Одним из самых востребованных умений в современном мире является умение общаться с бизнес партнерами. Для жителей стран СНГ огромную ценность играет именно письменное общение так как на сегодняшний день сфера аутсорсинга стала в особенности популярной. Так что не важно работаете ли вы или еще учитесь, умение грамотно написать деловое письмо на английском станет огромным плюсом в вашем резюме и полезным навыком.
Даже если вы уже уверенно владеете языком, официальные письма на английском имеют множество нюансов, подводных камней и более сложную структуру.
В этой статье вместе с stopfail.com :
- научимся как писать email на английском
- поймем вести переписку с бизнес партнерами и коллегами
- возьмем на заметку полезные фразы для email на английском
- узнаем можно ли доверять гугл-переводчику в таких серьезных вопросах
Какие письма пишут в больших международных компаниях?
Часто в больших компаниях корпоративная почта служит отличным механизмом коммуникации и организации работы. Именно через почту осуществляется делегирование заданий, делаются важные объявления и рассматриваются просьбы.
Вы можете обсудить интересующий вас вопрос с начальством по телефону, в Slack или Zoom, однако после встречи обязательным будет отправить email:
❯ с выводами встречи (A Meeting Follow-up email)
❯ просьбой (Request)
❯ заявлением для уведомления соответствующих лиц
❯ подтверждения намерений в письменной форме
❯ и другое
Существует множество ситуаций, в которых вам будет необходимо составить подобный имейл. В соответствии с этими ситуациями, различают несколько видов деловых писем. Далее мы рассмотрим самые популярные из них.
Как писать деловое письмо на английском?
Перед тем, как начать писать деловое письмо, важно знать о нескольких нюансах этикета деловых писем. Давайте посмотрим основные правила написания делового письма на английском от stopfail.com и посмотрим сколько пунктов вы соблюдаете.
⬇️ Основные правила бизнес переписки ⬇️
Как написать официальное деловое письмо на английском языке: Структура.
Для того чтоб упростить задачу с написанием официального письма на английском, мы подготовили пошаговую инструкцию с клише и полезными фразами.
ШАГ #1: Как начать официальное письмо?
Началом делового письма служит официальное приветствие или Salutation. Оно зависит от того знаете вы получателя или нет.
*To whom it may concern,
Если вы не знаете конкретного получателя
*Dear Sir or Madam,
Если вы не знаете имени получателя
*Dear Mr /Mrs Willson,
Если вы точно уверены кому пишете
*Dear colleagues,
Если вы обращаетесь к коллегам внутри компании (менее официально)
ШАГ #2: Как перейти к основной части?
В зависимости от цели вашего письма изменится формат обращения. То, что вы выражаете в основной части или Body несет всю смысловую нагрузку письма. Как правило принято употреблять “Я пишу вам чтобы…” и далее сообщать цель: узнать что-то, поблагодарить, сообщить и т.д.
Обобщенное вступление
👋 This letter is regarding/in reference to/concerning…
Это письмо касается…
👋 By this letter we hereby inform…
Этим письмом я хочу вас проинформировать о…
👋 I am writing to you regarding…
Я пишу вам на счет…
Просьба
🙏 We would appreciate it if you could…
Это письмо касается…
🙏 Could you please provide me with …
Не могли бы Вы прислать мне…
🙏 It would be helpful if you could send us…
Было бы очень полезно, если бы Вы смогли прислать нам…
🙏 Would you kindly/please…
Были бы Вы так добры/ Не могли бы Вы, пожалуйста…
🙏 I wonder if you would do me a favour…
Hе могли бы Вы сделать мне одолжение…
Ответ на письмо
👉 Further to your last email…
Отвечая на ваше письмо…
👉 I am writing in response to…
Я пишу вам в ответ на…
👉 Thank you for your letter/e-mail about …
Спасибо за ваше письмо о…
👉 With reference to your letter of 15 June,
Ссылаясь на ваше письмо от 15 июня…
👉 I am writing to you regarding our phone conversation concerning…
Я пишу в связи с нашим телефонным разговором, касающимся…
Для сопроводительного письма
👉 I am sending you…
Я высылаю вам…
👉 Please see attached in this email…
Взгляните на прикрепленные к этому email…
👉 As agreed, I have attached to this email…
Как и договаривались, я прикрепляю к email…
Благодарственное письмо
🙏 Thank you for contacting us
Спасибо за обращение
🙏 Thank you for letting us know about…
Спасибо, что сообщили нам о…
🙏 I appreciate your patience in waiting for a response.
Спасибо, что подождали ответ.
🙏 I would like to thank you for your interest in…
Спасибо за ваш интерес к…
🙏 Thank you for your letter regarding the…
Спасибо за ваше письмо о…
Извещение о чем-либо
👉 I regret to inform you that…
Я с сожалением информирую вас…
👉 It is with great sadness that we inform you that…
С огромным сожалением мы сообщаем…
👉 After careful consideration we have decided to…
После тщательного рассмотрения мы решили…
👉 It is a great pleasure to inform you…
С огромным удовольствием даю знать…
👉 I am pleased to announce…
Рад сообщить…
ШАГ #3: Как завершить письмо?
Окончание делового письма должно либо ставить точку в вашем общении по данному вопросу, либо сподвигнуть получателя к ответным действиям. Очень важно правильно подобрать заключительные фразы в зависимости от того ждете ли вы чего-то от получателя. Примеры вам как закончить обращение с переводом вы найдете ниже.
Чтоб завершить общение
👉 Should you need any further information/assistance, please do not hesitate to contact me.
Если вам нужна ещё какая-либо информация/помощь, пожалуйста, обращайтесь.
👉 If you would like to continue this conversation, please feel free to reach me out.
Если вы бы хотели продолжить общение, обращайтесь ко мне.
👉 Please contact me if you have any further questions.
Пожалуйста, дайте знать если у вас есть какие-то вопросы
Чтоб просить об обратной связи
👉 I am looking forward to hearing from you.
В ожидании вашего ответа.
👉 Thank you in advance for sending me…
Заранее спасибо за отправку мне…
👉 Please give this matter your immediate attention and contact me back as soon as possible.
Пожалуйста, немедленно уделите этому вопросу внимание и свяжитесь со мной как можно скорее.
ШАГ #4: Как оформить подпись?
Подпись или Signature это обязательная часть официального письма. Подпись включает в себя прощальную фразу, имя отправителя, должность и контактную информацию для обратной связи. Ниже приведены клише очень важных заключительных фраз.
*Your sincerely/ Sincerely yours/ Respectfully
Если во вступлении к письму адресат был неизвестен
*Sincerely,
Если во вступлении имя адресата было использовано
*Kind regards/ Warm regards/ Regards/ Best wishes
Менее формальный, но допустимый вариант – с наилучшими пожеланиями.
Лайфхаки от #veronikakosiak для имейла на английском языке:
🔽Прежде всего важно сказать, что использование корпоративной почты или отправка бизнес имейла это уже лайфхак для коммуникации в деловом мире. Наличие полного лога (записи истории общения), обеспечивает безопасность. Часто, по телефону, при личной встрече или в мессенджерах могут оговариваться важные моменты, которые после, намеренно или нет, теряются. К тому же, сообщения с мессенджеров могут быть запросто удалены или отредактированы. В бизнесе важна точность. Потому все важные договоренности, обусловленности, поручения, объявления и решения всегда должны дублироваться в деловом имейле. Кстати, в случае возникновения непредвиденных конфликтов или трудностей такая переписка может быть легко восстановлена и может быть использована в качестве вспомогательных средств для развязки конфликта или даже как доказательство правоты в суде.
🔽 Иногда для отправки документов или подтверждения информации в письменном виде, по телефону нас просят назвать по буквам (to spell) наш электронный адрес. Но электронный адрес часто содержит дополнительные символы помимо букв, и вот как читать некоторые из них:
🔽 Также, если вы пишите много писем, полезным будет добавить личную электронную подпись. Она сделает письмо презентабельным и автоматически подтянет ваши контакты для обратной связи. Создать ее можно на примере Гугл почты, просто нажмите ЗДЕСЬ для получения инструкции. Ну и по тому же принципу настраивается любая другая почта индивидуально. Как результат, под каждым письмом у вас будет появляться подобная подпись:
🔽 Еще одна вещь, которая широко используется в письмах на английском, аббревиатуры. Их, как правило, не используют в очень официальных письмах. Но часто добавляют в формальной переписке внутри компании по электронной почте, и корпоративных мессенджерах. Потому их тоже важно знать. Вот самые распространенные из них:
🔽 Ну и напоследок, не забывайте, что можно отправить письмо сразу нескольким адресатам, указав адреса через запятую. При отправке письма вам будет выставлена небольшая форма, где в поле СС вы сможете указать кого поставить в копию для рассылки, а также указать в поле Re конкретно сформулированную тему письма.
Деловая переписка в мессенджере VS имейл
Как ни удивительно, но деловые вопросы могут обсуждаться не только в имейле, но еще и в мессенджерах вроде Slack, Skype, Zoom, Telegram, WhatsApp и др. stopfail.com считает, что тасто написать короткое сообщение в мессенджере быстрее и проще, чем вводить электронную почту, указывать тему, употреблять уж слишком официальные фигуры речи. Однако, деловое общение в мессенджерах имеет как плюсы так и минусы.
ПРЕИМУЩЕСТВА 👍🏻 и НЕДОСТАТКИ 👎🏻
👍🏻 Мессенджер проверяется чаще и имеет более налаженную систему уведомлений. Как правило, ваше сообщение прочитают быстрее, если писать его в мессенджере.
👎🏻 Как правило, мессенджер используется не только для рабочих целей, там может быть тысяча подписок на разные каналы, тысяча сообщений от друзей и важное сообщение просто может там потеряться.
👍🏻 Некоторые мессенджеры дают опцию редактировать сообщение после его отправки, что очень удобно в случае, если сообщение нужно изменить.
👎🏻 Сообщение в мессенджере может быть удалено или отредактировано, что может негативно сказаться на исход ситуации в случае непоняток или проблем. А вот имейл – более четкий инструмент для того, чтоб зафиксировать основные договоренности.
👍🏻 В общении в мессенджере допустимо использование аббревиатур и сокращений вроде ASAP или FUI, так как само общение (даже в бизнес кругах) считается менее официальным. Можно использовать более короткие фразы, очерки на прощание вроде Best Regards, и приветствие вроде Hi или Dear Colleagues.
👎🏻 В мессенджерах в одно сообщение помещается ограниченное количество символов, а вот если отправлять письмо почтой, вряд ли вы сможете превзойти лимиты.
👍🏻 В мессенджерах доступно большее количество функций: пометить сообщение непрочитанным, отметить конкретного человека в групповом чате или закрепить сообщение сверху.
👎🏻 Однако в мессенджерах не всегда удобно, а иногда невозможно редактировать и форматировать текст. А вот почтовый редактор замечательно с этим справляется.
Хотя мессенджер действительно хорош для менее формального, быстрого делового общения внутри компании, он едва ли подойдет для заключения деловых сделок или создания обусловленностей с серьезными партнерами/клиентами вне фирмы. Хорошим правилом станет: все самое важное – через почту, второстепенное – через мессенджер.
Гугл переводчик: помощник или вредитель?
Часто при написании чего-либо мы обращаемся к Google переводчику. Еще несколько лет назад именно этот ресурс перевода был причиной насмешек и мемов, но на сегодняшний день алгоритмы #английскийонлайн Google Translator работают лучше.
Однако, как было сказано ранее, деловые письма имеют много нюансов и подводных камней, и часто дословного перевода недостаточно. Поэтому, скорее всего, смысл сообщения будет понятен, но сообщение не будет звучать профессионально.
Пример 1 Я рад сообщить вам
Допустимо, однако в деловой переписке употребляют более сложный эквивалент: ✅ I am pleased to announce.
Пример 2 Чем скорее, тем лучше
Отличный вариант для разговорной речи, однако в деловом письме лучше сказать: ✅ At your earliest convenience.
Пример 3 Надеемся получить Ваш ответ в ближайшем будущем.
Если вы употребите эту фразу, вас поймут. Однако она будет звучать не презентабельно, лучше написать: ✅ We look forward to hearing from you soon.
Пример 4 При необходимости внесите свои рекомендации.
В данном случае дословный перевод звучит весьма неплохо, но для бизнес писем используют краткое клише: ✅ Please advise if necessary.
Пример 5 Спасибо за обмен опытом в этом вопросе
Снова дословный перевод исключил употребление более профессиональных фраз. Лучше сказать:
✅ Thanks for sharing your expertise in this matter.
В целом, использование гугл переводчика не навредит в случае, чтоб посмотреть короткие фразы или дословный перевод. Однако Гугл переводчик действительно плохой эксперт, когда дело доходит до контекста. Часто, фразы, переведенные таким способом, звучат искусственно и выдают непрофессионализм отправителя.Переходи на статью Готовые шаблоны: деловое письмо на английском с переводом, чтобы узнать больше про виды писем, которые используются в корпоративной жизни компании и в повседневности.Если ты хочешь скачать бесплатные шаблоны деловых писем писем на английском прямо сейчас, оставь свою почту и мы вышлем их в первом email! ⬇️
Скачать шаблоны бизнес писем с переводом
