Кадровый электронный документооборот вступил в силу с 22 ноября 2021 года. Сразу отметим, что на данный момент эта опция является добровольной – принудительно перевести предприятие на автоматизированный учет в сфере трудовых отношений нельзя.
Что можно и что нельзя перевести в электронный формат?
Оформлять в электронном виде без дублирования на бумаге допустимо:
- трудовые и ученические договоры, договоры о стажировке;
- приказы о командировке, об отпуске, о переводе на другую должность;
- договоры о материальной ответственности;
- иные внутренние кадровые документы.
Исключение составляют:
- приказы о принятии на работу и увольнении;
- акты о несчастных случаях на производстве;
- подтверждения о прохождении инструктажей, которые работник обязан удостоверить личной подписью.
Трудовые книжки можно вести в электронном виде, но обязательно нужно дублировать в бумажном формате, если сотрудник не изъявил желание, чтобы документ, подтверждающий его трудовой стаж, оформлялся только в автоматизированной системе учета.
Порядок перехода от бумажного документооборота к электронному
Начальным этапом такого перехода должна стать разработка специального внутреннего документа. В нем следует указать данные об автоматизированной системе, которую планируется использовать, и порядок доступа к ней, дату перехода и сроки уведомления сотрудников, перечень документов, которые будут оформляться и заполняться электронно, другую значимую информацию.
После этого нужно утвердить данное положение, уведомить работников о том, что определенные документы отныне будут вестись в электронном виде, сгенерировать цифровые подписи, чтобы работники могли удостоверять эти документы. Отметим, что для разных документов понадобятся разные подписи. Например, трудовые договоры, договоры о материальной ответственности, заявления об увольнении нужно подписывать усиленной подписью. А для менее важных документов вполне подойдет обычная. Предметно разобраться в этом вопросе вам помогут опытные юристы компании LIRATO.
После того, как все описанные процедуры пройдены, можно официально переводить трудовую документацию в цифровой формат.
Возникли сложности и недопонимание? Обратитесь за квалифицированной помощью по телефону, указанному на нашем сайте. Переведем вашу компанию или ИП на электронный кадровый документооборот быстро, грамотно, ответственно!