О том, что порядок оформления и выплаты пособий изменится, стало известно еще летом. Сейчас появились подробности. Как будет работать новая схема выплаты пособий и что по каждому виду пособий требуется от бухгалтера, рассказываем в нашей статье-инструкции.
Суть новой схемы
Сейчас действует заявительный порядок выплаты пособий:
- сотрудник приносит больничный и заявление;
- бухгалтерия направляет реестр в ФСС;
- сотрудник получает деньги.
С 1 января 2022 года будет проактивная схема начисления. Изменения в Федеральный закон от 29.12.2006 № 255-ФЗ вносит Закон от 30.04.2021 № 126-ФЗ. Суть нового порядка работы в том, что не компания, а ФСС иницирует начисление пособия, ориентируясь на внешние события — триггеры:
- для пособий по временной нетрудоспособности триггер — открытие и закрытие больничного;
- для пособий по беременности и родам — закрытие больничного;
- для пособий по рождению ребенка — запись в Едином госреестре ЗАГСа;
Для пособия по уходу за ребенком сохранится заявительный порядок: процедура будет начинаться с заявления сотрудника на пособие. Триггером для ФСС будут служить сведения для расчета, которые отправит работодатель.
Чтобы новая схема заработала, больничные полностью переведут в электронный вид. Так ФСС сможет узнавать о том, что сотрудники ходят на больничные, от больниц, минуя этап с заявлением.
Ниже мы подробно рассмотрим, как будет выглядеть документооборот по каждому виду пособий. Мы опираемся на Закон от 30.04.2021 № 126-ФЗ и Постановление Правительства от 23 ноября 2021 года № 2010.
Чтобы отправлять данные в ФСС, нужно подключиться к СЭДО
СЭДО (социальный электронный документооборот) — это универсальный сервис ФСС. Сейчас через СЭДО фонд отправляет извещения. Этот документ используется, когда в реестре не хватает каких-то данных для расчета пособия.
Присоединиться к СЭДО можно через систему отчетности, которой вы пользуетесь. Например, в Экстерне это можно сделать, выбрав «Пособия ФСС» → «Настройка СЭДО».
Как подключиться к СЭДО компаниям с филиальной сетью
Когда компания регистрируется в ФСС, ей присваивают регистрационный номер страхователя, или РНС. По этим РНС фонд и рассылает свои извещения и запросы: один РНС — один «почтовый ящик».
Компаниям, в которых есть филиалы, схема с одним «почтовым ящиком» может быть неудобна: документы по всем КПП будут приходить одним потоком.
Алгоритм действий зависит от того, как вы работаете сейчас:
- Филиалы уже сейчас отчитываются за себя с отдельным РНС (он называется дополнительным кодом). В этом случае филиалы просто должны подключиться к СЭДО со своим допкодом.
- «Голова» отчитывается за все филиалы или же филиалы отчитываются из-под головы, не регистрируясь в ФСС. Подумайте, будет ли вам удобно получать все документы на один «ящик» в 2022 году, когда документооборот с ФСС увеличится. Если неудобно, филиалы должны зарегистрироваться в ФСС и получить свой допкод — по сути, еще один РНС.
Порядок действий по новым сотрудникам
Если сотрудник устраивается на работу или в его данных что-то меняется, работодатель передает в ФСС форму «Сведения о застрахованном лице».
На это есть 3 рабочих дня. Они считаются с момента, как сотрудник подпишет аналогичный документ в компании — на бумаге или в электронном виде с помощью простой электронной подписи.
Как будет работать проактивная схема по каждому виду пособий
Для удобства мы собрали действия всех участников документооборота в таблицы. Это типичные сценарии.
Пособие по временной нетрудоспособности
Первый триггер — открытие больничного. Как только это случается, сотрудник медорганизации оформляет, подписывает и направляет электронный лист нетрудоспособности (далее — ЭЛН) в ФСС.
После этого ФСС отправляет запрос в ПФР, чтобы выяснить, где трудоустроен застрахованный. ПФР в течение одного календарного дня отвечает, после этого ФСС отправляет уведомления:
- работодателям, трудоустройство у которых подтвердил ПФР;
- самому застрахованному через госуслуги.
Получив уведомление об открытии ЭЛН, работодатель будет в курсе, что сотрудник на больничном, даже если он сам не сообщил, что болеет.
Следующий триггер — больничный закрыт, продлен или же сотрудника отправили на медико-социальную экспертизу.
ФСС сообщает об этом застрахованному через госуслуги и параллельно общается с компанией — уведомляет, что ЭЛН закрыт или продлен и запрашивает сведения, которых не хватает для расчета пособия. Это могут быть:
- стаж на дату начала нетрудоспособности из ЭЛН;
- ЗП за два предыдущих года;
- количество дней в расчетном периоде;
- информация о замене расчетных годов, если есть заявление от сотрудника;
- районный коэффициент;
- ставка, если сотрудник работает неполный рабочий день;
- периоды освобождения работы с сохранением зарплаты;
- периоды отстранения от работы без сохранения зарплаты;
- периоды простоя;
- наличие льгот (радиация, условия крайнего севера...).
У работодателя есть три рабочих дня со дня получения данных о закрытии ЭЛН, чтобы отправить эти данные.
Когда пособие выплатят, ФСС направит уведомление и работодателю, и застрахованному.
К январю 2022 года в Экстерне появится возможность принимать сведения от ФСС и высылать недостающие данные для расчета.
Пособие по беременности и родам
Триггер для пособия по беременности и родам — это тоже ЭЛН. Он формируется на 140 дней сразу закрытым. Как только он появляется, ФСС запрашивает у работодателя сведения для начисления пособия.
Но здесь есть подводный камень: сотрудницы не всегда уходят в отпуск по беременности в положенное время. Многие продолжают работать до тех пор, пока состояние здоровья это позволяет.
Поэтому отправлять данные для расчета пособия нужно не сразу, а после того, как сотрудница напишет заявление на отпуск по беременности и родам. Если она оформит отпуск меньше чем на 140 дней, нужно будет отразить это в реестре.
Пособие по рождению ребенка
Триггер — запись из Единого госреестра ЗАГСа. Узнав о рождении ребенка, ФСС:
- направляет запрос в ПФР, чтобы выяснить, где трудоустроены родители;
- проверяет, не выплачивается ли уже пособие на этого ребенка.
Если трудоустроены оба родителя, по умолчанию приоритет отдается маме. Если трудоустроен один из родителей, то пособие получает он. Если оба безработные — пособие выплачивается через органы соцзащиты.
Дальше ФСС проверяет, достаточно ли у него сведений по трудоустроенным родителям, чтобы назначить пособие. Может недоставать, например, районного коэффициента.
Если данных не хватает, ФСС направляет запрос работодателю. Работодатель отвечает в течение двух рабочих дней со дня получения запроса.
Пособие по уходу за ребенком до трех лет
Триггер для ФСС здесь — уведомление от работодателя о том, что появился сотрудник, имеющий право на такое пособие. Работодатель узнает об этом от самого сотрудника, когда он заполняет два заявления — на отпуск по уходу за ребенком и на назначение ежемесячного пособия.
Не позднее 3 рабочих дней со дня получения заявления работодатель отправляет в ФСС форму «Сведения для назначения пособия». После этого ФСС назначает пособие и выплачивает его весь срок. Отправлять реестр ежемесячно не нужно.
Когда нужно пересчитать пособие
Если сотрудник написал заявление о перерасчете пособия, работодатель не позднее 5 рабочих дней с момента, когда сотрудник подписал это заявление, передает в ФСС данные для перерасчета.
Как ФСС будет проверять работодателей
После перехода на новый порядок ФСС будет внимательно проверять полноту и достоверность сведений, полученных от работодателей. Ведь именно от них зависит сумма пособия. Если во время проверки фонд найдет ошибки, он сможет запросить пояснения и документы у страхователя, а также обратиться к другим госорганам.
Когда ошибка подтверждена, в выплате пособия могут отказать или отменить решение о его представлении. Может случиться, что ошибка найдена после выплаты, тогда работодатель должен будет возместить фонду лишние расходы. Эксперты Контура рассказали подробнее о том, как будут проверять работодателей.
Оригинал статьи: https://kontur.ru/articles/6278