Как оформить использование личного автомобиля в служебных целях и получить компенсацию?

Как оформить использование личного автомобиля в служебных целях и получить компенсацию?

1. Организация использует личный автомобиль работника без заключения с ним договора аренды

При использовании работником личного автомобиля в интересах работодателя и с его согласия или ведома работнику выплачивается компенсация и возмещаются соответствующие расходы, размер которых определяется письменным соглашением между работником и работодателем (дополнительным соглашением к трудовому договору) (ст. 188 ТК РФ).

Размер компенсации самостоятельно определяется договаривающимися сторонами. Однако зачастую работодатель (принимая во внимание свои интересы при налогообложении прибыли) предлагает ежемесячную компенсацию в следующем размере (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92):

· для автомобилей с объемом двигателя до 2 000 куб. см - 1 200 руб.;

· для автомобилей с объемом двигателя более 2 000 куб. см - 1 500 руб.

Для оформления выплаты компенсации работнику необходимо согласовать использование личного автотранспорта в служебных целях с руководством организации и написать соответствующее заявление с приложением необходимых документов (Письмо МНС России от 02.06.2004 N 04-2-06/419@).

Федеральным государственным гражданским служащим, служебная деятельность которых связана с постоянными служебными поездками в соответствии с их должностными обязанностями, ежемесячная компенсация за использование ими личного транспорта в служебных целях выплачивается в размере, не превышающем (п. 4 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 N 563):

· для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2 000 куб. см - 2 400 руб., с объемом двигателя более 2 000 куб. см - 3 000 руб.;

· для мотоциклов - 1 200 руб.

Для получения компенсации и возмещения расходов служащий подает заявление с указанием сведений, для исполнения каких его должностных обязанностей и с какой периодичностью используется им личный транспорт. К заявлению прилагается копия свидетельства о регистрации транспортного средства. При этом возмещение расходов на приобретение ГСМ производится по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.) (п. п. 2, 5 Правил).