Работая в онлайне, большую часть общения с командой мы перенесли в мессенджеры. Кажется, строить диалог проще, чем вживую, ведь любое сообщение можно успеть стереть или отредактировать.
Ну а если вы сами не знаете, как написать письмо так, чтобы вас поняли, услышали и правильно отреагировали? Ведь в переписке тоже свои правила, как и в живом общении.
Я Евгения Зеленова — руководитель Школы Удаленных профессий GreenFreelance. Обучила и трудоустроила на удаленную работу более 1500 учеников.
Расскажу о 6 правилах делового общения по переписке, которые помогут вам:
- Настроить диалог со своей командой
- Выделиться среди коллег грамотностью и аккуратностью, чтобы обратить на себя внимание руководства
Соблюдайте структуру сообщения
Не отправляйте никому письмо в таком виде 👇
Такое «полотно» нельзя быстро прочитать и найти главные смыслы. Текст читается тяжело — возникает желание закрыть его и «послать» отправителя… переписать письмо.
Чтобы получатель скорее понял, что вы от него хотите, следуйте правилам:
- Разделите текст на абзацы, желательно с отступами
- Если есть техническая возможность, выделите жирным важные моменты
- Перечисляя пункты, обозначьте их цифрами:
1)...
2)...
- К каждой ссылке добавьте подпись-комментарий
Как вам такой вариант сообщения в Telegram? 👇
Пишите коротко — уважайте время собеседника
Люди получают десятки сообщений в день и не желают тратить время на тексты, перегруженные лишними словами. Уберите из своих писем:
- Вводные слова, штампы и другой «мусор»
- Ненужные подробности
- Повторение одной и той же мысли
Одна из моих настольных книг — «Пиши, сокращай» Максима Ильяхова. Она научила меня писать тексты, насыщенные информацией, без лишних слов и фраз. Рекомендую каждому ее изучить!
Не грубите собеседнику
Даже если ваш коллега-подчиненный постоянно нарушает все дедлайны, а начальство спрашивает с вас.
Лучше настойчиво напомнить о задаче и сроках, чем объясняться с руководителем, когда он предъявит скрин вашей «грубой» переписки, полученной от «обиженного» сотрудника.
А если чувствуете, что вы на грани, и вот-вот вырвется старый добрый русский мат, сделайте так, чтобы об этом никто не узнал. Выпустите пар в воздух, когда рядом никого нет. А лучше вздохните и выдохните — так полезнее для здоровья. Тратить свою энергию на ругань не стоит — к тому же это непрофессионально.
Вкладывайте смысл в сообщение
Неприятно получать короткие и бессмысленные сообщения:
- «Привет»
- «Где слайд?»
- «Готово?» и тому подобное
Непонятно, что имеет в виду отправитель и чего он ждет — моего уточняющего вопроса? Или думает, я сама догадаюсь, о чем он хочет спросить?
Нельзя отправлять письмо, из текста которого непонятно, что вы хотите получить от собеседника. Напишите сообщение насколько возможно подробным, желательно с контекстом.
Пример:
«Привет, Алена. Вчера поставила тебе задачу написать письма рассылки. Ты уже все подготовила или что-то еще осталось? Нужно к 13.00 все успеть».
Старайтесь писать сообщения текстом, а не голосом
Голосовые сообщения — обычная практика среди коллег-удаленщиков. Однако не диктуйте голосовые сообщения своему руководителю, это дурной тон.
Исключения из правила:
- Если начальник сам просит надиктовать ему текст
- Если у вас в коллективе принято так общаться и руководство не против
Помните, что людям часто неудобно слушать ваше сообщение, если они за рулем, в общественном транспорте или в шумном месте.
Выключите «режим зануды»
Да, часто рабочая переписка — сухие сообщения по задачам и это нормально. Однако если вы с коллегой работаете давно, ничто не мешает вам добавить в письмо смайлик, стикер или хотя бы закрытую скобку-улыбку. Это приятно и поднимает настроение обоим собеседникам.
Если понимаете, что с человеком можно общаться без лишней формальности — пишите ему так. В свободное время поговорите с коллегой о чем-то «не по работе» — об отпуске или о хобби.
Работа — важная часть нашего дня и людям приятно, когда они работают с такими же людьми, а не с машинами.
Подведем итоги
Вывод один — уважайте собеседника! Собираясь написать сообщение, подумайте о его времени и упростите ему жизнь. И конечно будьте вежливыми и аккуратными в общении:
- Чтобы коллеги отвечали вам в таком же стиле
- Чтобы руководитель видел — если вы внимательны к людям в переписке, значит и к работе вы подходите с ответственностью
А если вы еще не на удаленке, но задумываетесь о переходе из офиса в онлайн, приходите на бесплатный вебинар «8 самых востребованных профессий на удаленке 2022 года».
На вебинаре я расскажу:
- Какие бывают удаленные профессии и какая подойдет именно вам;
- Как не стать жертвой мошенников, откликаясь на вакансии в интернете;
- Как начать зарабатывать в онлайне;
- Как повысить доход на удаленке и зарабатывать от 50 000 руб. в месяц и многое другое
Заходите на мою страничку в Инстаграм — узнаете больше о переходе на удаленку и Школе Удаленных профессий GreenFreelance.
#удаленка #удаленная работа #полезные советы #деловая переписка #работа в сети #работа в интернете #фриланс #онлайн-обучение #заработок в интернете #онлайн-школа
.