Рабочий процесс требует сосредоточенности, концентрации внимания. Но как не отвлекаться, особенно во время выполнения больших задач? В этом может помочь правильно организованное рабочее место. Рассказываем, какие факторы влияют на нашу продуктивность и что можно сделать в рамках офиса, опенспейса, домашнего рабочего уголка.
Больше воздуха на столе
Производственные задачи во многом определяют то, каким должно быть рабочее место. Сейчас предприниматели и бухгалтеры активно используют компьютеры и ноутбуки. Но многим нужно дополнительное пространство, чтобы работать с бумажными документами.
Например, бухгалтер обслуживает небольшую компанию на «упрощенке». Ему приходится много работать с первичкой, вести учет и сдавать отчетность. Шкафа здесь недостаточно, бумаги в разных стадиях оформления должны быть под рукой. Для их хранения подойдут полки над столом или вертикальные лотки-подставки.
Подумайте, какие канцтовары и технику вы используете чаще всего. Калькулятор? Бумажный ежедневник? Календарь? Всё это надо разместить по принципу «чем чаще используется, тем ближе лежит». А то, что требуется реже, лучше убрать в ящик стола и не загромождать столешницу.
После того как на столе остались только необходимые предметы, оцените, а есть ли свободное место? Если стол оказался маловат, лучше поменять его.
Техника для людей или люди для техники?
Выбор между ноутбуком и стационарным компьютером зависит от характера вашей работы. Если вы работаете исключительно в офисе, подойдет стационар. Но тем, кто трудится в гибридном формате и совмещает удаленку с офисом, лучше использовать ноутбук.
Если вам нужен большой экран, это не означает, что вам подойдет только стационарный компьютер. Можно подсоединить ноутбук к монитору. Это удобно для глаз и спины, можно смотреть на экран не наклоняя голову и не нагружая шею.
Еще один вариант — сделать ноутбук более эргономичным: поставьте его выше, на подставку. Печатать можно с дополнительной клавиатуры.
Слушайте свое тело. Оно не ошибается и всегда сигнализирует о нефизиологичном положении. Затекшие кисти рук или поясница, уставшая шея, боль при моргании — сигналы, что надо переоборудовать рабочее место. Часто улучшить ситуацию можно простыми методами, без больших вложений, а то и бесплатно.
Два монитора для одного бухгалтера
Второй монитор часто используют сотрудники, которые обрабатывают большие массивы данных. Например, бухгалтеру удобен второй монитор в таких ситуациях:
- на одном экране открыта исходная база в системе учета, на втором — Excel-таблицы с аналитикой и проверочными данными;
- на одном экране открыта учетная программа, на втором — почта, мессенджер во время диалога с клиентом;
- на одном экране открыта первичка, на втором — необходимая карточка в системе учета.
Поэтому в ваших интересах убедить руководителя купить второй монитор.
В горнице моей светло
Освещение — важный фактор, который напрямую влияет на ваше настроение и эффективность работы. Поэтому выбирайте любой комфортный вам вариант.
Если вам по душе естественное освещение, избегайте прямых лучей на экран и вам на лицо. В небольшой комнате иногда невозможно поставить стол по-другому. Тогда вам в помощь белые рулонные шторы. Они создадут приятный рассеянный свет.
А если вам лучше работается в полумраке, обсудите с коллегами возможность включать не все верхние лампы. Они могут, например, использовать настольные светильники.
Свой угол
Большое пространство open space подходит не всем. В нем у многих создается ощущение излишней открытости, незащищенности, избыточного контакта с коллегами. Если это про вас, отгораживайтесь! Это можно сделать стеллажом, большим растением в кадке, торшером. Кроме того, сослуживцы будут меньше вас беспокоить по пустякам.
Паутина проводов
Метры проводов на рабочем месте — неизбежная расплата за использование современной техники? Попробуем призвать их к порядку. Вот несколько простых способов.
— Канцелярский зажим прикрепите к столешнице, а провода пропустите через «ушки» зажима. Так провода не будут расползаться и лезть под руку.
— Если в столешнице есть специальное отверстие для проводов, разместите удлинитель (пилот, сетевой фильтр) под столом, а провода подведите к нему через отверстие.
— Спрячьте провода в свернутый журнал или специальный контейнер.
— Редко используемые зарядные устройства положите в ящик стола.
Напоминалки – визуальный шум или помощь?
Сколько стикеров рядом с вашим столом и на нем? Номера нужных телефонов, подсказки о мероприятиях, звонках, визитах… Часть из них действительно нужна, часть устарела и собирает пыль. В целом напоминалки скорее отвлекают от работы, особенно когда перед вами длительная сложная задача. Несколько секунд взгляда на напоминалку – и целых 23 минуты невозможно сосредоточиться. Такие результаты получены в результате исследования Глории Марк, профессора Калифорнийского университета.
Проведите инвентаризацию напоминалок и не позволяйте им воровать ваше время.
- Номера телефонов, особенно те, которые нужны регулярно, можно переписать в телефонную книгу.
- Названия крупных проектов, которые давно «маячат» перед глазами — внести в ежедневник, разбив проект на более мелкие подзадачи.
Привычная обстановка провоцирует нас не задумываться, что работает, а что нет. Уборка на рабочем столе — отличный повод избавиться от того, что забирает рабочую энергию.
О личном
Многим работникам нравится добавлять личные детали в рабочее пространство. Это могут быть сувениры, небольшое растение в горшке, талисман или фотографии близких. Только вы можете решить, помогают они вам сконцентрироваться, мотивируют работать или же отвлекают.
Офис – не пустыня
Обезвоживание приводит к головной боли, ухудшению памяти и внимания. Нерегулярное питание — прямой путь к проблемам с ЖКТ и снижению работоспособности. Если вы отвечаете за документы компании, вы в состоянии отвечать и за собственное тело. Оно у вас одно. Не пропускайте приемы пищи, держите под рукой питье и здоровый перекус.
На чем сидим
Стул — важная часть рабочего места. Не терпите неудобную мебель, она скажется на вашем здоровье. Попробуйте стулья коллег, протестируйте стулья в магазинах и вы обязательно найдете свой вариант. Сейчас большой выбор эргономичных стульев самых разных конфигураций, на любой рост и размер владельца.
Разберем на примерах
Пример 1. Уголок с торшером в опен спейсе
Свет. Естественный свет и рулонная штора для затенения.
Пространство. Владелец этого рабочего места смог сохранить баланс между камерным уютом и открытым пространством. Здесь можно и работать за ноутбуком, и устроиться для размышлений или чтения.
Стол. Широкий удобный стол, на котором достаточно места даже с учетом техники, бумаг и цветка. Размеры стола позволяют облокотиться на него.
Пример 2. Всё в одном углу
Ноутбук. Грамотно расположен ноутбук. Он поднят выше, а клавиатура спрятана в выдвижной панели.
Принтер. Принтер хочется убрать под стол или куда-нибудь сбоку, он занимает слишком много места и негде работать с бумагами.
Бумаги. Недостаточно пространства для хранения документов. Возможно, из-за этого они находятся в таком хаосе и «расползаются» по всему рабочему месту.
Пространство. Слишком много всего. И цветы в массивных горшках, и бумаги, и принтер, и ноутбук. Некуда положить руки, даже два листа А4 рядом не разложить для работы. Стоит убрать лишнее.
Пример 3. Оранжерея с турником
Пространство в кабинете. На снимке просторный кабинет с большими ухоженными цветами. Проходы достаточно большие, никто никому не мешает.
Столы. Даже по такой фотографии заметно отсутствие хлама на столах и большое количество свободного пространства.
Турник. Прекрасная идея, особенно если турник используется. Полезно порастягивать спину во время работы.
Картинки на стенах. Юмористический постер не перегружает пространство и придает индивидуальность офису.
Пример 4. Коллега на столе
Крыса. Крысы очень умные и привязчивые животные. Но они могут грызть документы, технику. Вряд ли хозяин рабочего места этому обрадуется.
Стол. Столешница очень захламлена, особенно ближе к стене. Можно ли легко найти нужное на таком столе? Лучше перебрать этот беспорядок, убрать лишнее и каталогизировать бумаги.
Пример 5. Переговорный стол с георгином
Столы. Удобное пространство, в котором явно «читаются» рабочие сценарии владельца: есть стол для ноутбука и стол для переговоров с коллегами. Всё на своих местах, ничего не мешает.
Пространство на столе. Достаточно свободного места, пространство хорошо организовано, не слишком официозно и не перегружено деталями. Цветы помогают создать комфортную атмосферу для владельца кабинета и его посетителей.