Отчёт СЗВ-М — очень простой, в нём нужно лишь перечислить всех своих работников. Сдают его все работодатели каждый месяц до 15 числа. В статье расскажем, как заполнять форму и покажем образец.
Кто отчитывается
Все организации и индивидуальные предприниматели, у которых есть наёмные сотрудники по трудовым и гражданско-правовым договорам.
Если у ИП, адвоката, частного детектива, нотариуса, арбитражного управляющего нет наёмных работников, они по этой форме не отчитываются.
Организации без наёмных работников отчитываться должны, потому что в организации в любом случае должен быть хотя бы руководитель. Даже если это единственный учредитель без трудового договора — его в отчёт и включают.
Кого включать в отчёт
В СЗВ-М включают сведения по сотрудникам, которые работают:
- по трудовым договорам;
- работающим по договорам гражданско-правового характера;
- по авторским договорам.
Если договор расторгли в том месяце, за который вы сдаёте отчёт, данные по такому сотруднику тоже нужно включить в форму. То же самое касается договоров, которые начали действовать в отчётном месяце.
Например, в ноябре 2021 года из организации уволились два человека, и в этом же месяце приняли трёх новых сотрудников. В отчёте за ноябрь нужно указать всех пятерых.
Для включения в отчёт имеет сам факт заключённого договора. А значит, если сотрудник находится в декретном отпуске, отпуске за свой счёт или с сохранением зарплаты — в отчёт он должен попасть.
Нулевых отчётов СЗВ-М не бывает
Как сдавать отчёт
Если у организации или индивидуального предпринимателя 25 наёмных сотрудников и больше, форма СЗВ-М предоставляется строго в электронном виде и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью.
Если 24 наёмных сотрудника и меньше согласно п. 2 ст. 8 закона № 27-ФЗ форму можно сдавать на бумаге. Бумажный документ заверяют подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при наличии).
Порядок заполнения формы
В 2021 году действует бланк, утверждённый Постановлением ПФР от 15 апреля 2021 года N 103п.
Раздел 1
- реквизиты страхователя. Полное или сокращённое наименование в соответствии с учредительными документами. ИП пишут свои Ф.И.О.
- регистрационный номер в ПФР. Номер указан в уведомлении из Пенсионного фонда, полученного при регистрации;
- ИНН организации или предпринимателя;
- КПП. Предприниматели оставляют поле пустым.
Раздел 2
Отчётный период календарного года. Указывается порядковый номер месяца (январь — 01, февраль — 02, март — 03 и т.д.)
Раздел 3
Тип сведений формы (код). Указывается один из типов:
- «Исходная» — если первый раз сдаёте отчёт за этот месяц;
- «Дополняющая» — если нужно дополнить ранее принятый фондом отчёт. Например, если забыли включить кого-то из работников;
- «Отменяющая» — если хотите отменить часть сведений из первоначального отчёта.
Раздел 4 (табличная часть)
- № п/п. Нумерация сквозная — по возрастанию без пропусков и повторов (1, 2, 3, 4 и т. д.);
- фамилия, имя, отчество (при наличии) застрахованного лица. В именительном падеже полностью, сокращать и писать инициалы нельзя;
- СНИЛС сотрудника;
- ИНН (если есть).
Автоматическое прохождение отчёта в сервисе «Моё дело»
Если вы ведёте учёт в сервисе «Моё дело», все зарплатные отчёты, в том числе СЗВ-М, заполнятся автоматически без вашего участия когда придёт срок отчитываться. Вам останется лишь подтвердить их отправку в разделе «Отчёты».
Для настройки автопрохождения СЗВ-М проверьте, все ли начисления по сотрудникам (оклады, премии, больничные) внесены в раздел «Зарплата» до назначенной даты автопрохождения отчёта. Далее:
- Включите настройку в разделе «Отчёты» — «Настройки отчётности».
2. Активируйте ползунок рядом с названием отчета, для которого необходимо включить настройку.
3. Выберите дату автоматического завершения отчёта. Для этого из выпадающего списка выберите нужное число месяца, следующего за отчётным периодом.
Дату для СЗВ-М можно выбрать с 1 по 15 число включительно.
4. Отчёт будет завершаться автоматически в назначенную дату в 6:00 по МСК. Вам нужно будет только подтвердить отправку в разделе «Отчёты» — «Отправленные».
5. Оповещение о статусе прохождения отчёта поступит в уведомления — значок «колокол» справа сверху.
Штрафы за нарушения
Штрафы за нарушение сроков сдачи СЗВ-М, а также предоставление в ней ошибочных или неполных данных предусмотрены в статье 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Разберём ситуации, в которых штрафа не избежать.
Нарушение сроков
За сдачу СЗВ-М позже установленного срока штрафуют на 500 рублей за каждого работника, который должен был попасть в отчёт.
Забытые сотрудники
Если забыли включить в отчёт сведения по каким-либо работникам, нужно подать дополняющую форму СЗВ-М, где указаны только сведения о недостающих работниках. Если успеете это сделать до крайнего срока сдачи, штрафа не будет. В противном случае штраф составит 500 рублей за каждого сотрудника, которого не включили в первый отчёт.
Ошибочные сведения
Когда страхователь сдал СЗВ-М вовремя, но в отчёте есть ошибочные данные, штраф тот же — 500 руб. за каждого застрахованного сотрудника.
Но у организации есть пять рабочих дней после получения уведомления от Пенсионного фонда на исправление ошибок. При соблюдении этого срока к страхователю финансовые санкции применяться не будут.
Если вы сами нашли ошибку и исправили до того, как её обнаружил Пенсионный фонд, штраф также не налагается.
Бумажный отчёт вместо электронного
Если вы обязаны сдавать отчёт в электронном виде, а сдали на бумаге, штраф составит 1 000 рублей.