Большинство компаний рано или поздно сталкивается с проблемой построения структуры. ⠀
Когда фирма состоит из 5-15 человек, которые находятся в одном месте, например в офисе, и люди друг друга знают непосредственно, вопросы решаются достаточно легко. Но когда организация растет, а внятной оргструктуры все еще нет, сотрудники:
⛔️ не понимают, с кем и как решать вопросы;
⛔️ не осознают, как идет рост компании;
⛔️ начинают передавать друг другу задачи, которые не относятся к их зоне ответственности;
⛔️ чаще вовлекают руководителя в решение рутинных вопросов.
А владелец задается одним вопросом: почему он то и дело отвечает на глупые вопросы своих подчиненных.
В этой связи первое лицо компании часто решает все и за всех.
На коленке за 10 минут оргструктуру составить, конечно, нельзя. Процесс это большой и значительный. В этой статье я поделюсь 7 принципами разработки организационной структуры, которые помогут избежать наиболее распространенных ошибок.
1. Обозначьте, кто в доме хозяин.
Важно, чтобы персонал понимал, кто стоит во главе компании. Прямо в оргструктуре показывайте отдельными квадратиками
- кто является генеральным директором,
- кто является владельцем бизнеса.
Владельцев может быть и несколько. Нужно, чтобы всей команде было понятно, кто владелец – один человек, группа лиц, либо организация.
2. Определите значения символов.
Важно соблюдать графический принцип построения структуры. Она должна выглядеть как структура, т.е. это квадратики со стрелочками.
Квадратиками должны быть обозначены либо только отделы, либо должности и ФИО людей, которые эти должности занимают. Не должно быть такого, что есть квадратики, обозначающие отделы, и такие же квадратики, обозначающие сотрудников. Не мешайте мух с котлетами.
У стрелочек должны быть направления, а не просто линии без наконечников
Помните, что вы создаете оргструктуру в первую очередь для линейного персонала, а уже потом для себя. Если что-то очевидно для вас, может быть неочевидно для рядового сотрудника отдела.
3. Покажите связи.
Оргструктура показывает связи подчинения, а не связи коммуникации. Вы никогда не покажете ВСЕХ коммуникаций в компании. Но это не означает, что специалист по закупкам не может общаться, например, с главным бухгалтером. Отсутствие стрелочки между ними всего лишь значит, что закупщик главному бухгалтеру НЕ подчиняется.
4. Отобразите ответственных.
Важна реализация принципа единоначалия. У одного блока – один ответственный. Чтобы генеральный директор мог понимать, кто отвечает за конкретный блок.
5. Проставьте грейды.
Должны быть показаны грейды либо уровни персонала. Уровней может быть сколько угодно, но важно, чтобы люди понимали:
- на какой ступеньке в иерархии они находятся,
- на какой ступеньке находится коллега по коммуникации.
Про уровни мышления, их отличия, которые также нужно учитывать при расстановке по грейдам я писал в своей другой статье.
Задача оргструктуры - внести порядок в головы, потому что огромное количество ненужных коммуникаций происходит, когда люди не понимают, кто за что отвечает.
6. Назовите должности единообразно.
Важно чтобы руководители функциональных подразделений или отделов назывались единообразно. Т.е. не должно быть департамента закупок и отдела маркетинга, если это равнозначные подразделения по сути. Они оба должны быть либо департаментами, либо отделами. Единообразные названия упрощают понимание структуры.
7. Подберите точное название должностям.
Вы никогда не назовёте должность человека так, чтобы она предельно полно отражала то, чем он занимается. Тот же менеджер по подбору персонала занимается различными задачами, которые отражены в его должностной инструкции. Но при этом не нужно называть его hr менеджером, это слишком общее название должности. Должность должна максимально просто и понятно говорить всем о том, чем человек занимается, за что именно он отвечает.
Вместо заключения.
Оргструктуру чаще всего заказывает генеральный директор или собственник компании. Но делается она для них в меньшей степени. В больше мере она нужна рядовым сотрудникам. Младшему менеджеру по закупкам в департаменте закупок намного более важно понимать, к кому идти по тому или иному вопросу, нежели генеральному, который может вызвать к себе кого угодно.
Оргструктура создается для всей команды и важно, чтобы у всех был доступ к ней, важно, чтобы она поддерживалась, чтобы все могли к ней обратиться. Хотя если у вас работает 300 человек, то чтобы рассматривать 300 квадратиков – нужно особое рвение.
В таком случае достаточно более упрощённого вида. Хотя бы по грейдам, уровням и департаментам, но оргструктура должна быть доведена до всех.
При этом не нужно путать оргструктуру и штатное расписание, в котором содержатся должности и зарплаты. ШР – больше бухгалтерский документ.
Надеюсь, было полезно!
Еще больше бизнес-тем и живых историй из бизнес-консалтинга можно найти в моем инстаграме.