит на второй круг.
И за все дни между этими двумя датами сотрудник обязан получить суточные, исходя из той суммы, которая прописана в нормативных документах компании.
ВАЖНО!!! При однодневных командировках внутри РФ суточные не выплачиваются (п. 11 Положения № 749).
Давайте разберем такой вопрос, что размер суточных должен быть одинаков для всех сотрудников, независимо от занимаемой должности, места командировки и пр.
Важно следующее, что он может быть таким, но не должен.
Руководство предприятия может менять размер суточных в зависимости от того в какой регион страны или за рубеж командируется сотрудник. Например, при командировках на Ямал суточные будут выше, чем для тех, кто поедет в Краснодар.
Организация не обязана доказывать налоговой службе и кому-то еще, почему она приняла такое решение и правильно ли это.
Законодательство не запрещает устанавливать размер суточных в зависимости от занимаемой должности. Так суточные генерального директора могут быть выше суточных начальников отделов. А у тех, в свою очередь, быть больше, чем у рядовых работников.
Или, опять таки, наоборот. Самые большие суточные могут быть у тех работников, которые не занимают самые высокие должности, но приносят большую прибыль компании.
Желательно прописать размер суточных в трудовом договоре.
Сохраните себе данную статью, чтобы данная информация всегда была у вас под рукой и не забудьте поделиться этой статьей со своими коллегами. Бухгалтерия и отчетность - должна выть ВЕРНОЙ!
Ваша ВЕРНАЯ БУХГАЛТЕРИЯ
#командировочные
#командировочные расходы
#суточные