В своем первом посте я хотел бы поделиться своим опытом использования методики GTD от Дэвида Аллена и обратить внимание на то, как я его сделал под себя.
Для начала, почему же всё-таки GTD?
Дело в том, что пару лет назад я занял руководящую должность и очень скоро осознал, что контролировать все процессы держа их просто в голове - невозможно. На совещаниях я видел, как большие дяди и тёти в пиджаках пользуются ежедневниками, что-то туда записывают, носятся с этими ежедневниками повсюду и подглядывают туда. Но моя профессия (звукорежиссура) и возраст сыграли против ежедневников в пользу чего-то другого. Ну не вижу я себя, работающего с тонной звукового оборудования, проводов и микрофонов в пиджаке и с ежедневником подмышкой.
Сперва был Bullet Journal. Это было очень интересно, но требовало слишком много фокуса, времени и внимания. По итогу меня хватило на месяц, может два максимум и я решил искать что-то простое. Такое, что было бы всегда под рукой, чем можно было бы пользоваться постоянно и просто, без ручек, тетрадок, в цифровом виде. И о чудо! Хвала Интернету великому и могучему! Я наткнулся на тот самый GTD.
Признаться, вникнуть в эту систему с первого раза было сложно, ведь перед тем, как твое сознание станет подобно воде, необходимо приложить большие усилия и развить в себе определённые привычки.
Inbox
Наблюдая за собой, я заметил, что многие вещи игнорировал и не запоминал, наивно предполагая, что этим займусь позже, по итогу я занимался ими в последний момент и абы как, лишь бы успеть в назначенный срок.
Выходом стал тот самый Inbox - ящик, в который летят любые мысли и задачи в первую очередь. То место, которое вместо меня хранит всё входящее в мою жизнь. Это очень удобно, потому как неоднократно я сталкивался с тем, что во время, например, репетиции, мне поступали задачи, связанные с ведением документации (какая ~~к чёрту~~ документация? У меня творческий процесс!)
И уже потом, во время перерыва, вместо того, чтобы тупить в экран телефона, листая смешные видосики, я обнаружил, что куда интереснее разгребать тот самый Inbox.
Правило 3 минут
Тут вступает следующее очень важное правило. Если я, разгребая инбокс, понимаю, что могу сделать что-то в течение условных трёх минут - я делаю это сразу. Звонок, электронное письмо, и т.д. - просто беру и делаю, без каких либо отговорок.
Придерживаясь этого правила в течение пары недель, выяснилось, что мне удалось закрыть огромное количество вопросов, висевших надо мной тяжёлым грузом.
Списки
По началу, я пытался всё идеализировать и разграничивать, что очень сильно сыграло со мной злую шутку в дальнейшем и я отбросил GTD на пару месяцев. Домашние дела - в списки домашних дел, рабочие - в рабочее, звонки в список "звонки", а поход в магазин в список "магазин". В итоге, моя система стала слишком перегруженной и отслеживание задач в ней что-либо стало раздражителем для меня.
Итак, ниже несколько советов по ведению списков:
- Меньше списков дел.
- Разделите их условно на три категории:
- Inbox (входящие)
- Когда-нибудь
- Проекты
- Заметки
- Повторяющиеся задачи
- Планы
Когда-нибудь
Тут я храню всё то, что хочу (или необходимо) однажды сделать, без привязки к конкретному времени, разделяя на подкатегории:
- "рабочее";
- "домашнее";
- "развитие";
- "кино";
- "литература";
- "отдых";
- "покупки".
Проекты
Здесь я храню списки с проектами, которые выполняются в данный момент времени. Их может быть много, и это удобно - я контролирую всё, что сейчас происходит и легко переключаюсь, не испытывая сильного стресса. Внутри каждого проекта содержится вся необходимая информация, ссылки, задачи. И главное - описание конечного результата. То, каким его вижу я или моя команда. Это помогает не принимать полумер и доводить дело до конца.
Заметки
Тут всё просто. Мелкие напоминалки, такие как - пароли, дни рождения сотрудников, и всё то, что нужно помнить в самый неподходящий момент.
Повторяющиеся заметки
Здесь то, что необходимо повторять. Это коммунальные платежи, оплата услуг связи и подписок. Согласитесь, удобно, когда тебе об оплате сотовой связи напоминает приложение, а не отключенная связь за просроченный платёж.
Планы
По сути, это календарь. То, что обязательно должно произойти в конкретный день, время, в конкретном месте. Календарь - очень удобная вещь, которую очень многие игнорируют.
Что не вошло в мой GTD отдельным списком?
Отдельный список - делегирование.
Почему? Потому что делегирую задачи названием. В нём указываю на каком этапе и что передано в работу другому отделу, другой организации или моим сотрудникам. Подобно этому принципу действую и в других сферах в своей жизни.
GTD не решебник
Самое главное, понимать, что GTD - это подход к тому, как помнить всё, но никак не волшебная палочка, которая делает всё за Вас. Выполнение задач более продуктивно, когда вы действуете линейно, а не стихийно, мозг так не умеет. Зато умеет GTD.
В заключение
В заключении хочу поблагодарить читателя за интерес к моему посту и сказать, что выше я описал свой собственный GTD. Тот GTD, каким я его вижу сегодня, не касаясь конкретных инструментов и их функций. Об инструментах, которыми пользовался и пользуюсь я расскажу в следующих постах.