Проводимая в стране реформа контрольно-надзорной деятельности декларирует среди прочего постепенный переход к электронному документообороту во всех сферах осуществления производственной безопасности, в том числе в обучении и проверке знаний персонала поднадзорных организаций. Обновленная в рамках «регуляторной гильотины» нормативная база закрепила возможность данной процедуры в отдельных статьях нормативных правовых актов разного уровня. Однако по большей части новеллы по применению электронного документооборота (далее – ЭДО) и электронной подписи (далее – ЭП) при оформлении документов, подтверждающих прохождение работниками организаций инструктажей, обучения и проверки знаний, описывают процедуру лишь рамочно, без указания конкретного порядка.
Целью настоящей аналитической записки является формулирование экспертной позиции КГ «ТЕРМИКА» по вопросу применения различных видов ЭП в электронных документах, подтверждающих прохождение работниками организаций инструктажей, обучения и проверки знаний.
Условия применения различных видов ЭП
В соответствии со ст. 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Федеральный закон № 63-ФЗ) видами электронных подписей являются простая электронная и усиленная электронная подпись (неквалифицированная и квалифицированная).
Простой электронной подписью (далее – ПЭП) является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.
Неквалифицированной электронной подписью (далее – НЭП) является электронная подпись, которая:
- получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
- позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
- позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
- создается с использованием средств электронной подписи.
Квалифицированной электронной подписью (далее – КЭП) является электронная подпись, которая соответствует всем признакам НЭП и следующим дополнительным признакам:
- ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
- для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с Федеральным законом № 63-ФЗ.
В соответствии со ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ определяются следующие условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью:
- информация в электронной форме, подписанная КЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе;
- информация в электронной форме, подписанная НЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. При этом такие нормативные правовые акты в обязательном порядке должны предусматривать порядок проверки электронной подписи;
- информация в электронной форме, подписанная ПЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. При этом такие нормативные правовые акты в обязательном порядке должны предусматривать правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи и обязанность лица, создающего или использующего ключ ПЭП, соблюдать его конфиденциальность (ст. 9 Федерального закона № 63-ФЗ).
При этом применение ЭП в кадровом документообороте внутри организации необходимо оформить локальными нормативными актами, которые принимаются работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном ст. 372 Трудового кодекса Российской Федерации для принятия локальных нормативных актов. Это может быть регламент или приказ о порядке учета, хранения и использования должностными лицами организации электронной подписи и другие локальные нормативные акты. В случае принятия данных актов и ознакомления с ними работников организации документы, подписанные ПЭП, будут признаваться электронными документами, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, если их положения не противоречат требованиям федеральных нормативных правовых актов. При этом переход на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО осуществляется с письменного согласия работника (за исключением ряда случаев).
Охрана труда
Действующим на сегодняшний день постановлением Минтруда России, Минобразования России от 13.01.2003 № 1/29 «Об утверждении Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций» (далее – Постановление № 1/29) не предусматривается применение ЭП при оформлении документов, подтверждающих прохождение работниками организаций инструктажей, обучения и проверки знаний. Однако поскольку данным документом напрямую не устанавливается обратного, применение ЭП допускается в соответствии с Федеральным законом № 63-ФЗ. Кроме того, большинство вновь принятых Правил по охране труда (ПОТ) напрямую допускают возможность ведения документооборота в области охраны труда в электронном виде с применением ЭП или любого другого способа, позволяющего идентифицировать личность работника, в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Постановлением № 1/29 условия применения ПЭП и НЭП не выполняются, а значит их использование при оформлении документов, подтверждающих прохождение работниками организаций инструктажей, обучения и проверки знаний, невозможно. Применение же КЭП возможно, поскольку Постановлением № 1/29 не установлено требований о необходимости составления документов исключительно на бумажном носителе.
После вступления в силу с 1 марта 2022 года новой редакции Трудового Кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ) в нем появятся новеллы (ст. 22.1–22.3) об электронном документообороте в сфере трудовых отношений, определяющие порядок ведения ЭДО, в том числе в сфере охраны труда. Однако в ст. 22.1 (абзац 3) новой редакции ТК РФ напрямую запрещается применение электронного документооборота для документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.
При этом в данном абзаце не упоминается протокол заседания комиссии по проверке знаний требований охраны труда у работников и ряд других документов (приказ о создании комиссии, утвержденный порядок проведения проверки знаний и т. д.). С учетом вступающих с 1 марта 2022 года требований новой статьи 214.2, дающей право работодателю вести ЭДО в области охраны труда, а также в соответствии с Федеральным законом № 63-ФЗ это означает, что указанные документы могут быть подписаны КЭП.
Следует отметить, что разрабатываемым новым порядком обучения по охране труда, вступающим в силу ориентировочно с 1 сентября 2022 года, предусматривалось, что документирование проведенного инструктажа по охране труда, независимо от его вида, может оформляться как на бумажном носителе, так и в электронном виде с использованием ЭП. Однако это нововведение вступает в противоречие со ст. 22.1 новой редакции ТК РФ и, вероятно, будет пересмотрено в окончательной редакции документа.
Пожарная безопасность
Действующим на сегодняшний день приказом МЧС России от 12.12.2007 № 645 «Об утверждении Норм пожарной безопасности «Обучение мерам пожарной безопасности работников организаций» (далее – Приказ № 645) применение ЭП при фиксации результатов проведения инструктажей по пожарной безопасности не предусмотрено. Однако поскольку данным документом напрямую не устанавливается обратного, применение ЭП допускается в соответствии с Федеральным законом № 63-ФЗ.
Приказом № 645 условия применения ПЭП и НЭП не выполняются, а значит их использование при оформлении документов, подтверждающих прохождение работниками организаций инструктажей, обучения и проверки знаний, невозможно. Применение же КЭП возможно, поскольку Приказом № 645 не установлено требований о необходимости составления документов исключительно на бумажном носителе. Однако перед введением в использование в организации электронных журналов инструктажей, подписанных КЭП, целесообразно учесть мнение территориального органа пожарного надзора.
После вступления в силу с 1 марта 2022 года нового Приказа МЧС России от 18.11.2021 № 806 «Об определении Порядка, видов, сроков обучения лиц, осуществляющих трудовую или служебную деятельность в организациях, по программам противопожарного инструктажа, требований к содержанию указанных программ и категорий лиц, проходящих обучение по дополнительным профессиональным программам в области пожарной безопасности» (далее – Приказ № 806) применение ЭП при оформлении документов, подтверждающих прохождение работниками организаций инструктажей, обучения и проверки знаний, допускается. В соответствии с п. 26 Приказа № 806 применение ЭП возможно для фиксации результатов обучения и проверки соответствия знаний и умений лиц, осуществляющих трудовую или служебную деятельность в организации, требованиям, предусмотренным программами противопожарного инструктажа, путем подписания работником (служащим) и лицом, проводившим противопожарный инструктаж, документов, определяемых порядком обучения лиц мерам пожарной безопасности.
Приказ № 806 не предусматривает правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи и обязанность лица, создающего или использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность, а значит подписание вышеуказанных документов с помощью ПЭП невозможно.
Для применения НЭП в нормативном акте, определяющем возможность применения ЭП, должен быть предусмотрен порядок проверки электронной подписи. Пунктом 27 Приказа № 806 оговаривается, что руководителем организации должна быть обеспечена возможность проверки журналов учета противопожарных инструктажей, оформляемых в электронном виде с использованием электронной подписи, должностными лицами органов государственного пожарного надзора при осуществлении федерального государственного пожарного надзора. Данный пункт можно считать выполнением условия о порядке проверки ЭП, следовательно электронный журнал противопожарных инструктажей может быть подписан НЭП. Также электронный журнал может быть подписан КЭП в соответствии со ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ.
Гражданская оборона и защита от чрезвычайных ситуаций
Федеральным законом от 12.02.1998 № 28-ФЗ «О гражданской обороне», Федеральным законом от 21.12.1994 № 68-ФЗ «О защите населения и территорий от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера» и постановлением Правительства Российской Федерации от 02.11.2000 № 841 «Об утверждении Положения о подготовке населения в области гражданской обороны» применение электронного документооборота и ЭП при фиксации результатов проведения инструктажей по ГО и защите от ЧС не предусмотрено. Однако поскольку данными документами напрямую не устанавливается обратного, применение ЭП допускается в соответствии с Федеральным законом № 63-ФЗ.
В то же время слишком рамочные требования вышеназванных федеральных законов и постановления о подготовке работников раскрываются в «Примерном порядке реализации вводного инструктажа по гражданской обороне», доведенном письмом МЧС России от 27.02.2020 № 11-7-605, и «Порядке реализации инструктажа по действиям в чрезвычайных ситуациях», доведенном письмом МЧС России от 27.10.2020 № ИВ-11-85. Данные документы предусматривает, что страницы журналов инструктажей нумеруются, прошиваются и скрепляются печатью организации, что однозначно говорит о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе и невозможности применения ЭП.
Однако письма МЧС России содержат и оговорку, в соответствии с которой при наличии в организации подразделений, удаленно расположенных от головного офиса, проведение инструктажей допускается в дистанционной форме с использованием аппаратно-программных средств, поддерживающих аудиовизуальную связь инструктора и инструктируемого лица в режиме реального времени, с возможностью дистанционного ведения электронного журнала учета прохождения инструктажей. При этом письма МЧС России не содержат разъяснения, выполняющие условия, необходимые для применения ПЭП или НЭП. Отсюда следует, что при ведении электронного журнала дистанционных инструктажей допускается применение только КЭП.
Следует отметить, что рассматриваемые письма МЧС России, строго говоря, не имеют правового статуса и не могут рассматриваться в качестве обязательных к исполнению, поскольку не были официально опубликованы. Однако не стоит принижать значение этих документов, поскольку они содержат не самостоятельные нормы, а разъясняют требования федеральных законов и постановления Правительства.
Вывод
Из приведенного анализа видно, что на сегодняшний день в рамках действующего законодательства при оформлении документов, подтверждающих прохождение работниками организаций инструктажей, обучения и проверки знаний, возможно применение только КЭП.
В нормативных правовых актах, вступающих в силу с 1 марта 2022 года, несмотря на упоминание возможности применения ЭП, порядок ее использования практически не описывается либо содержит ряд ограничений, что говорит о неготовности надзорных органов включать в вопросы производственной безопасности электронные документы, подписанные ЭП. Тем не менее, применение НЭП и КЭП в охране труда и пожарной безопасности будет возможно при соблюдении определённых условий.
#электронная подпись #эцп #электронный документооборот #инструктаж #проверка знаний #охрана труда #олимпокс #блог эксперта
Спасибо, что дочитали статью до конца. Не забудьте поставить лайк и подписаться на наш канал.
Другие статьи на нашем канале: