Начало года, по традиции, - это период стратегирования в нашей компании. Коллективным умом мы корректируем направления развития с учётом новых возможностей и вызовов. И нередко основной таких изменений выступают разнообразные идеи сотрудников. Как же не потерять всё ценное, рождающееся в головах? Поговорим об этом сегодня здесь. С вами Константин Никитин, поехали.
Откуда берутся изменения
Большинство изменений в большинстве компаний запускаются лидерами, руководителями, топ-менеджментом и т.п. При росте команды это приводит к тому, что скорость появления этих идей, их проработка, запуск и донесение до сотрудника замедляется в разы. Кроме того, со временем генераторы идей выдыхаются – ведь невозможно быть глубоко погруженным во все вопросы. А большое количество идей применимы именно на местах, где сотрудники могут почувствовать эффект здесь и сейчас.
Поэтому чем крупнее команда, тем важнее прислушиваться к идеям «снизу». Сотрудники действительно лучше знают, как сделать свою работу лучше. Знать - знают, но не меняют. Причин тому несколько:
- Отсутствие открытого информационного поля. Когда сотрудник не знает, что и где происходит, он в вакууме, поэтому боится, что его идея будет неуместна, глупа или даже вредна.
- Ничего не меняется. Пару раз предложил изменения, но ничего не пошло в работу – всё, инициативы больше не будет.
- Инициатива - … (что-то делает) инициатора. Если предложил идею – иди сам и реализуй. Это не самое страшное препятствие, более того часть сотрудников даже не против самим взяться за реализацию, но им нужна поддержка и похвала. Поэтому основной бич – отсутствие поддерживающей обратной связи.
- «Мне за это не платят», «У нас не принято выделяться», «А что обо мне подумают другие», «Я не знаю как свою идею показать и кому», «Начальник умный, я дурак» и другие подобные фразы – это симптомы корпоративной культуры. Если в вашей культуре есть сильное расслоение, то продолжайте генерировать идеи сами, не ждите их от сотрудников.
Где брать идеи
Допустим, удастся полечить эти причины. Где же рождаются идеи и как их не потерять?
Путь 1. На специальных мозговых штурмах – мероприятиях, на которых основная задача «генерировать» идеи. Как правило, их проводят специалисты-фасилитаторы, которые через различные упражнения и специальные механики включают правое полушарие команды, настраивают на нужный лад и вытаскивают все идеи из голов сотрудников.
Ценность таких мероприятий в:
- фокусировке (все заняты именно созиданием),
- отлаженной методологии (фасилитаторы имеют чёткий алгоритм и опыт, который даёт результат),
- синергии (коллективный ум созидает лучше, чем индивидуальный).
Все результаты мозговых штурмов оцифровываются и берутся в проработку. Заряженные на таких встречах сотрудники охотнее подписываются под реализацию. Минусы таких мероприятий – их не провести часто, это ресурсоёмко, и поток идей не постоянен. Большой ошибкой будет проведение таких мероприятий только среди топ-менеджмента.
Путь 2. Инсайты отдельных сотрудников. Во время прогулок, физической нагрузки, просмотра фильмов, чтения книг, сна или подготовки к нему и даже ежедневной рутинной работы бывает рождаются интересные идеи. Как правило, они носят мгновенный характер, вспышка. Такие идеи слабо проработаны (в отличие от Пути 1), но вызывают прилив энергии и энтузиазма у автора.
Прежде всего важно их не потерять и успеть перенести на бумагу (а лучше в софт) максимум информации из головы и дать идее «отлежаться». Если через пару дней идея не кажется бредом, то можно смело брать её в проработку. Тут нужен инструмент быстрой фиксации базовых атрибутов идеи – по сути, достаточно просто неструктурированного текста (с возможностью ограничить видимость идеи для других людей).
Путь 3. Состояние потока во время внешних мероприятий. Часто идеи рождаются из насмотренности – во время участия в форумах, выставках, экскурсий в другие компании, разговора с внешними экспертами и т.п. Такие идеи носят ассоциативную природу, когда мысль рождается из сравнения своей ситуации с чужой. «У них вот так, а у нас вот так, но у них кажется круче». Для фиксации таких идей важно иметь возможность не только текст записать, но и сделать фотографии или снять видео. Отлёживаться таким идеям не обязательно, так как эффект от их реализации уже перед глазами - на примере других компаний. Такие идеи не обязательно брать в проработку, они могут носить характер коллекции «лучших практик».
Путь 4. Идеи во время регулярных внутренних мероприятий. Тут речь про рутинные внутренние встречи, на которых нет задачи генерировать идеи (совещания, планёрки, дейли и так далее). Как правило, идеи на таких встречах рождаются как побочные продукты при обсуждении конкретного вопроса. И такие ситуации требуют внимательного модерирования (фасилитации). Если дать волю обсуждению внезапно возникшей идеи, то большой риск выбиться из запланированной программы, тайминга и уйти в сторону от первоначального вопроса. Если, наоборот, резко оборвать такую идею (фразой: «это не имеет отношения к обсуждаемому вопросу, не отвлекайте»), то это приводит к демотивации автора и возможной потере классной полезной идеи.
Такие идеи необходимо «припарковывать». Алгоритм примерно следующий: модератор встречи даёт возможность автору идеи закончить мысль и уточняет, относится ли это напрямую к обсуждаемому вопросу. Если не относится, то благодарит за инициативу («Кажется, это хорошая идея и она может быть полезна нашей команде»), просит зафиксировать эту мысль в протоколе в отдельном разделе и мягко возвращает к обсуждению первоначального вопроса (фразой «чтобы нам не выбиться из логики, давайте обязательно сохраним эту мысль и у нас всегда будет возможность вернуться к ней»). Таким образом, и идея не теряется, и человек не демотивирован, и встреча не сорвана.
Что делать с этими идеями
Каждый из описанных путей – это целый кладезь улучшений и новых талантов внутри команды. Запуская банк идей, важно работать по всем направлениям – и с корпоративной культурой, и с насмотренностью, и с культурой коммуникаций на ваших совещаниях, и с информационным полем. Без этих изменений сотрудники не рискнут предлагать и брать на себя ответственность. Вместе с тем, на старте имеет смысл сосредоточиться на простоте и скорости добавления новых идей. Не загромождать большим количеством функционала (сроки, ответственные, чек-листы, ТЗ, хэштеги, оценка трудозатрат и так далее), а оставить базовый: автор, текст и возможность прикладывать картинки.
Распределение и управление такими идеями можно осуществлять в операционном режиме (например, на совещании раз в месяц возвращаться к списку и предлагать кому-нибудь брать отдельные идеи в работу или рассказать о том, как продвигается реализация ранее взятых идей и предлагать помощь).
После создания большого количества идей и приживания инструмента их вынесения в команде (когда идеи выносят все подряд), после модернизации внутренней культуры, можно уже включать работу с идеями во внутренние бизнес-процессы (премии, доски почёта, внешнее признание, регулярный мониторинг, дополнительные атрибуты идей и так далее).
Надеюсь, что наш опыт тоже послужит для вас источником новых идей. Но не менее интересно, как проходит генерация идей в ваших командах. Поделитесь своим опытом в комментариях, давайте создадим свой банк идей, как работать с идеями.
И как всегда напоминаю, что вы можете подписаться на мой канал в телеграме, чтобы не пропустить выход новой заметки моего дневника.
Хороших вам идей, начала года и увидимся в изменившемся мире!