Многие руководители, да и просто обычные люди не хотят связываться с бухгалтерией, считая это скучным и сложным занятием, оставляя все на откуп бухгалтерам. А между тем, для того, чтобы разобраться в бухгалтерии и научиться понимать эти документы надо разобраться всего лишь в трех базовых вещах. Кстати, эти знания универсальны. и применять их можно не только в узкой сфере бухгалтерского учета, но и в повседневной жизни для планирования бюджета семьи, принятия решений и даже для управления здоровьем.
Овладев этими простыми знаниями и методами вы сможете на равных разговаривать с любым главбухом и начиная с этого момента ни один бухгалтер не сможет сбить вас с толку, бесконечно рассказывая про дебет с кредитом и правила учета. В ваших руках теперь будет "бухгалтерский компас", который не даст вам запутаться в малозначительных дебрях и не позволит никому увести вас в сторону от сути вопроса.
Кстати как оказалось многие бухгалтера и сами не понимают этих правил. Выучив план счетов и основные проводки они за "бухгалтерскими кустами и деревьями не видят леса" и не вникают в глубинную суть бухгалтерской ситуации. Теперь вы сможете понять квалификацию своего бухгалтера. И так - к делу.
Вся бухгалтерия основана на ТРЕХ КИТАХ: Баланс, Отчет (или план) о прибылях и убытках и Бюджет движения денежных средств (БДДС) или Cash-Flow. И так, рассмотрим их по порядку.
1. Баланс.
Баланс - это текущий срез вашего состояния на данный момент. Это как бы ваша фотография на какой то конкретный момент времени. Ну например, на сегодня. Рассматривая балансы за разные периоды времени можно проследить динамику изменения. Кстати, баланс очень хорошо можно использовать в качестве постановки цели (целевой баланс), и по нему очень легко можно сделать вывод о том, достигнута цель , или нет.
Баланс состоит из двух частей: Актив и Пассив. Актив принято записывать слева, а Пассив справа. Сумма всех составляющих Актива (сальдо) должна сходиться с суммой всех составляющих Пассива.
Давайте разберемся с этими понятиями. Да тут все очень просто. В актив мы записываем все что имеем физически в данном рассматриваемом случае (например в рамках фирмы, или в рамках семейного бюджета) и что может быть оценено в денежном выражении. Это может быть: деньги (в наличных или на счетах), ценные бумаги, станки, здания, товары, материалы, земельные участки, дебиторская задолженность (это когда вам должны) и т.д. Актив и есть актив, это то. что можно быстро, или не очень быстро, но превратить в Cash, то есть в деньги.
Тогда что же такое Пассив? А это, гораздо более интересный и важный раздел? Помните известный вопрос: "Где деньги Зин?". Деньги в разделе Актив!. А вот на вопрос: "Откуда деньги, Зин?" - отвечает раздел Пассив.
Пассив показывает Источники тех богатств, которые находятся в Активе, откуда они взялись, их происхождение. Анализ актива и пассива - крайне интересное и важное дело. Рассмотрим например приведенный выше баланс. С точки зрения источников средств в пассиве - все почти хорошо. Основными источниками финансирования активов являются собственные средства предприятия и полученная прибыль. Это очень хорошо. Заемные средства составляют 36 процентов и в сумме составляют 500 рублей. А вот над структура актива заставляет задуматься. Денежных средств всего 100 рублей. Если вдруг все поставщики и заемщики поросят разом оплатить счета (напомню сумма их требований 500 рублей), то денег просто не хватит. Придется срочно продавать ценные бумаги, и продукцию на складе, а сделать это не всегда возможно по выгодной цене и быстро.
Поэтому правило 1. Всегда следите, чтобы сумма ликвидных активов превышала сумму краткосрочных пассивов во избежание кассового разрыва или дефолта.
Вернемся к анализу баланса и рассмотрим два варианта развития предприятия.
Мы видим рост предприятия. Как мы это видим? А очень просто. Растет сальдо баланса: было 1400 а стало 2100. И как изменились активы? В обоих вариантах структура активов изменилась в лучшую сторону. Увеличилось количество денег, а значит ликвидность и финансовая устойчивость предприятия. Увеличилась продукция на складе - значит работаем! Снизилась дебиторка - молодцы продажники, сокращают сроки оплаты или больше продают по предоплате. Но что с пассивом. что с источниками средств? В первом случае все прекрасно. Нам удалось сократить займы и задолженность поставщикам. А основное развитие идет за счет собственной прибыли, которая вкладывается в развитие предприятия. Во втором же случае основным источником развития является увеличение задолженности перед поставщиками и займы! При этом прибыль существенно сокращается. Это опасный путь. Впереди банкротство!
В принципе, приведенных примеров достаточно. для того, чтобы понимать что такое баланс и зачем он нужен. Ценность баланса - в возможности наблюдать его динамику, сравнивая и анализируя балансы за разные периоды. Для принятия решений не надо ждать, когда бухгалтера подведут квартальный или годовой баланс. Ведь они сделают это с большим опозданием. Необходимо делать ежемесячные упрощенные балансы, необходимые для принятия решений и оценки выполнения плана. Однако несмотря на многие полезные функции - баланс не показывает где именно мы зарабатываем. а где теряем деньги. Для этого необходим отчет о прибылях и убытках.
2. Отчет о прибылях и убытках (ОПУ).
Отчет о прибылях и убытках позволяет конкретно понять - где и сколько мы зарабатываем деньги, где и сколько тратим и какой в конечном счете получим финансовый результат.
Выглядеть он может например так, как показано выше. Но вообще, формирование отчета о прибылях и убытках можно и нужно делать исходя из конкретного бизнеса или ситуации. Отчет о прибылях и убытках прежде всего нужен для того, чтобы понять - а стоит ли вообще ввязываться в сделку. ОПУ - это комплексный сводный документ. Если вы занимаетесь продажей только одного продукта - то ОПУ сводится к расчету одной сделки. Если же вы занимаетесь продажей нескольких продуктов, тогда ОПУ является сводным отчетом, который отражает все продажи, и все затраты в ЗА ОПРЕДЕЛЕННЫЙ ПЕРИОД ВРЕМЕНИ. Привязка ко времени очень важна. Например вы запланировали продать 500 винтажных веников за месяц, наняв продавца и арендовав торговую площадь в ТРК. Но продали это все за два месяца. Тогда в ОПУ необходимо будет отразить зарплату продавца и стоимость аренды уже не за один месяц, а за два. А это уже совсем другой финансовый результат. В принципе, отчет о прибылях и убытках - это самое простое и интуитивно понятное дело. Остается понять для чего нужен Бюджет движения денежных средств и как все эти понятия связаны между собой.
3. Бюджет движения денежных средств (БДДС) или Cash-Flow.
Предположим такой случай. Ваш текущий баланс составляет 1000 рублей наличными и автомобиль Лада Гранта стоимостью 500 000 руб. , которые являются вашими собственными средствами. Вам предлагают сделку - отвезти ящик с рассадой орхидей в Сочи. За это вы получите вознаграждение в 25 000 рублей. Вы просчитываете сделку и получаете такой план прибылей и убытков.
Мы составили план прибылей и убытков и сформировали прогнозный баланс. В итоге, даже с учетом износа и соответственно уменьшением стоимости автомобиля, который мы оценили в 5000, мы получаем прибыль в 6000 рублей. Допустим нас это вполне устраивает и мы бросаемся в путь. Успех гарантирован? Увы нет. Составляем БДДС.
Нашим планам не суждено сбыться, так как уже в первый день у нас закончится бензин и нам негде будет переночевать. Мы столкнулись с понятием "кассовый разрыв" или дефолт по платежам. Для того, чтобы выполнить задуманную миссию нам надо предварительно занять денег. Но сколько. Посмотрев на график мы видим, что максимальный разрыв составляет 4600 рублей. Поэтому мы должны занять минимум 4600 рублей. Но учитывая различные риски - лучше рассмотреть получение прибыли на четвертый день В этом случае разрыв составит уже 7400 рублей. Поэтому необходимо иметь возможность привлечения необходимых заемных средств. Основная задача составления БДДС - это сохранение платежеспособности и текущей ликвидности предприятия и избегание ситуаций кассового разрыва. Иначе даже при очень выгодной сделке - во просто банально рискуете на добежать до финиша. Жизнь изобилует историями банкротств перспективных стартапов, которым просто не хватило времени и средств дожить до положительного баланса.
4. Метод микро балансов или как все это связано.
Внимательный читатель уже заметил, как мы ловко составили финишный баланс на основе расчета сделки. Так вот, даю вам простой и эффективный способ правильно просчитать любую сделку - метод микро балансов. Рассмотрим простой пример не вдаваясь в дебри плана счетов. Сейчас главное понять суть метода.
Суть метода заключается в том, что каждый шаг последовательно отражается в изменении баланса сделки. В итоге мы поэтапно приходим к финишному балансу и можем оценить последствия сделки. На рисунке приведено несколько последовательных действий. Для простоты мы не делаем расчет налога на прибыль.
Рассмотрим исходные данные:
Наша задача методом микро балансов получить итоговый баланс, после того, как мы произведем и продадим 1000 изделий одного из видо продукции, выпускаемых нашей фирмой. Итак - действуем последовательно. Урасным цветом я буду выделять те ячейки, где произошли изменения.
Начнем с продажи продукции и выделения НДС. И сразу же закупим необходимый материал для производства.
Теперь займемся производством. Изготовим продукцию и расчитаемся с рабочими по зарплате и также оплатим за аренду производства и коммунальные платежи.
Ну и наконец произведем выпуск готовой продукции, отгрузим ее заказчику, оплатим НДС, зафиксируем полученную прибыль и получим итоговый баланс.
Как видно, в результате проведения данной сделки мы пришли к стартовой структуре баланса с приростом сальдо баланса за счет роста прибыли. Таким образом можно просчитать практически любую сделку и оценить ее потенциальную выгоду и риски.
На этом все! Поздравляю вас с первым погружением в сущность бухгалтерского учета. Теперь вы вооружены бухгалтерским компасом и сможете спокойно плавать в бурных водах финансового планирования.
Пишите, насколько вам понравилась статья, и большая просьба не вдаваться в тонкости плана счетов. Ведь я не бухгалтер - здесь главное уловить суть процесса.
Кстати, если вдруг вы планируете взять ипотеку - просчитайте альтернативные варианты ипотеки или аренды жилья. Интересно какой итоговый баланс у вас получится и что будет предпочтительней?
Всем успеха и грамотных финансовых решений! А если вас более глубоко заинтересовала тема - вы можете обращаться ко мне по вопросам организации управленческого учета и на мой курс по принятию решений.