Что значит «продуктивность»
Продуктивность – это качество человека быть личностно эффективным. Также этот термин можно охарактеризовать как навык, который при желании можно приобрести, развить и повышать. Само слово «продуктивный» произошло от английского «productivity». Вначале оно употреблялась в животноводстве и сельском хозяйстве для обозначения лучших экземпляров животных – плодовитых и дающих хорошее потомство. Со временем, когда начала развиваться промышленность, его стали применять и при характеристике производства. В русском языке часто на равне с термином «продуктивность» использую его синоним «производительность». Другими словами, продуктивность – это ничто иное, как способность за определенное время создать что-то или совершить какое-то количество действий. Но это не говорит о качестве конечного результата. За качество отвечает эффективность. Для того, чтобы сделать продуктивную деятельность эффективной, надо приложить определенные усилия, выработать план действий, исходя из ваших личных возможностей. Просто представьте, что вы поставили задачу прочитать, скажем, 10 книг за неделю, и действительно это сделали. Можно ли назвать ваш труд продуктивным? Конечно! План выполнен. Но при попытке вспомнить содержание каждой из них, передать их основную идею, вы вдруг осознаете, что в голове не осталось единого целостного и осмысленного впечатления от каждой из них, а лишь разрозненные отрывки. Можно ли в таком случае назвать ваш, казалось бы, продуктивный труд эффективным, и стоят ли вложенные время и усилия полученного результата? Едва ли… Немецкий социолог Эрих Фомм полагал, что личная продуктивность напрямую зависит от умения использовать свои силы и реализовывать способности, заложенные в нас от природы. В связи с этим предлагаю вашему вниманию 7 способов, как сделать себя не только продуктивным но и эффективным в своей деятельности.
1. Расставьте приоритеты
Составьте план работы на весь день. Не все выполняемые задачи одинаковы. Некоторые из них требуют меньшего вложения времени, концентрации и усилий. Грамотная их сортировка поможет правильно распределить свои усилия и сделать все быстро и эффективно.
2. Используйте правило 80/20
Закон Парето, также известный как правило 80/20 является одной из ментальных моделей, к которой ссылаются большинство успешных людей. Согласно этому принципу лишь 20% усилий дают 80% результата. Используйте правило 80/20, чтобы постоянно задавать себе вопрос, уделяете ли вы достаточное внимание и время тем вещам, которые генерируют большинство результатов. Постоянно спрашивайте себя:
Вы сосредоточены на задачах, которые приносят наибольшую отдачу?
80% вашей продуктивности приходится на 20% времени в сутках. Как правило, это время зависит от биоритмов, но на самом деле, факторов гораздо больше: например, у вас есть всего пара часов в день, когда вас гарантированно никто не будет отвлекать, или вы физиологически делаетесь более продуктивным, когда находитесь на солнце, оно активирует ваш разум. Используйте это время для самых сложных своих задач, чтобы выжать из этих 20% времени 80% вашей продуктивности, осознанно планируйте самые сложные задачи на ваше самое продуктивное время.
3. Разбивайте время на части
Многие успешные бизнес-лидеры разбивают свое время на пятнадцатиминутные интервалы. Это означает, что они работают над задачами четверть часа за раз или назначают встречи всего на пятнадцать минут. Благодаря этому каждый час кажется в четыре раза длиннее, что ведет к повышению продуктивности!
4. Скажите нет многозадачности
"Я отлично справляюсь с многозадачностью".
Это может хорошо звучать на собеседовании, но на самом деле это противоречит тому, как работает наш мозг. Если вы постоянно переключаетесь с задачи на задачу, фокус внимания будет постоянно смещаться, и в итоге приведет только к утомлению и снижению эффективности. Это сильно сказывается на вашей производительности. Исследования показывают, что переключение между незавершенными задачами снижает нашу производительность по сравнению с концентрацией на них – и завершением их по очереди. В следующий раз, когда у вас возникнет соблазн многозадачности, не делайте этого. Однозадачность поможет вам добиться гораздо большего.
5. Научитесь говорить "нет"
Если вы взяли на себя слишком много обязательств, вам будет трудно выполнять все свои задачи – дома и на работе. Более того, вы начнете терять представление о том, какие из них более приоритетные для вас лично. Это постоянная дилемма людей, которые не могут сказать "нет" другим. В итоге их привлекают к выполнению большего количества дел, чем они могут осилить. В конечном счете, это приводит только к уменьшению производительности и, как следствие, личной эффективности. Если вам трудно говорить другим "нет", потренируйтесь. Выработайте привычку.
6. Сосредоточьтесь на том, чего вы хотите добиться
Когда речь заходит о продуктивности, нам свойственно оценивать успех наших усилий по затраченному на выполнение задач времени. Мы смотрим на часы, чтобы определить, на верном ли мы пути, успеваем ли закончить все в обозначенный срок. В такие моменты большая часть нашего внимания сосредоточена на этих сроках. С одной стороны, это действительно повышает нашу продуктивность. Как гласит закон Паркинсона:
"работа расширяется настолько, чтобы заполнить время, отведенное на ее завершение".
С этой точки зрения, четко обозначенные сроки полезны. С другой стороны, важно не упускать из виду то, что вы пытаетесь достичь. Как и в случае со сроками, работа над желаемым результатом может повысить вашу продуктивность. Вы будете заинтересованы в своей работе, готовы сосредоточиться на ней и будете мотивированы довести ее до конца, и сделать все с максимальной отдачей.
7. Никогда не останавливайтесь
Бывают моменты, когда вам может казаться, что вкладываемые усилия не приносят даже малейшего результата, и вы, словно белка в колесе, выбиваетесь из сил, но при этом не совершаете никакого движения вперед. Но может не хватает всего лишь еще одного шага вперед? Проанализируйте свою работу, и если вы найдете даже один аргумент, что двигаетесь в правильном направлении, не сдавайтесь! Ведь только упорство способно привести к успеху.
Писатели Энтони Троллоп и Генри Джеймс начинали писать следующие книги, как только заканчивали текущее произведение. Стивен Кинг придерживается правила писать не менее чем 2000 слов каждый день. Марк Твен писал каждый день, а затем читал свои произведения вслух своей семье, чтобы получить их отзывы. Есть что-то хорошее в том, чтобы работать без остановки и выкладываться на полную, а не делать перерыв. Попробуйте планировать объем работы, которую вам необходимо выполнить (безусловно основываясь на ваших личных возможностях). Это может стать импульсом, который будет мотивировать вас двигаться вперед.
Книги, которые стоит прочесть:
– Ричард Кох «Успех по принципу 80/20. Как построить карьеру и бизнес, используя ваши лучшие 20%»
– Деймон Захариадис «Хватит быть удобным. Как научиться говорить "НЕТ" без угрызений совести»
– Мартин Ланик «Привычки лидера. Самые важные навыки за несколько минут в день»