Хранение документации на предприятии в архиве является настоящим искусством делопроизводства. Если руководитель его освоит, то в принципе позабудет о трудностях, связанных с поиском данных. Важно, чтобы все документы хранились правильно и находились под контролем. В связи с этим, данную деятельность необходимо осуществлять согласно законодательству. Как следует начать вести архив правильно, легко и несложно?
В чем суть архивирования документов?
Архив учреждения является одним из способов по хранению документации. Он дает возможность осуществить работу по систематизации.
С целью правильной и простой работы архивная обработка документации - это острая необходимость. Пока существует юридическое лицо, в процессе его деятельности появляется большое количество документов. Иногда просто нет возможности в них ориентироваться, если правильным образом не упорядочить.
Принято выделять различные виды архивов в организациях. Это научный, технический архив, для хранения аудио и видеозаписей. Но, несмотря на это, они являются одинаковыми для всех типов. Сейчас будем говорить об управленческом архиве.
Никто не станет спорить с тем, что правильное ведение документации, и ее хранение является сложной задачей. Перед тем как приступить к ее выполнению, следует хорошо изучить особенности данного процесса.
КУПИТЬ АРХИВНЫЙ КОРОБ ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТОВ
Что сдается в архив?
До перехода к основным правилам следует понимать, какие документы должны храниться в архиве. На законодательном уровне утвержден список обязательных документов, подлежащих архивации. Там указывается соответствующий срок их хранения. Таким образом, условно документация делится на группы. Они являются основными. Еще существует одна дополнительная.
Временные – документы, срок архивации которых не превышает 10 лет. Обычно в их число входят:
- приказы, постановления и прочие документы;
- переписки по практической реализации принятых решений;
- документы по ведению и разработке регламента;
- переписки и документация касаемо реорганизации учреждения.
Долговременные являются теми документами в соответствии с правилами архивации, которые должны храниться более 10 лет. В их состав входят:
- приказы по кадровому составу учреждения;
- документы, подтверждающие начало и прекращение деятельности организации, получения им лицензий, сертификатов и других разрешительных документов;
- бумаги, имеющие отношение к защите информации компании, создание резервных копий.
Постоянные. Эти документы на постоянной основе хранятся в архиве. Среди этих документов имеются:
- описи дел, номенклатура дел и должностей;
- годовые отчеты, планы, балансы, налоговые документы, а также уставные документы;
- журналы, в которых велась регистрация входящей корреспонденции, приказов, а также оригиналы соответствующих приказов;
- сертификаты ключей, которыми осуществляется проверка электронной подписи;
- паспорта сделок;
- каталог изготавливаемой продукции, оказываемых услуг, прайс-листы с соответствующими ценами.
Документы, на которых имеется отметка «до минования надобности», обычно хранятся в архиве до того времени, пока они имеют практическое значение. Когда этот период заканчивается, то документы подлежат утилизации.
Организация архива на предприятии с самого начала
Как уже было отмечено, формирование документации в организации является очень сложной деятельностью. На этот процесс не влияет объем. Дело в том, что необходимо начинать организовывать архив, пока еще нет никаких наработок, так как это облегчит дальнейшую систематизацию создаваемых документов. Если не будет системы архива в документах, то легко потеряться. Следует приступить к организации архива путем найма нового работника, который будет заниматься только этой деятельностью. При наличии возможности можно нанять несколько сотрудников для того, чтобы они были равномерно нагружены работой. Затем следует завести специальные учетные журналы, в которых будут отражаться сроки использования архивных документов, указываться все лица, которые получают доступ к ним. Кроме того, в этом журнале будут фиксироваться даты о выдаче определенного документа из папки и времени его возвращения обратно.
В принципе эта деятельность не имеет никаких отличий с организацией уже существующего архива.
Поэтапная инструкция по правильному архивированию документов, хранящихся в бумажном виде
Основные этапы подготовки документов для сдачи на хранение в архив:
- Необходимо разделить все документы на определенные группы в зависимости от срока их хранения и разработать специальную номенклатуру.
- Составить опись на всю сдаваемую в архив документацию. Если разложить бумаги по папкам, то на обложке папки должно быть обязательно указано наименование, период хранения документов, отделы и прочая информация. Документы, которые являются неактуальными, необходимо в обязательном порядке уничтожить.
- Затем дела подшиваются для сдачи в архив. Здесь необходимо воспользоваться нитями, иглами и шпагатами для подшивки. Лучше всего документы хранить, помещая их в специальные папки либо коробки, которые именно и предназначены для этого.
- Папки поместить на стеллажи. Здесь следует за основу взять принцип, что следует поставить дальше те документы, которые меньше всего нужны. Тем самым освободится место для часто используемых бумаг.
- Издать приказ, в котором будет идти речь о сотрудниках, имеющих доступ к архивам.
- Продолжить заняться деятельностью по ведению специального учетного журнала с целью подготовки нового архивного хранения.
Можно отметить, что хранение важных документов является трудоемким занятием. Необходимо постоянно хранить информацию в голове. Для того чтобы все лучше запомнилось, необходимо систематизировать, обработать информацию, которая была представлена выше.
Если постоянно заниматься деятельностью по содержанию архива в полном порядке, то процесс хранения и сдачи документов станет простым, понятным и систематизированным.
Если вы находитесь в поиске продукции для организации архива в учреждении, то на сайте интернет-магазина «Офисмаг» имеется продукция, предназначенная для хранения архивных документов. На сайте продаются архивные коробки различных размеров для складирования бумаги формата А4. Кроме того, для организации архивного дела здесь можно приобрести книги учета, шпагат, шпильки. Если есть необходимость сделать заказ архивной продукции, то следует зайти на сайт и сделать соответствующий выбор.
Что еще почитать:
