Мессенджеры используют в работе, когда речь идет о быстрых и не слишком официальных коммуникациях. В отличие от электронной почты общение через вайбер, ватсап, телеграмм или скайп менее формальное. Чтобы ваши послания в мессенджере не показались собеседнику неуместными или раздражающими, прочитайте правила цифрового этикета, которые мы привели ниже.
Рваные предложения. Деловая переписка должна быть лаконичной и понятной. Чем меньше используем фразы, не несущие смысловой нагрузки, тем лучше. Особенно раздражают отдельные рваные сообщения: «Привет всем!», «Как прошли выходные?», «Надеюсь, готовы приступать к работе!», «У меня есть важный вопрос», «Верю, что каждый из вас сможет проявить себя» и т. д.
Заранее обсудите с коллегами способ связи. Ограничьтесь одним-двумя каналами. Иначе потом не найдете, в каком чате задавали вопрос и где искать отправленный документ.
Лонгриды. Отправлять слишком длинные, основательные и очень серьезные сообщения в мессенджерах тоже не лучшая идея. Можно раздать поручения в чатах, написать отчеты. Но уместнее использовать для такой весомой информации электронную почту — у нее статус выше. Получатели отнесутся к письму ответственнее, чем к сообщению в мессенджерах. Из этого правила есть исключение. Если вы заранее договоритесь работать через скайп, то саботировать поручения сотрудники точно не станут.
Голосовые сообщения. Записывать голосовые сообщения быстрее, чем набирать. Но слушать их дольше, чем пробежать глазами по тексту. Да и возможность такая есть не всегда: нет наушников, слишком много людей вокруг и т. д. Поэтому выбирая между текстовым сообщением и аудио, подумайте, чье время и удобство сейчас в приоритете — ваше или получателя.
Помните также, что голосовое сообщение менее структурировано. В устной речи мы часто используем слова-паразиты, отвлекаемся от темы, замолкаем, обдумывая мысли. Поэтому такой способ связи уместен только с теми, с кем его согласовали заранее.
Если нет возможности набрать сообщение текстом, воспользуйтесь маленькой хитростью - преобразуйте голосовое сообщение в текст. Как это сделать в ватсап, читайте тут>>
Сокращения и уменьшительные формы слов. Если для вас привычно здороваться с коллегами формулой «ДД!» вместо «Добрый день!», помните, что такое не все оценят. Для некоторых людей сокращения вежливых слов — «СПС» вместо «Спасибо» или «Пжст» вместо «Пожалуйста» — выглядят оскорбительно. Мол, я старался, помогал, а мне в ответ даже не удосужились «спасибо» нормально написать, обесценили мою помощь.
Уменьшительные формы — «приветик», «отчетик», «денежки», «договорчик» — выглядят непрофессионально и у многих вызывают раздражение.
Юмор, смайлы, стикеры. Цель деловой переписки — не развеселить собеседника, а обменяться информацией по рабочим вопросам. Поэтому для шуток и мемов лучше создать в мессенджере отдельную группу. При желании коллеги отключат в ней звук уведомлений, чтобы не отвлекаться от дел.
У всех разное чувство юмора, представление о политкорректности и такте. Когда публикуете в рабочей группе шутку, мем или карикатуру, подумайте, не заденут ли они коллег, не станут ли причиной конфликта с коллегами. Обилие картинок и смайликов в деловой переписке тоже неуместно. Хотя время от времени их можно использовать. Например, чтобы разрядить обстановку, придать тексту более человечный и живой характер.
Если прочли послание, не затягивайте с ответом: собеседник подумает, что его игнорируют. Нет времени — напишите, когда сможете ответить.
Автозамена. Перечитывайте сообщения перед отправкой. Иногда автозамена добавляет тексту «перчинку», которую мы не планировали. Хорошо, если получится просто смешно, а не оскорбительно.
Время переписки. Традиционно этикет рекомендует решать деловые вопросы в рамках рабочего дня. Сообщения в мессенджере после 18.00—19.00 оправданы в двух случаях: если есть особые договоренности по этому поводу или если у вас экстренный вопрос, который требует срочного решения. В ситуации форс-мажора логичнее связаться с собеседником по телефону, а не через ватсап. Больше шансов получить ответ сразу, а не ждать, пока адресат увидит сообщение.
Еще больше деловой информации для главбухов и не только узнайте из журнала "Главбух". В первом январском номере скачайте полную таблицу изменений в работе бухгалтера, которые вступили в силу с нового 2022 года.