Электронная почта помогает нам общаться с клиентами, партнерами, поставщиками, сотрудниками и другими причастными людьми.
По работе мы переписываемся с широким кругом людей. Поэтому в переписке лучше придерживаться норм делового общения. Вот, на мой взгляд, самые важные.
1. Стараться отвечать быстро.
Отвечайте на письмо в день его получения. Не можете ответить сразу - сообщите человеку, когда он получит ваш ответ.
Если берете отпуск, то настройти автоответ, в котором укажите ориентировочную дату вашего возвращения на работу, и контакты сотрудника, который вас замещает.
Если увольняетесь, то напишите всем, с кем работали, кто будет теперь вести дела вместо вас.
На моей памяти один раз был такой случай. И то с американцем.
Я написал Эрику письмо с каким-то вопросом или предложением. Он ответил, что больше не работает в этой компании, но еще читает рабочую почту, чтобы не пропустить важные сообщения для компании (в которой он больше не работает!). И что по всем вопросам я могу обращаться к таким-то людям, по таким-то контактам. Здорово было получить такой ответ.
2. Сохранять историю переписки.
Сохраняйте историю переписки при ответе на письмо, чтобы себе же облегчить жизнь, если возникнут спорные вопросы.
Перед отправкой письма проверьте его на предмет ошибок, убедитесь, что указаны нужные получатели.
Добавляйте получателей прямо перед отправкой письма. Так вы убережете себя от случайной отправки "сырых" писем.
3. Тема письма.
Определяйте и указывайте тему письма так, чтобы она была краткой и по существу.
Отвечая на входящее письмо, обязательно сохраняйте тему, указанную отправителем.
4. Обращение к получателю.
Обращайтесь к получателю письма по имени или по имени и отчеству – здесь все зависит от того, как это принято в той или иной компании.
Лишние эмоции, фамильярность, панибратский тон в деловой переписке не благословляются.
5. Пишите только тем, кого это касается.
Не нужно ставить в копию письма всех подряд. Пишите только тем, кого это касается.
Используйте функцию «ответить всем», если во входящем письме отправитель указал несколько получателей.
6. Пишите в рабочее время.
Не нужно рассылать письма среди ночи, демонстрируя ваш ярый "трудоголизм" – не оценят, а то и пальцем у виска покрутят. Пользуйтесь функцией отложенной отправки, чтобы письма уходили в рабочее время.
Вывод.
Помните, что коллеги и деловые партнеры составляют о вас мнение, как о профессионале, в том числе и по вашим письмам. Держите марку.✌
А каких правил в переписке придерживаетесь вы? Напишите, пожалуйста, в комментариях.