Ниже рассмотрен порядок составления отпускного графика на следующий год в Зарплата и управление персоналом.
Сначала, необходимо создать акт графика – для этого нужно открыть соответствующий перечень документов в меню Кадры.
Работники добавляются в акт при помощи пункта Подбор, позволяющего открыть перечень работающих на данный момент лиц. Также можно нажать на Добавить и ввести ФИО работника, либо выбрать его в перечне, который открывается по ссылке Показать всех (рис. 2).
Заполнение акта осуществляется в разрезе всех типов отпуска, которые положены всем работникам.
Чтобы заполнить акт отдельно по подразделениям, следует выбрать пункт Подбор, после чего выбрать в перечне работников тип перечня По подразделениям (рис. 3).
В отобразившемся перечне работников по подразделениям требуется выбрать подходящий вариант, а также выделить внутри него работников, которым нужно сформировать отдельный график (рис. 4). В таком случае в акт График отпусков будут внесены только работники конкретного отделения (рис. 5).
Предусмотрено автоматическое заполнение акта посредством загрузки из документа. В отобразившемся окне потребуется внести сведения в таблицу посредством копирования, либо же загрузить уже готовую таблицу из другого файла (рис. 6). В таком случае потребуется сохранить форму в комфортном для работников формате, а также оповестить их о необходимости заполнить акт в течение определенного срока. После заполнения таблицы работниками, акт предоставляется руководителю на проверку. Затем утвержденный график добавляется в 1С Зарплата из стороннего документа посредством нажатия на соответствующую кнопку.
Если в параметрах учета кадров активировано использование общего отпускного периода в актах (рис. 7), то в графике отпусков будет отображаться пункт Периоды отпусков, выбор которого позволит открыть небольшое меню для указания периода (рис. 8).
В процессе заполнения перечня работников 1С ЗУП в автомат. режиме определяет остатки по всем типам отпусков, которые положены каждому лицу, после чего применяет их к общему периоду, который был выбран каждым работником.
При помощи пункта Заполнить документ осуществляется автомат. заполнение рассматриваемого акта на основании других отпусков, сформированных в программе. При помощи пункта Контроль остатков отпусков (рис. 9) можно выполнить анализ заполнения акта. В соответствующем окне отобразится отклонение плановых отпусков. Соответствующая ссылка позволит открыть печатный шаблон остатков, которые положены работнику (рис. 10).
В результате описанных выше действий будет составлен график отпусков.