Внедрение в работу любых новых инструментов – задача не из легких, как для крупных, так и малых организаций. В случае с ЭДО это почти неизбежность, однако вопрос не только решаемый, но и на деле очень простой.
Что такое ЭДО и как работает?
Электронный документооборот (ЭДО) проще и надежнее, чем думают многие.
Документ, подписанный электронной подписью (КЭП) и отправленный через оператора ЭДО, ничем не отличается от бумажного «оригинала» и полностью его заменяет. Он позволяет перевести в «цифру» делопроизводство внутри компании, переписку и обмен документами с контрагентами и госорганами. Перейти на ЭДО может любая компания, для работы необходимо лишь получить электронную цифровую подпись и подключиться к оператору.
Входящие документы у большинства операторов бесплатны. Платная тарификация действует при отправке исходящих файлов.
Почему электронный документооборот удобнее бумажного?
Процедура отправки бумажных документов требует много офлайн-действий. Нередко случаются различные форс-мажоры: бумага может потеряться в пути или на почте, намокнуть, сгореть, прийти в негодность. И далеко не каждый контрагент готов прислать курьера. В результате, на Вас ложится бремя мотивации партнера, чтобы он оперативнее выполнил свои обязанности по отправке письма. Другое дело - с ЭДО: «закрывашки» уходят мгновенно, что бережет нервы бухгалтерии (а значит, и всему коллективу).
Время – главный невосполнимый ресурс современности. Если начнется затяжная история с оформлением, сделка может сорваться. К примеру, когда работаете в сфере торговли скоропортящимися продуктами, бумажная возня может оказаться просто фатальной.
Более того, некоторые компании, полностью перешедшие на ЭДО, разрывают контракты с «бумажными» контрагентами, поскольку это дополнительная нагрузка на бизнес-процессы и бухгалтерию. Мало кто может позволить себе терять прибыль из-за несовременного подхода к делу.
Почему электронный документооборот выгоднее, чем бумажный?
Арифметика простая. Цена за отправку письма почтой составляет минимум 50 рублей за документ. Если почтовое отделение не близко, к этой сумме нужно добавить еще и расходы на транспорт. В случае с ЭДО, отправка такого письма будет стоить меньше в 6-10 раз. А теперь посчитайте, сколько бумажных документов отправляет ваша бухгалтерия через почту!
Переводом бизнеса на электронный документооборот всерьез занялось и государство. Уже в 2024 году по ЭДО должны проходить 95% счетов-фактур от хозяйствующих субъектов и 70% транспортных накладных. Налоговая служба даже запустила на своем сайте сервис «Калькулятор эффективности внедрения электронного документооборота», который позволяет рассчитать основные финансово-экономические показатели на юридически значимый документооборот как с внешними контрагентами, так и внутри организации. Для оценки предполагаемых затрат пользователю достаточно ввести количество входящих и исходящих документов, количество договоров и среднюю сумму входящего НДС.
Не стоит забывать, драматичными для малого бизнеса порой могут быть ошибки и опечатки: неправильные цифры в расходах-доходах гарантированно ведут к штрафу от ИФНС. В то время как доверие к ЭДО-оператору и программе, которая сводит и проверяет все автоматически, потенциально выше даже у налогового инспектора.
Как снизить расходы на ЭДО?
Сравнивайте тарифы и выбирайте оператора ЭДО, который подходит вам по бюджету и поддерживает роуминг с основными игроками рынка. Например, в случае с сервисом «Платформа ЭДО» от компании «Платформа ОФД», лидера среди российских ОФД, работа с входящими документами будет бесплатной, а цена исходящих документов снижается в зависимости от выбранного тарифа.
Срок действия лицензии на ЭДО после активации 1 год, , как у большинства.
Для подписания документов подойдет квалифицированная электронная подпись от любого УЦ (удостоверяющего центра).
Вот какие затраты на исходящие документы при работе с Платформой ЭДО:
· 50 документов - 500 ₽ (10 ₽ / документ)
· 200 документов - 1400 ₽ (7 ₽ / документ)
· 500 документов - 2400 ₽ (4,8 ₽ / документ)
· 1000 документов - 3600 ₽ (3,6 ₽ / документ)
· 2500 документов - 6750 ₽ (2,7 ₽ / документ)
Поэтому разумно будет сначала посчитать, на какое число исходящих документов планируете отправку, а потом выбрать наиболее выгодный тариф.
Как начать пользоваться ЭДО?
Алгоритм простой: компания или ИП оформляет КЭП (усиленную квалифицированную электронную подпись), заключает договор с оператором ЭДО и подключается к его сервису.
Если Вы уже подключены к системе «Платформа ОФД», то все еще проще – вы получаете все в едином окне: достаточно войти в личный кабинет, раздел «Документы», нажать «Присоединиться к ЭДО» и подписать оферту.
Даже если Ваш деловой партнер работает с другим оператором ЭДО, Вам не нужно ничего менять: с бесплатной услугой «Роуминг» обмен документами возможен между клиентами разных операторов.
Еще один немаловажный аргумент за: сервис «Платформа ЭДО» интегрирован в популярные бухгалтерские продукты 1C для бухгалтерии. Разработчики создают и обновляют Обработки к программам 1С, которые позволяют отправлять УПД своим контрагентам из программы напрямую.
Возможность использования привычного интерфейса 1С для отправки документов, роуминг с ведущими операторами ЭДО и работа в одном окне с ОФД – делают «Платформу ЭДО» несомненно удобным сервисом.
Оставьте заявку, чтобы попробовать
Или сразу получите скидку 40% на ЭДО и электронную отчетность