Как правило компания долгое время работает по отработанной годами схеме с участием аванса: именно за счет авансовых платежей от новых проектов закрываются старые. И так до бесконечности. Имеют место и кассовые разрывы - но это не критично, если финансирование проектов по наружным инженерным сетям выполняется при помощи финансового директора.
Иногда в компании происходит неприятная ситуация: слишком длительный кассовый разрыв. При изучении финансовых отчетов часто оказывается, что в организации имеются убытки. Конечно, не только авансы послужили причиной такой печальной проблемы.
Как мог произойти такой форс-мажор, и что делать, чтобы не стать жертвой подобного затруднения - и иметь возможность вовремя среагировать?
Как можно достроиться до серьезных проблем и убытков?
Далеко не только авансовые платежи послужили основой создания подобной ситуации - этого можно было бы избежать, если бы не наслоившиеся моменты, которые и привели к убыткам.
● Проблемы снабжения.
Собранный план-факт позволяет выявить существенную разницу в расходах, которые были запланированы - и тех, которые были по-факту.
План-факт дет возможность заметить серьезные расхождения от запланированных цифр расходов в реальности. Нужно понимать, что именно в строительном бизнесе запланированные траты и фактические часто не совпадают - ведь цены на материалы вырастают с каждым годом почти на 20%.
Траты часто на порядок выше запланированных - почти на 50% от реальной стоимости, что вызывает подозрения.
● Фиксированная цена стоимости сделки на фоне роста цен на материалы.
Допустим, компания выставляет фиксированную цену сделки своей фишкой и конкурентной особенностью. Именно это и приводит к образованию проблемы - ведь стоимость и дерева, и металла постоянно изменяется.
● Изначально убыточные договора.
Показатель маржинальности сделок является тем маркером, которые позволит выяснить выгоду до того как приступить к работе. Бывает что в компании не обращают внимания на этот показатель, поэтому здесь часто не зарабатывают на договорах, а теряют собственные средства. А новые авансовые поступления не дают возможности этого заметить.
● Суммы, изымаемые из выручки.
Тратятся е такие значительные суммы, но за отчетный период общая сумма по итогу подсчетов выходит существенная.
● Авансовые платежи и их применение.
При исследовании рынка оказалось, что некоторые компании закрывают проекты за счет авансовых платежей, поступающих из новых сделок. На авансовые средства были построены, к примеру, выставочные проекты, которые представлялись потенциальным покупателям для предварительной оценки успешности деятельности компании.
Такие траты долгое время перекрывались, но в один момент новые заказы перестают поступать, а все авансы уже потрачены. Вот тут и может образоваться тот самый долгий кассовый разрыв, а, проще говоря, дыра в бюджете, составляющая не много, не мало, а существенную цифру в десятки миллионов рублей.
После того, как проблемная ситуация с убытком становится известна, собственники компании могут сократить цифру за счет продажи некоторых активов (в основном собственной недвижимости).
Рекомендуем к применению следующие инструменты:
✔ Разработка модели финансовой стратегии;
✔ Выяснение требуемого уровня новых сделок и продаж;
✔ Введение новых схем распределения авансовых платежей: на данный момент такие платежи поступают на отдельный счет - и всего не более 20% от этих сумм идет на покрытие затрат и доработку предыдущих объектов.
✔ Строгий контроль бюджетных средств по каждому из прорабатываемых объектов с целью избежания перерасхода.
✔ Установление для собственников зарплатных сумм, и остановка выплат дивидендов.
Советы на опережение
Для предупреждения развития негативной ситуации с убытком следует придерживаться элементарных и простых правил:
1. Проверка план-факта.
Здесь имеется твердая информация и цифры, которые помогут разобраться в ситуации и не позволят допустить убыточной деятельности. Лучше всего обращать внимание на план-факт в процессе деятельности, а не после закрытия проекта. Осуществили процесс планирования наружных сетей или проектирования - и сразу проверили.
Если имеется отклонение - то стоит разобраться, в чем причина. Резко подорожать в два раза за короткий срок материалы не могли (как правило, допускается подорожание на 20%, не более). И тут необходимо либо сменить менеджера, либо поставщика.
2. Указание в договоре возможности изменения цены сделки.
Строительный бизнес отличается возможностью довольно резкого увеличения цены договора - из-за увеличения стоимости расходных материалов. Также характерен момент, когда в договоре не учитывают всех нюансов - и в процессе выполнения заказа выясняется, что цена сделки повышается. И если в договоре какие-то условия были упущены, а повышение цен не предусмотрено, то клиент сможет с полным правом заявить о своем отказе платить больше - и будет прав.
Поэтому правильно прописать при заключении сделки возможность изменения ранее установленной цены ввиду обстоятельств, не зависящих от возможностей сторон. К примеру, это могут быть увеличение валютного курса, или даже инфляционные процессы. При этом, конечно, за составлением договора лучше обратиться к профессиональному юристу.
3. Обращать внимание на маржинальный показатель сделок.
Показатель маржинальности - это установление разницы между доходами от сделки и текущими расходами по ней. Такими переменными расходами принято называть расходы, которые исполнитель должен понести с целью выполнения заказа: обычно это расходные материалы (цемент, металл, древесина и так далее).
В экономике существует формула расчета маржинальности сделки, которая включает в себя выручку за вычетом переменных расходов. Поэтому лучше не браться за сделки с отрицательной маржинальностью, т.е. невыгодные.
4. Аккуратный расход авансовых платежей.
Нет необходимости откладывать авансы на депозит - но, в любом случае, к этому процессу необходимо подходить с особой тщательностью. Ведь ситуация, сходная с описанной, может возникнуть в любой момент - ведь всегда существует соблазн перекрыть за счет авансов текущие расходы, или клиент неожиданно может потребовать возврата аванса - и будет необходимо изыскивать средства.
А чтобы избежать возникновения перерасхода средств необходимо соблюдать простейшие правила:
✔ Деньги клиента до момента выполнения обязательств еще принадлежат ему, а, следовательно, распоряжаться ими нельзя.
✔ Авансовые платежи должны поступать на отдельный счет. Эти средства можно (и нужно) использоваться для закрытия расходов по проекту, за который они поступили, а уже остаток средств можно выводить после закрытия обязательства.
5. Разделение личных и деловых финансов.
Ошибочное восприятие своего бизнеса как довеска к личности владельца в корне неверное: тратить деньги бизнеса на собственные нужды является ошибкой. Вроде бы суммы вывода средств не такие и большие - но в конце месяца можно понять, что компания смогла заработать меньше, нежели было выведено средств. Ведь потом приходится восполнять имеющиеся недостачи личными средствами.
Финансы компании и личные деньги следует разделять следующим образом:
● Иметь несколько карточек: отдельно для личных расходов, и отдельно - для бизнеса.
● Назначение собственнику зарплаты, как и всем другим наемным сотрудниками - главное, что бы она была справедливой.
● Выплата дивидендов собственнику бизнеса - он в свое время вложился, а теперь имеет право на возмещение.
6. Выведение дивидендов только после получения прибыли.
После выполнения обязательств, связанных с проектом, и сдачи объема выполненных работ клиенту (обязательное условия - принятие работ клиентом) можно приступить и в выводу дивидендов.
Этот процесс включает в себя несколько этапов:
✔ Подсчет вырученных средств;
✔ Подсчет прибыли, полученной при выполнении проекта;
✔ Учет косвенных расходов, которые не относятся к проекту, и про которые часто забывают при подсчетах. Это может быть аренда офиса, заработная плата сотрудникам, расходы на офисные нужды и так далее;
✔ Подсчет рентабельности, исходя из прибыли.
✔ Распределение средств в соответствующие фонды
✔ Вывод дивидендов.
Соблюдая эти простые правила, можно оградить себя от убытков, а бизнес по монтажу наружных инженерных сетей сделать прибыльным.