Действующее законодательство РФ не устанавливает специальных требований к порядку ведения делопроизводства и документооборота в коммерческой организации, однако следует учитывать положения ряда нормативно-правовых актов и установленные ограничения. Организация вправе самостоятельно разработать и утвердить внутренний документ, регламентирующий вопросы делопроизводства и ведения документооборота, в том числе в электронном виде.
Делопроизводством является деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки (ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст).
Нормативные документы по делопроизводству
Единый нормативный акт, регулирующий ведение делопроизводства, отсутствует.
При разработке порядка делопроизводства организации необходимо учитывать положения следующих документов, в частности:
- Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденного Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс (разд. III);
- Приказа Росархива от 20.12.2019 N 236;
- Приказа Росархива от 20.12.2019 N 237;
- Приказа Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182;
- Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н;
- НК РФ;
- ТК РФ;
- Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования";
- Постановления Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 "О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость".
Также существуют ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденный Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст, Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 (разработаны ВНИИДАД). Также установлен ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019, утвержденный Приказом Росстандарта от 26.03.2019 N 101-ст. Однако они применяются на добровольной основе (п. 1 ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 N 162-ФЗ).
Приказом Минфина России от 16.04.2021 N 62н утвержден Федеральный стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 "Документы и документооборот в бухгалтерском учете". ФСБУ 27/2021 применяется с 01.01.2022, при этом организация может принять решение о его применении до указанного срока.
Правила ведения делопроизводства
Делопроизводство осуществляется в целях соблюдения требований законодательных актов, возлагающих на организацию обязанность по раскрытию той или иной информации и представлению документов государственным и муниципальным органам, акционерам или участникам. Кроме того, организация ведет документооборот с целью фиксации необходимой информации, ее анализа и обобщения для последующего использования в своей деятельности, а также в иных не противоречащих законодательству целях.
Основными принципами организации документооборота в организации являются правильное и качественное оформление документов, контроль за их составлением, учетом (регистрацией) и хранением, ответственность за нарушение порядка ведения документооборота.
Закон не относит вопросы определения порядка ведения делопроизводства и, соответственно, документооборота, а также порядка его внедрения в той или иной форме в организации к исключительной компетенции высших органов ее управления, поэтому указанный порядок может быть утвержден ее единоличным исполнительным органом, к компетенции которого отнесены вопросы текущего управления всей деятельностью (п. 3 ст. 65.3 ГК РФ).
Порядок организации делопроизводства и ведения документооборота устанавливается локальным актом организации, который утверждается приказом или распоряжением единоличного исполнительного органа организации (директора, генерального директора и др.). В приказе или распоряжении обычно указывается дата, с которой порядок ведения документооборота подлежит применению.
Порядок ведения документооборота
Порядок ведения документооборота может включать следующую информацию:
- форму ведения документооборота (бумажная, электронная или смешанная);
- порядок учета и обработки входящей и исходящей корреспонденции;
- формы используемых документов;
- правила оформления документов;
- график документооборота;
- порядок взаимодействия участников документооборота;
- контроль исполнения документов;
- место и сроки хранения документов, порядок уничтожения и др.;
- ответственных за организацию делопроизводства.
Особенности организации бумажного и электронного документооборота
Оформление документов в бумажном виде возможно по усмотрению организации, но в некоторых случаях необходимо в целях соблюдения требований законодательства. В частности, ТК РФ предусмотрено ознакомление работников с некоторыми документами под подпись (например, ст. 68 ТК РФ).
В случае использования бумажного документооборота следует, в частности, закрепить:
- формы бланков документов и порядок их заполнения;
- порядок и сроки движения документов;
- порядок организации учета и хранения документов;
- круг лиц, ответственных за работу с документами;
- другие вопросы, связанные с использованием документооборота в бумажной форме.
Коммерческая организация, помимо бумажного документооборота, вправе установить электронный документооборот (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи").
Формат электронной подписи, обязательный для реализации всеми средствами электронной подписи, утвержден Приказом Минкомсвязи России от 14.09.2020 N 472.
Правила ведения делопроизводства в части использования электронного документооборота могут включать следующие положения:
- сферу использования электронного документооборота (например, обмен документами и информацией, служебная переписка, согласование проектов договоров и иных документов, взаимодействие с государственными органами);
- формы документов;
- правила оформления документов, виды используемых электронных подписей;
- обязательность применения работниками корпоративной электронной почты при обмене документами и информацией;
- порядок, место и сроки хранения электронных документов;
- лиц, ответственных за обеспечение конфиденциальности информации, передаваемой посредством использования электронного документооборота;
- контроль за организацией электронного документооборота;
- другие вопросы, связанные с использованием электронного документооборота.
Также следует учитывать, что в отдельных случаях документооборот может осуществляться только в электронной форме. Например, налоговые декларации по НДС представляются по телекоммуникационным каналам связи и в случае представления на бумажном носителе они будут считаться непредставленными (п. 5 ст. 174 НК РФ).
Порядок составления графика документооборота
Документооборот осуществляется в соответствии с графиком документооборота, утвержденным руководителем.
График документооборота может быть составлен в виде схемы, перечня, таблицы и содержать указание на виды документов, сроки их оформления (исполнения), лиц, имеющих право подписывать документы, лиц, ответственных за оформление документов, срок хранения и другие данные.
При разработке графика документооборота должны учитываться особенности хозяйственной деятельности организации, технологического процесса, структура организации, ее размер.
Выписки из графика документооборота передаются ответственным подразделениям для использования в работе.
Особенности организации документооборота в бухгалтерии
Ответственным за организацию документооборота в бухгалтерии является главный бухгалтер (п. п. 5.2, 5.7 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете).
Особенностью документооборота в бухгалтерии является то, что такой документооборот касается только документов, подлежащих отражению в бухгалтерском учете, и не затрагивает некоторые организационно-распорядительные документы (например, приказы о проведении инструктажа по технике безопасности, о мерах по предупреждению распространения коронавируса и др.).
Документооборот в бухгалтерии организуется в соответствии с общим графиком документооборота.
Особенности организации документооборота в целях нераспространения коронавирусной инфекции (COVID-19)
В условиях распространения в РФ коронавирусной инфекции организации необходимо минимизировать бумажный документооборот, заменив его на электронный формат работы.
Для этого организация может использовать корпоративную или обычную электронную почту, специальные программные средства, а также системы электронного документооборота для согласования договоров, заявлений, писем и иной деловой корреспонденции, обмена различными документами и информацией.
При организации договорной работы организация может отказаться от бумажных договоров, разработать оферту, разместить ее на сайте, определив возможные способы направления акцепта, в том числе с использованием электронных подписей (п. 2 ст. 432, ст. 434, ст. ст. 435 - 441 ГК РФ). Следует учитывать, что деятельность отдельных контрагентов может быть приостановлена или ограничена (пп "б" п. 1 Указа Президента РФ от 11.05.2020 N 316).
В части трудовых отношений Минтрудом России рекомендуется организовать применение гибких режимов работы, в первую очередь это различные формы работы на дому: удаленная, дистанционная, надомная работа. Рекомендуется осуществлять переход на удаленную работу всех работников, для которых существуют такие технические возможности. Взаимодействие работников и работодателей по организации удаленной, дистанционной работы может оформляться путем обмена электронными образами документов с последующим их оформлением в установленном порядке (п. 1 Рекомендаций по применению гибких форм занятости в условиях предупреждения распространения новой коронавирусной инфекции на территории Российской Федерации (ст. 312.2 ТК РФ, Приложение к Письму Минтруда России от 23.04.2020 N 14-2/10/П-3710)).
Что касается взаимоотношений с государственными и муниципальными органами, то следует учитывать, что личный прием граждан может быть приостановлен (ограничен). Для решения вопросов с ними возможно пользоваться соответствующими онлайн-сервисами, личными кабинетами на сайтах, отправлять документы по почте.
#бухгалтерскийучет #налоги #налогообложение #главбух
Написать или позвонить можно WhatsApp +79287768843
С уважением к вашему бизнесу,
Подписывайтесь на нас:
Дзен Телеграм ВКонтакте Одноклассники Facebook
Поиск публикаций, размещенных на канале с 1 мая 2020 года можно осуществить в Яндекс Мессенджер на канале Уголок бухгалтера и аудитора
Материал подготовлен с использованием системы КонсультантПлюс