Когда речь заходит о технической составляющей любого ивента, речь не может не зайти об адекватном и подробном чеклисте. В этом посте мы решили начать рассуждения о том, как всё-таки подготовиться к идеальному ивенту и что нужно сделать, чтобы технические детали не отвлекали во время проведения самого мероприятия.
Начать обсуждение решили (уже почти традиционно) с перевода старенького материала от компании Vario Productions, где они подробно расписывают, как готовятся к ивентам. Давайте погружаться в детали.
АУДИОВИЗУАЛЬНЫЙ ЧЕКЛИСТ 101: ОБЯЗАТЕЛЬНОЕ УСЛОВИЕ ДЛЯ МЕРОПРИЯТИЙ ЛЮБОГО МАСШТАБА
Независимо от размера или причины вашего мероприятия, встречи или конференции, промежуточное понимание технологии, которую вам потребуется арендовать, полезно на начальных этапах планирования. В дополнение к основам (например, выяснению того, как участники будут подключаться к Интернету), вы также захотите определить ряд конкретных обязательных требований для вашего мероприятия.
1) AV-техники и технический директор
Аудиовизуальные (AV) техники и технический директор являются сертифицироваными специалистами, которые обучены управлять оборудованием, используемым на профессиональных мероприятиях, встречах и мероприятиях любого масштаба. Взаимопонимание с вашим техническим директором в начале вашего проекта позволит установить четкую связь с обеих сторон - помимо определения этапов планирования вашего конкретного мероприятия, поддержание открытого диалога на протяжении всего процесса гарантирует удовлетворение ваших потребностей и поможет избежать любых ошибок или упущений на этом пути.
Вот несколько стратегических моментов, которые следует иметь в виду при разговоре с вашей командой AV-технологий:
Будет ли команда AV доступна для генерального прогона? Важно проконсультироваться с техническим директором заблаговременно до вашего мероприятия – узнайте, могут ли они провести "ознакомительную экскурсию" как минимум за день или два до вашего мероприятия, особенно если у вас есть какие-либо вопросы или опасения по поводу оборудования или других связанных с этим проблем.
Какие техники будут работать на локации во время мероприятия? Спросите своего технического директора, кто останется на месте после начала вашего мероприятия, и кто из них будет за что отвечать. Определение этой информации на ранней стадии может быть очень полезным, особенно если вам потребуется их опыт для любой непредвиденной технической помощи или конкретной поддержки.
Какой тип оборудования будет доступен? Обязательно спросите у своего технического директора, какое необходимое резервное оборудование будет доступно на месте в случае, если что-то выйдет из строя (например, дополнительные кабели и адаптеры для микрофона или ноутбука). Всегда просите, чтобы на площадке присутствовал резерв в размере 10% от общего количества оборудования. Запросите список оборудования с указанием всего необходимого снаряжения (и резервного оборудования) и убедитесь, что у вас есть номер мобильного телефона технического директора или другой способ связи - к примеру, радиостанции.
2) Расчеты Конференц-Зала
Знание размера, габаритов, акустики, освещения, возможности подвесов и другой базовой информации о помещении, пространстве или месте проведения мероприятия является важным фактором при определении ваших потребностей в AV. Ваша техническая команда сможет помочь вам спланировать всё соответствующим образом. Ниже приведено несколько основных пунктов, которые следует рассмотреть:
⁃ Достаточно ли места для зоны пультовой? Проконсультируйтесь с вашей технической командой, чтобы убедиться, что там достаточно места для серверов, мониторов, звуковых плат, микшеров и/или освещения.
⁃ Может ли комната справиться с акустикой? Убедитесь, что помещение, в котором будет проходить мероприятие, является акустически приемлемым и что в комплект входит надлежащим образом спроектированная звуковая система.
⁃ Возможны ли подвесы ферм, расчетные нагрузки, если вы собираетесь вешать свет, экраны, массивы и т.д.?
⁃ Было ли это место зарезервировано на достаточное количество времени? Убедитесь, что до/после вашего мероприятия было обеспечено по крайней мере 24-часовое бронирование, чтобы обеспечить достаточное время для подготовки.
3) Оборудование Для Презентаций:
Хотя организаторам мероприятий не обязательно быть экспертами в области аудиовизуальных средств для мероприятий, знание необходимого оборудования и создание списка с пунктами помогут в планировании и проведении мероприятия.
Вот несколько ключевых вопросов для обсуждения с вашей командой AV:
⁃ Какой тип презентационного оборудования понадобится вашим докладчикам? Определите, какое оборудование необходимо вашим докладчикам в самом начале планирования мероприятия. Чтобы еще больше упростить процесс, попросите докладчиков прислать свою презентацию, чтобы ее можно было загрузить на компьютеры/ноутбуки/планшеты, серверы и т.д. заранее для тестирования.
⁃ Насколько большими должны быть экраны/мониторы? Определите, насколько большим должен быть арендованный монитор и/или экран для участников, чтобы каждый мог легко просматривать презентацию. Один из наиболее эффективных способов сделать это: сядьте в заднем ряду (для мероприятий в стиле аудитории) или на места в конференц-зале/лекционном зале, наиболее удаленные от экрана, чтобы шрифт был разборчивым на расстоянии и чтобы экран был правильно расположен. Если вы сомневаетесь, ваша команда AV может проконсультировать вас по правильному размеру и размещению.
⁃ Предусмотрите мониторы-суфлеры для докладчиков
⁃ Насколько яркими должны быть проекторы или насколько мелким должен быть шаг диода? Проконсультируйтесь с AV-специалистом, чтобы убедиться, что проектор имеет достаточную мощность для четкого отображения материала, а светодиодный экран достаточно маленький шаг диода для отображения мелких элементов, который должны читаться. Учитывайте время суток, есть ли в комнате окна и насколько светлой должна быть комната для комфорта вашего посетителя; все это влияет на выбор подходящего оборудования для работы.
В следующей части поговорим о требованиях для Wi-Fi сетей и освещения территории а также дадим несколько практических советов. Подписывайтесь на наш Telegram и читайте предыдущие части: