Большая часть рабочих текстов прочитываются по диагонали. Провалы в понимании изложенного на бумаге - такое частое явление, что в корпорациях вводят правила служебной переписки, а контент-мейкеры постоянно учатся писать так, чтобы их читали.
Первое и главное правило звучит просто: вычёркивай и сокращай!
Это помогает выделить структуру текста и сделать её более логичной.
Например:
С сегодняшнего дня приостановлены поставки оборудования, по причине того, что бухгалтерией не был произведен платёж поставщикам в декабре по причине отсутствия закрывающей документации на предыдущие поставки. Мы не можем начать производство в оговоренные сроки и просим поучаствовать в решении ситуации.
Сократили:
Просим разрешить платёж за оборудование при отсутствии закрывающей документации за прошлые поставки. В настоящий момент поставки приостановлены, что сдвигает дату начала производства.
- Что убирать в первую очередь:
слова и обороты, имеющие эмоциональный окрас : срочно, если не будет, то, в первую очередь, ваши прямые обязанности… - запятые: а точнее - сложные предложения. Старайтесь сделать предложения максимально короткими и емкими.
- прилагательные: как правило, прилагательные встречаются в контенте. Они обычно перегружают тексты и не дают сосредоточиться на сути.
- повторы: старайтесь избегать повторяющихся слов и фраз, они режут глаз, рушат лаконичность всего текста.
На что обратить внимание:
- логика: текст привлекает связным повествованием. Как только связь обрывается, внимание читателя сразу перескакивает на что-то ещё. После написания всего текста обязательно перечитайте его и проверьте логическую связь между фразами и абзацами.
- цель: выводите вашу цель на передний план и начинайте текст с неё. Если это нелогично, то фокусируйтесь на цели вашего текста и опять же - убирайте всё, что её не касается.
- метафоры: если стоит задача - передать в тексте сложные процессы, то используйте метафоры. Они помогают запомнить числа или мало связанные факты.
Что важно помнить: защитная реакция человека на огромные потоки информации - это естественно. Ваша задача - научиться привлекать и удерживать внимание вашего оппонента на важных вещах. И не обманывать его доверия, т.к. самый лучший текст может остаться так и не прочитанным, если вы уже отнимали время не особо важными посланиями.