Штрафы в бизнесе могут приводить к серьезным убыткам, а единственный способ их не допустить – знать слабые места и вести дела в соответствии с законодательством. Расскажем, на что именно стоит обратить внимание, чтобы не столкнуться со штрафами.
Ответственность сотрудников
Пропишите зоны ответственности для сотрудников на руководящих должностях. В противном случае отвечать за все ошибки придется генеральному директору: он будет должен платить штрафы, а при множественных нарушениях ему может грозить дисквалификация. Следует назначить ответственных:
- за проверку контрагентов перед заключением договоров;
- по охране труда – это могут быть отдельный сотрудник или служба;
- выполнение требований пожарной безопасности и подготовку мероприятий в области гражданской обороны.
Так Вы сможете разделить ответственность и делегировать обязанности.
Соотношение прибыли и налогов
Если компания регулярно показывает прибыль ниже, чем в среднем по отрасли, у налоговой инспекции могут возникнуть подозрения, что она уклоняется от уплаты налогов. Даже если прибыль уходит на развитие бизнеса, это все равно может стать проблемой. Поэтому следует всегда иметь документы, подтверждающие расходы. В противном случае убытки или вложения в дело не получится доказать, что грозит компании доначислением налогов или внеплановыми проверками.
Достоверность информации
Если информация о компании в ЕГРЮЛ недостоверная, налоговая служба имеет право ее ликвидировать. Отслеживайте данные из реестра: если там в какой-либо момент окажутся неверные или устаревшие сведения, скорректируйте их раньше, чем это заметят контролирующие органы.
Подготовка по гражданской обороне
Для проверок инспекторам МЧС понадобится предъявить документы об утверждении инструктажей, планы мероприятий по гражданской обороне для сотрудников, программу инструктажа и журнал по его регистрации.
Пожарная безопасность
Имейте при себе все необходимые документы, которые нужны для прохождения проверки пожарной инспекцией. Это журналы учета проверок безопасности, инструкции по мерам, которые следует соблюдать сотрудникам, приказы о назначении ответственных и другие бумаги. В случае нарушений пожарная инспекция имеет право приостановить деятельность компании на срок до трех месяцев.
Хранение персональных данных
Сегодня бизнес переживает активную цифровую трансформацию. Но личная информация сотрудников и клиентов должна обрабатываться согласно Федеральному закону № 152‑ФЗ «О персональных данных»: с согласия человека и ровно в том объеме, который предусмотрен положением об обработке ПД. Проверьте это или назначьте человека, ответственного за правила хранения данных.