Основная цель полицейской проверки – получить доказательства, подтверждающие совершение преступления. Поэтому чаще правоохранители приходят без предупредительных действий: запросов документов или вызова руководства компании, чтобы у сотрудников не было времени подготовиться, что-то вывезти или уничтожить улики.
Тем не менее, существует алгоритм действий, которые помогут заранее подготовиться к полицейской проверке, а значит свести к минимуму ее негативные последствия. К ним относятся следующие:
Организовать удаленное хранение документов и информации
Хранить все документы, «первичку», налоговую и бухгалтерскую отчетность непосредственно в компании опасно. Вот почему передача бухгалтерии на аутсорсинг в данном ракурсе имеет еще одно важное преимущество – внезапно нагрянувшим полицейским можно сказать, что все требуемые бумаги находятся у обслуживающей компании, и через несколько дней они будут предоставлены для проверки. Естественно, полицейские поспешат к провайдеру аутсорсинговых услуг, но уже будет достаточно времени подготовиться к их визиту.
В отношении особо важных документов ввести режим коммерческой тайны
Режим коммерческой тайны может распространяться на любые сведения, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу их неизвестности третьим лицам. Например, содержание сделок с контрагентами, отчеты сотрудников, содержание деловой переписки и т.д. Тайной не могут быть лишь сведения, содержащиеся в учредительных документах, численность и состав работников, задолженность по выплате заработной платы и т.п.
Информацию, составляющую коммерческую тайну, полиция вправе изымать только после обращения в суд и на основании вынесенного судьей решения об обоснованности изъятия. В противном случае они не смогут использовать ее в качестве доказательств – такие доказательства будут считаться полученными с нарушением закона.
Процесс внедрения коммерческой тайны является весьма трудоемким (необходимо определиться с перечнем информации, разработать и утвердить специальные правила маркировки и хранения «секретных» документов, внести изменения в должностные инструкции сотрудников и др.), поэтому лучше заранее озаботиться защитой сведений.
Хранить информацию на внешних носителях и удаленных серверах
Оптимально работать только с внешними носителями (в том числе серверами) и не хранить ничего на жестких дисках компьютеров. Сервер должен находиться в отдельном помещении. При изъятии техники полиция не сможет обнаружить данные, которые находятся на удаленных серверах, так как они физически хранятся в другом месте. Кроме того, для такой информации можно установить дополнительную защиту, а при необходимости оперативно стереть сведения или перенести их на другой удаленный сервер.
Продолжение статьи читайте по ссылке: https://pulse19.ru/121499-k-nam-edet-revizor-kak-zashhitit-biznes-zhiteljam-hakasii-rasskazal-advokat/
