Следить за тем как оформлены кадры нужно в любой организации. Неважно только что она открылась или работает давно. Обычно проблемы в этой области незаметны до первого трудового спора. Потом оказывается, что некоторые документы и локально-нормативные акты составлены некорректно или вовсе отсутствуют. Чтобы не попасть под штрафные санкции и негативное внимание трудовой инспекции и других контролирующих органов, надо срочно привести в порядок всю кадровую документацию.
С чего начать
С Устава организации. Необходимо проверить правильно ли оформлен директор. Затем нужно подтвердить, назначил ли руководитель организации ответственного за ведение кадрового документооборота, за оформление трудовых книжек, и того, кто будет подписывать трудовые договоры и прочие кадровые документы.
Следующий этап: проверка кадровых документов
- Необходимо выяснить какие документы есть в организации
- Проверить, все ли они составлены верно и скорректировать при необходимости
- Написать список документов, которые необходимо разработать
Есть минимальный набор документов, обязательный для каждой компании. Проверьте существуют ли в организации и как оформлены штатное расписание и правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, политика и положение о защите персональных данных. Обязательно заведите журнал учета трудовых книжек и приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей. Проконтролируйте, ведется ли в организации табель учета рабочего времени и график отпусков.
Со всеми ЛНА компании, которые имеют отношение к деятельности сотрудника – он должен быть ознакомлен под роспись.
С каждым сотрудником должны быть подписаны:
- трудовой договор
- все дополнительные соглашения в случае изменений
- приказ о приеме на работу, об увольнении или перемещении
- согласие на обработку персональных данных
- согласие на передачу персональных данных
На каждого сотрудника заводится личная карточка по форме Т-2. Трудовая книжка работника, если только он не совместитель, должна храниться в организации.
Электронная трудовая книжка
Еще в прошлом году работодатели меняли локальные нормативные акты, подстраиваясь под новые веяния. На сегодняшний день в каждой компании есть сотрудник, отвечающий за отчеты СЗВ-ТД. Работники в 2020 также в основном определились нужен ли им только цифровой документ. Если так, работодатель отдает на руки бумажный аналог и делает там запись о переходе на ЭТК. Когда заявления нет - компания ведет бумажный вариант. Если в компанию приходит сотрудник с бумажной книжкой – работодатель должен ее принять и оформить. Сотрудник может в будущем подать заявление о переходе на электронный вариант. Имейте в виду, что потом вернуться к бумажной трудовой не получится. Тем же сотрудникам, кто впервые устроился на работу с начала этого года, бумажная трудовая не заводится.
Штатное расписание
Основой для формирования служит форма №Т-3. Жестких требований к составлению нет, можно оптимизировать под нужды организации. Советуем соблюдать точность при внесении должности и квалификации сотрудника. Особенно если профессия связана с получением определенных льгот. Взять корректные формулировки можно в квалификационном справочнике, профстандарте.
Обычно документ обновляют каждый год. Для упрощения этой процедуры можно составить инструкцию с указанием правил обработки изменений, состава ЛНА, на основании которых документ формируется, ответственных и так далее. После подготовки проекта документа, его утверждают приказом. В тексте приказа помимо утверждения штатного расписания, указывают количество штатных единиц и срок введения документа в действие.
Правила внутреннего трудового распорядка
Разрабатываются согласно трудовому законодательству, но с учетом специфики работы предприятия. Если в организации есть профсоюз, то при принятии документа получают письменное согласие этого органа. В правилах укажите порядок приема и увольнения, права, обязанности и ответственность работодателя и сотрудника, режим работы и отдыха, меры поощрения и взыскания работников и так далее. Ознакомьте работника с правилами внутреннего распорядка компании до подписания трудового договора.
Политика в отношении персональных данных
С 1 марта 2021 года каждая организация должна подписывать согласие на обработку персональных данных с любым человеком (от соискателя на должность до клиента), чьи данные она обрабатывает. Форма согласия должна соответствовать требованиям п.4 ст.9 №152-ФЗ. За организацию обработки персональных данных также назначается ответственное лицо. Всем сотрудникам, должность которых предполагает работу с этими данными, необходимо установить полный или ограниченный доступ к ним, в соответствии с локальным нормативным актом.
Табель учета отработанного времени
Унифицированные формы №Т-12 и №Т-13 применять не обязательно, но можно взять за образец, поскольку в этом бланке есть все что нужно для удобства. Составляет и ведет обычно кадровик, подписывает руководитель. Затем табель передается в бухгалтерию для подтверждения правомерности начисления зарплаты и компенсаций.
График отпусков
Помимо того, что работодатель обязан составлять такой документ, он еще и кровно заинтересован в такой информации. Если не планировать уход сотрудников в отпуск заранее, можно сорвать реализацию проектов компании и неправильно провести расчеты с работниками. График утверждают заранее. Обычно как минимум за две недели до нового года. Форму бланка можно разработать самостоятельно, а можно взять за основу унифицированную №Т-7.
Должностная инструкция
Не является обязательным документом, однако она может существенно облегчить жизнь и сотруднику, и работодателю. Специалисты Бридж Групп рекомендуют оформлять такой документ на каждого работника во избежание спорных ситуаций. Цель инструкции просто и понятно очертить каждому работнику круг его задач и функций. Ее отсутствие приводит к невозможности привлечь сотрудника к административной ответственности или сделать выговор за недобросовестное отношение к работе. Не совсем корректно доверять составление инструкции сотруднику отдела кадров, так как он не имеет глубоких знаний об особенности каждой профессии. Лучше всего если, разработка и подписание этого документа будет закреплена за руководителем подразделения. Должностная инструкция оформляется на унифицированном бланке. В противном случае она не будет иметь юридической силы. При составлении можно руководствоваться национальным стандартом ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Положение о коммерческой тайне
Необязательный документ. Инициируется руководителем, если он хочет сохранить секретность в отношении некоторых данных о клиентах, контрагентах, договорах, технологиях, методике работы и так далее. После создания самого положения, издается утверждающий его приказ. Все сотрудники, имеющие доступ к секретным данным, знакомятся с документом под роспись.
Положение об аттестации
Обязательное проведение аттестации в коммерческой организации не закреплено законом и проводится по инициативе работодателя. Строгих требований к содержанию положения у закона нет. Обычно туда включают информацию о том, с какой целью проводится аттестация, кто должен ее проходить, сроки и порядок проведения, состав комиссии. Если руководитель частной компании решает провести аттестацию сотрудников, то должен правильно утвердить положение и ознакомить с ним под роспись работников. Не забудьте также заранее ознакомить всех сотрудников с графиком проведения аттестаций. Если проигнорировать эти условия, любой сотрудник может оспорить результаты аттестации.
Коллективный договор
Регулирует взаимоотношения между работодателем и сотрудниками. Работникам гарантирует дополнительные выгоды и льготы. Работодателю дает возможность учесть в составе расходов компенсации и другие выплаты (ст.255 НК РФ), то есть служит доказательством обоснованности затрат.
Поможем привести в порядок кадровый документооборот
#бридж групп #кадровый учет #работа с кадрами #работа с персоналом #документооборот #советы для бизнеса #закон #аутсорсинг #кадровое делопроизводство