Если задуматься над тем, сколько часов в год вы тратите на рабочие встречи, то можете получиться что-то похожее на 1500 часов или больше. Пугающе не правда ли?
На прошлой неделе мы стартовали в сообществе новый формат встреч «Scramble по теме», чтобы в комфортном формате утренних zoom-завтраков делиться опытом по теме месяца. Первая встреча была посвящена тому, как же проводить время деловых встреч максимально эффективно - что уже сейчас делает каждая из нас для того, чтобы встреча была конструктивной и приносила пользу.
По итогу участницы забрали с собой полученные на встрече инсайды, с которыми мы с вами поделимся в этой статье.
Чтобы выстроить правильную хронологию, мы начали с обсуждения вопроса: «Нужно ли готовиться ко встречам и как?». Все участницы единогласно ответили «да». Вот вам список того, что важно не забывать, когда ставите встречу от наших леди:
- Адженда или повестка встречи. То зачем вы ее собрали и что вы хотите решить. Этот шаг всегда очень хочется пропустить, ведь на него нужно потратить время, но зачастую это самая важная деталь любой встречи. Опустив ее, вы рискуете потратить больше половины времени на то, чтобы объяснить участникам повестку. И по итогу понять, что для решения вопроса, участники должны быть другими.
- Проанализированный список участников. Важно предварительно убедиться в том, что на встречу придут нужные люди. Например, если вам нужно, чтобы на встрече было принято какое-то решение, то важно убедиться, что на ней есть участники, которые могут это сделать.
- Материалы по теме. Чтобы встреча была более конструктивной, нужно заранее погрузить участников в контекст.
- Определить для себя цель. Не стоит создавать встречу, если вы не понимаете, к какому результату вы хотите прийти.
Конечно же хорошо придерживаться данных правил всегда, но все зависит от состава и погружённости участников. Если вы создали встречу, в которой каждый участник уже в контексте, то некоторые пункты можно опустить.
Если вы не организатор, а участник встречи, то все равно потратьте время и проверьте данные пункты. Если например, во встрече отсутствует адженда и вы не знаете зачем вас пригласили, то стоит уточнить эти вопросы у организатора. Не пренебрегайте этим правилом, ведь лучше потратить 5 минут до встречи и принять осознанное решение, чем тратить своё время впустую.
Следующий животрепещущий вопрос - «Что делать, если час не получается прийти к решению и встреча зашла в тупик?».
Давайте начнем с того, почему такое может произойти. И уже на основе причин делать выводы:
- Участники не слушают друг друга и каждый тянет одеяло на себя. Чтобы этого избежать, стоит по возможности сделать подготовительную работу и предварительно поговорить с каждым участником встречи. Это поможет вам однозначно понять настрой человека, его готовность участвовать и принимать командное решение.
- Людей на встрече слишком много. Иногда это приводит к тому, что встреча становится формальной. Ответственность размывается между людьми, участники начинают выбирать слова, боятся сказать лишнее или проявить инициативу и многое другое. Поэтому если ваша повестка позволяет, то стоит ограничить список участников. Представьте, что за каждого участника встречи вам придется заплатить, скольких людей вы решите оставить? :)
- Эмоции берут верх. Если вы видите, что кто-то воспринимает тему слишком эмоционально: повышает голос, не дает сказать другим, делает неконструктивные замечания и тд. То стоит закончить встречу и вернуться к теме позднее.
- У всех участников было разное понимание повестки/целей встречи. Да, написать адженду очень важно, но также важно озвучить повестку в самом начале. Текст люди могут воспринять по-разному, поэтому потратьте время и в начале расскажите про то с какой точки (as-is) вы начинаете общение и в какую точку (to-be) по итогу вы хотите прийти.
- Тайминг. Предположим, что за время встречи, вам нужно решить несколько вопросов. Но на самый первый из них вы потратили практически все время и на остальные вопросы его просто не осталось. Поэтому важно определить в самом начале встречи модератора, который будет следить за таймингом. Если вы понимаете, что один из вопросов требует большего времени, и его решение можно отложить, то стоит вынести обсуждение этой темы на отдельную встречу и перейти к следующему вопросу. И помните, встречи бывают разные и где-то важнее придерживаться тайминга (например, на регулярных синхронизациях с командой) и все доп вопросы выносить на отдельные обсуждения, а иногда важнее придумать решение. И если за выделенное время, вы не смогли этого сделать, это не значит, что встреча прошла в пустую. Важно суметь сделать выводы, записать и отправить всем участникам открытые вопросы и назначить следующую встречу.
Как готовиться и на что обращать внимание во время встречи мы уже обсудили. И осталось понять, как подводить итоги и назначать ответственных.
- В самом начале встречи выделите человека, который будет конспектировать происходящее, подводить мини итоги, фиксировать договоренности.
- Дайте возможность людям проявить инициативу на встрече. Если по итогу вы выявили ряд задач, которые необходимо сделать, то дайте возможность участникам самим вызваться и взять на себя ответственно за выполнение. По статистики, в этом случае вероятность того, что человек сделает задачу, выше, чем если бы задачу на него назначили.
- Если инициативу никто не проявляет, то стоит указать исполнителей, согласно их компетенциям/должностям. Когда на встрече времени для этого уже недостаточно, напишите про это в письме с итогами.
- Если люди не хотят брать на себя ответственность, то стоит обсудить причины происходящего с каждым из них в отдельности. А если и это не помогает понять причины, то обратитесь к их руководству. Возможно, дело в том, что у человека много задач и он физически не может взять новую, а возможно он недостаточно мотивирован и тогда это задача его руководителя.
- Постарайтесь оставить время на встрече на то, чтобы подвести итоги вслух и выслушать комментарии. Если этого времени нет, то не забудь отправить итоги всем участникам.
И леди, любая встреча - это не только ваше личное время, но и время других участников, поэтому важно уважать друг друга и не опаздывать на встречи, не отвлекаться на сообщения в мессенджерах, не перебивать других и не боятся задать себе вопрос «зачем я здесь?». И если вы понимаете, что на встрече будут люди, которые обычно не придерживаются данных правил, то стоит озвучить их в начале и попросить людей об уважении. Ведь это ваше общее время и лучше провести его с пользой.
Конечно, за час обсудить все по настолько обширной теме, как фасилитация, просто невозможно. Следующий «Scramble по теме: фасилитация» пройдет 8 февраля в 8:30 утра!
Регистрируйтесь и присоединяйтесь: https://forms.gle/BkWq3skoNFBNPyJM6